Korkeakoulun näkyvyyden ja yhteisöllisen viestintätyön kehittäminen; vuorovaikutusta ja hyvinvointia!
Utriainen, Jonna (2023)
Utriainen, Jonna
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023121437205
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023121437205
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö kuvaa yhteisön viestinnän ja vuorovaikutuksen kehittämisen prosessia, joka toteutettiin Aalto-yliopiston taiteiden ja suunnittelun korkeakoulussa (myöhemmin Aalto ARTS). Tutkimuksellinen kehittämistyö selvitti korkeakoulun viestintäyksilölle koulun toiminnan näkyvyyttä ja mielipiteitä sisäisen viestinnän nykytilasta sekä siihen liittyviä yhteistyömahdollisuuksia voidakseen paremmin vastata yhteisön viestinnällisiin tarpeisiin ja kehittää vuorovaikutteista sisäistä viestintää ja siihen liittyvää yhteistyötä. Yksikkö halusi selvittää ja luoda muutoksenteon työkaluja, jotka motivoivat ja tukevat kestävää tapaa tehdä työtä, ja jotka tukisivat viestintää tekevän henkilöstön hyvinvointia.
Tutkimuksellisessa kehittämistyössä hyödynnettiin palvelumuotoilun käyttäjälähtöistä prosessiajattelua, dialogista keskustelua ja tiimicoachingin sekä kokeilevan kehittämisen lähtökohtia.
Aalto ARTSin henkilökunnalle tehtiin keväällä 2023 digitaalinen kysely toiminnan näkyvyyden ja yhteistyön kehittämisestä. Kysely kartoitti kokemuksia Aalto ARTSin sisäisen viestinnän prosesseista ja etsi muuttujia, joita kehittämällä voitaisiin parantaa koulun viestinnällistä yhteistoimintaa, toiminnan näkyvyyttä ja niiden tuottamaa hyötyä. Vastauksia saatiin kaikilta korkeakoulun laitoksilta sekä yhteisistä palveluista. Kyselyn lisäksi osalta koulun palvelyksiköitä edustavilta asiantuntijoilta pyydettiin sähköpostihaastattelua, johon heistä vastasi puolet. Verkkokyselyn tulokset käytiin läpi työpajassa, jossa työryhmä teemoitti, valitsi ja ideoi koululle ensimmäiset viestinnälliset kehityskohteet, jotka myös toteutettiin.
Kehittämiskokonaisuuksiksi valikoituivat tiedonkulku ja yhteisöllisyys, joihin kyselyssä saatiin eniten vastauksia, toiveita ja ideoita. Vastausten tarkastelun ja työpajatyöskentelyn tuloksena korkeakoulun laitosten sivuilla julkaistiin Aalto ARTSin viestintäopas, joka tarjoaa henkilökunnalle tietoa arkityön tueksi. Siihen kerättiin ohjeita ja työkaluja ihmisten ja palveluiden löytämiseen, lähi- ja hybridityöskentelyyn sekä vuorovaikutukseen yhteisön sisällä. Oppaan julkaisemisen lisäksi sovittiin uudesta, säännöllisestä yhteistyötavasta koulun laitosten viestijöiden välillä, aloitettiin koko henkilökunnalle tarjottavat avoimet ovet eli viestintäklinikat sekä lanseerattiin koko henkilökunnalle yhteinen toiminnan näkyvyyttä ja yhteistyötä tukeva Teams-kanava, jonka kautta voi tiedustella tai ehdottaa viestintätoimia ja tarkastella keväällä tehdyn verkkokyselyn tuloksia.
Kehittämistyö jatkuu yhteistyössä akateemisen ja palveluhenkilökunnan kanssa ja tavoitteena on lisätä ja parantaa sisäistä tiedonkulkua ja yhteistyötä ja siten henkilöstön hyvinvointia korkeakoulussa. Kehittämistyö painottaa ihmisen kokonaisvaltaisuutta työelämässä. Se myös esittelee vaihtoehtoisia ohjaustapoja johtamisen rinnalle ja tueksi, ja perustelee yhteisöpedagogin roolia kehittämistoiminnan mahdollistajana.
