Asiakirjahallinta osana kohdekoulujen arkipäiväistä toimintaa
Ahola, Katja-Susanna (2024)
Ahola, Katja-Susanna
2024
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202403114159
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202403114159
Tiivistelmä
Opinnäytetyössä selvitettiin Ylöjärven kaupungin perusopetuksen koulujen asiakirjahallinnan nykytilannetta koulusihteerin näkökulmasta. Tarkoituksena oli selvittää kuinka tiedonhallintavelvoitteet tulevat esiin koulusihteerin suorittamissa asiakirjahallinnan tehtävissä ja löytää kehityskohteita asiakirjahallinnan kehittämiseen.
Opinnäytetyö toteutettiin tapaustutkimuksena. Aineistonkeruumenetelmänä oli teemahaastattelu. Teemahaastatteluun osallistui seitsemän koulusihteeriä. Aineisto analysoitiin teoriaohjaavaa sisällönanalyysimenetelmää käyttäen.
Opinnäytetyön tuloksena saatiin kuvausta koulusihteerin arkipäiväisistä asiakirjahallinnan tehtävistä tiedonhallintavelvoitteiden näkökulmasta ja löydettiin kehityskohteita asiakirjahallinnan kehittämiseen.
Johtopäätöksenä voitiin todeta, että käsillä on muutos perinteisistä paperipohjaisista prosesseista digitaaliseen asiakirjahallintaan. Muutos edellyttää aktiivista reagointia, jotta viranomaiselle asetetut tiedonhallintavelvoitteet voidaan jatkossakin täyttää. Keskeisimpinä kehityskohteina nostettiin esiin päätöksenteon keskittäminen oppilasasioissa kouluhallinto-ohjelmaan sekä säilyttämisen ja tiedonsiirtojen prosessien selkeyttäminen ajantasaisilla ohjeilla.
Opinnäytetyö toteutettiin tapaustutkimuksena. Aineistonkeruumenetelmänä oli teemahaastattelu. Teemahaastatteluun osallistui seitsemän koulusihteeriä. Aineisto analysoitiin teoriaohjaavaa sisällönanalyysimenetelmää käyttäen.
Opinnäytetyön tuloksena saatiin kuvausta koulusihteerin arkipäiväisistä asiakirjahallinnan tehtävistä tiedonhallintavelvoitteiden näkökulmasta ja löydettiin kehityskohteita asiakirjahallinnan kehittämiseen.
Johtopäätöksenä voitiin todeta, että käsillä on muutos perinteisistä paperipohjaisista prosesseista digitaaliseen asiakirjahallintaan. Muutos edellyttää aktiivista reagointia, jotta viranomaiselle asetetut tiedonhallintavelvoitteet voidaan jatkossakin täyttää. Keskeisimpinä kehityskohteina nostettiin esiin päätöksenteon keskittäminen oppilasasioissa kouluhallinto-ohjelmaan sekä säilyttämisen ja tiedonsiirtojen prosessien selkeyttäminen ajantasaisilla ohjeilla.