Maahanmuuttoviraston assistenttien manuaali ja juridiset vastuut turvallisuusverkossa
Ikonen, Jenni (2023)
Ikonen, Jenni
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023120233625
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023120233625
Tiivistelmä
Tässä toiminnallisessa opinnäytetyössä tuotetaan Maahanmuuttoviraston (Migrin) johdon tuen assistenteille ja heidän kanssaan läheistä yhteistyötä tekeville viraston jäsenille ohjemanuaali, Johdon tuen assistentin manuaali 2023. Ohjemateriaalien tarvetta ja merkitystä sekä turvallisuusverkon (TUVE) vaikutusta työskentelyssä on analysoitu viraston jäsenille lähetetyn kyselyn avulla.
Tarve manuaalille nousi esiin vuonna 2022 suoritetun korkeakouluharjoittelun aikana. Tuotoksen tavoitteena oli selkeyttää ja nopeuttaa johdon tuen assistenttien, sekä heidän
kanssaan läheistä yhteistyötä tekevien viraston jäsenten työskentelyä takaamalla ajankohtaiset ja luotettavat ohjeistukset työtehtäviin yhdeltä dokumentilta. Manuaalin oli täytettävä tietyt tietoturvallisuuden kriteerit ja sen käyttöoikeuksissa oli otettava huomioon salassapitoseikat. Samanaikaisesti sen kriteerinä oli tarjota kattavat ja ajankohtaiset ohjeistukset sekä suorasti että epäsuorasti monissa eri tehtävissä toimiville viraston jäsenille.
Manuaalin toteutus ajoittui vuoden 2022 loppupuolelle ja vuoden 2023 alkupuolelle. Toteutus lähti liikkeelle materiaalien kokoamisella ja tietotaidon kasaamisella, jonka jälkeen käytössä olevista materiaaleista ja ohjeista muokattiin assistenttien työskentelyä monipuolisemmin palveleva ohjemanuaali. Muokkaukset tehtiin assistenttitiimin havaintojen ja kokemusten pohjalta. Loppusuoralla manuaali lähetettiin muille assistenteille kommenttikierrokselle ja korjausten jälkeen tuotos otettiin käyttöön vuoden 2023 huhtikuussa perehdytysoppaana korkeakouluharjoittelijalle. Raportissa julkaisua varten manuaalille suoritettiin turvaluku, eli arkaluontoiseksi luokiteltu tieto poistettiin julkaistavasta versiosta vuoden 2023 kesällä. Raporttiosuus kasattiin vuoden 2023 aikana.
Manuaalin luonnin myötä niin uusien, kuin myös vanhojen viraston jäsenten työskentely helpottui saadun suullisen palautteen mukaan hyvinkin paljon. Tuotoksen hyödyllisyys on kiinni sen jatkuvasta päivittämisestä ja olemassa olevien ohjeistuksien ajankohtaisuudesta ja luotettavuudesta. Näiden kriteerien täyttyessä manuaalin jatkojalostusmahdollisuudet ovat todella hyvät, joten siitä voi olla mahdollisesti hyötyä moniksi vuosiksi ja useammalle yksikölle.
Tarve manuaalille nousi esiin vuonna 2022 suoritetun korkeakouluharjoittelun aikana. Tuotoksen tavoitteena oli selkeyttää ja nopeuttaa johdon tuen assistenttien, sekä heidän
kanssaan läheistä yhteistyötä tekevien viraston jäsenten työskentelyä takaamalla ajankohtaiset ja luotettavat ohjeistukset työtehtäviin yhdeltä dokumentilta. Manuaalin oli täytettävä tietyt tietoturvallisuuden kriteerit ja sen käyttöoikeuksissa oli otettava huomioon salassapitoseikat. Samanaikaisesti sen kriteerinä oli tarjota kattavat ja ajankohtaiset ohjeistukset sekä suorasti että epäsuorasti monissa eri tehtävissä toimiville viraston jäsenille.
Manuaalin toteutus ajoittui vuoden 2022 loppupuolelle ja vuoden 2023 alkupuolelle. Toteutus lähti liikkeelle materiaalien kokoamisella ja tietotaidon kasaamisella, jonka jälkeen käytössä olevista materiaaleista ja ohjeista muokattiin assistenttien työskentelyä monipuolisemmin palveleva ohjemanuaali. Muokkaukset tehtiin assistenttitiimin havaintojen ja kokemusten pohjalta. Loppusuoralla manuaali lähetettiin muille assistenteille kommenttikierrokselle ja korjausten jälkeen tuotos otettiin käyttöön vuoden 2023 huhtikuussa perehdytysoppaana korkeakouluharjoittelijalle. Raportissa julkaisua varten manuaalille suoritettiin turvaluku, eli arkaluontoiseksi luokiteltu tieto poistettiin julkaistavasta versiosta vuoden 2023 kesällä. Raporttiosuus kasattiin vuoden 2023 aikana.
Manuaalin luonnin myötä niin uusien, kuin myös vanhojen viraston jäsenten työskentely helpottui saadun suullisen palautteen mukaan hyvinkin paljon. Tuotoksen hyödyllisyys on kiinni sen jatkuvasta päivittämisestä ja olemassa olevien ohjeistuksien ajankohtaisuudesta ja luotettavuudesta. Näiden kriteerien täyttyessä manuaalin jatkojalostusmahdollisuudet ovat todella hyvät, joten siitä voi olla mahdollisesti hyötyä moniksi vuosiksi ja useammalle yksikölle.