Vuorovaikutteista yhteistyötä ja toiminnan näkyväksi tekemistä voidaan parantaa toimijuutta tukemalla ja ohjaamalla, ja käyttäjälähtöistä kehittämistyötä yhdessä tekemällä. Humanistinen ala kouluttaa yhteisöpedagogeja, jotka voivat olla merkittäviä kehittämistyön edistäjiä organisaatioiden johdon tukena ja eri toimintojen rajapinnoilla. Tämän kehittämistyö keskittyi monialaisen organisaation toiminnan näkyvyyden kehittämiseen ja eti yhteistyön keinoja, joilla se olisi mahdolllista. Tutkimuksellisen kehittämistyön keinot voivat tuoda myös muiden alojen toimintoja ja eri aloja lähemmäksi toisiaan. Kehittämistyö voi inspiroida ja kannustaa yhteistyöhön ja rinnakkaisten kehittämismenetelmien käyttöön, ja toimia esimerkkinä matalan kynnyksen kehittämistyöstä.
Tutkimuksellisessa kehittämistyössä hyödynnettiin palvelumuotoilun käyttäjälähtöistä prosessiajattelua, dialogista keskustelua ja tiimicoachingin sekä kokeilevan kehittämisen lähtökohtia.
Aalto ARTSin henkilökunnalle tehtiin keväällä 2023 digitaalinen kysely toiminnan näkyvyyden ja yhteistyön kehittämisestä. Kysely kartoitti kokemuksia Aalto ARTSin sisäisen viestinnän prosesseista ja etsi muuttujia, joita kehittämällä voitaisiin parantaa koulun viestinnällistä yhteistoimintaa, toiminnan näkyvyyttä ja niiden tuottamaa hyötyä. Vastauksia saatiin kaikilta korkeakoulun laitoksilta sekä yhteisistä palveluista. Kyselyn lisäksi osalta koulun palvelyksiköitä edustavilta asiantuntijoilta pyydettiin sähköpostihaastattelua, johon heistä vastasi puolet. Verkkokyselyn tulokset käytiin läpi työpajassa, jossa työryhmä teemoitti, valitsi ja ideoi koululle ensimmäiset viestinnälliset kehityskohteet, jotka myös toteutettiin.
Kehittämiskokonaisuuksiksi valikoituivat tiedonkulku ja yhteisöllisyys, joihin kyselyssä saatiin eniten vastauksia, toiveita ja ideoita. Vastausten tarkastelun ja työpajatyöskentelyn tuloksena korkeakoulun laitosten sivuilla julkaistiin Aalto ARTSin viestintäopas, joka tarjoaa henkilökunnalle tietoa arkityön tueksi. Siihen kerättiin ohjeita ja työkaluja ihmisten ja palveluiden löytämiseen, lähi- ja hybridityöskentelyyn sekä vuorovaikutukseen yhteisön sisällä. Oppaan julkaisemisen lisäksi sovittiin uudesta, säännöllisestä yhteistyötavasta koulun laitosten viestijöiden välillä, aloitettiin koko henkilökunnalle tarjottavat avoimet ovet eli viestintäklinikat sekä lanseerattiin koko henkilökunnalle yhteinen toiminnan näkyvyyttä ja yhteistyötä tukeva Teams-kanava, jonka kautta voi tiedustella tai ehdottaa viestintätoimia ja tarkastella keväällä tehdyn verkkokyselyn tuloksia.
Kehittämistyö jatkuu yhteistyössä akateemisen ja palveluhenkilökunnan kanssa ja tavoitteena on lisätä ja parantaa sisäistä tiedonkulkua ja yhteistyötä ja siten henkilöstön hyvinvointia korkeakoulussa. Kehittämistyö painottaa ihmisen kokonaisvaltaisuutta työelämässä. Se myös esittelee vaihtoehtoisia ohjaustapoja johtamisen rinnalle ja tueksi, ja perustelee yhteisöpedagogin roolia kehittämistoiminnan mahdollistajana.
Vuorovaikutteista yhteistyötä ja toiminnan näkyväksi tekemistä voidaan parantaa toimijuutta tukemalla ja ohjaamalla, ja käyttäjälähtöistä kehittämistyötä yhdessä tekemällä. Humanistinen ala kouluttaa yhteisöpedagogeja, jotka voivat olla merkittäviä kehittämistyön edistäjiä organisaatioiden johdon tukena ja eri toimintojen rajapinnoilla. Tämän kehittämistyö keskittyi monialaisen organisaation toiminnan näkyvyyden kehittämiseen ja eti yhteistyön keinoja, joilla se olisi mahdolllista. Tutkimuksellisen kehittämistyön keinot voivat tuoda myös muiden alojen toimintoja ja eri aloja lähemmäksi toisiaan. Kehittämistyö voi inspiroida ja kannustaa yhteistyöhön ja rinnakkaisten kehittämismenetelmien käyttöön, ja toimia esimerkkinä matalan kynnyksen kehittämistyöstä.