Opintotoimiston kehittämisprojektit
Laine, Sari (2023)
Laine, Sari
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023062724327
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023062724327
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena on asiakkaille tarjottujen palvelujen tarkastelut ja kehittäminen Pälkäneentien opintotoimistossa, Helsingin ammattiopisto ja aikuisopistossa, Stadin AO:ssa. Tavoitteena on myös opintosihteerin työtehtäviin tutustuminen ja tarkastelu sekä tehtäväprosessien kehittäminen.
Uutena tehtävänä keväällä 2022 on tulossa kannettavien tietokoneiden ICT-huoltoon toimitusjärjestelmän luominen. Palvelu on suunnattu henkilökunnalle ja opiskelija-asiakkaille. Elokuussa opinnot aloittavat saavat orientaatiovaiheessa Starttipaketin, joka sisältää opiskelua varten lainaksi annetavat tietokoneet. Uutena kehittämistehtävänä tulossa elokuussa tietokoneiden lainausjärjestelmän luominen oppivelvollisille opiskelijoille. Uusi kehittämiskohde on myös opintotoimiston kalustuksen uudelleen suunnittelu ja toteuttaminen toimivaksi kokonaisuudeksi asiakkaille tarjottavia uusia palveluja varten. Päiväkirjamuotoinen PONT-opinnäytetyö suoritetaan työnantajan Helsingin ammattiopisto ja aikuisopiston, Stadin AO:n toimeksiantona.
Taustatiedot opintotoimiston tehtävistä kootaan 10 viikon aikana, pääsiäisen ja juhannuksen välillä pidettävään päiväkirjaan, josta valitaan tarkemmat kehittämistehtävät ja -kohteet. Opinnäytetyön tietoperusta ilmenee päiväkirjassa käytännön ilmiöiden kuvauksena. Tehdyt ratkaisut syntyvät vuorovaikutuksessa, jolloin tietoperustan yhteys käytäntöön syntyy automaattisesti. Tietoperusta näkyy opinnäytetyössä esitetyissä, tehdyissä ratkaisuissa. Tiedot kerätään havainnointityöllä, opintotoimiston tehtävät ja kehittämistyötä vaativat havainnoinnit kirjataan päivittäin ylös. Esille nousevissa kehittämiskohteissa ongelman ratkaisemisiksi käytetään menetelmänä työyhteisössä yhdessä ideointia ja syntyneiden ideoiden arviointia. Tiedonkeruussa hyödynnetään lisäksi palvelualoille suunnatun brändinkirkastamisen ja ajankäytön hallinnan kirjallisuutta, verkkojulkaisuja, työnantajan järjestämiä koulutustilaisuuksia ja luentoja.
Opinnäytetyön keskeisimmiksi kehityshankkeiksi nousevat Pälkäneentien opintotoimiston tarjoamien palvelujen kokonaisuuden hahmottaminen, tehtäväkentän moninaisuutta syntyy kuvaamaan erikokoisista tilkuista koostuva, kirjava tilkkutäkki. Ajankäytön hallitsemiseksi, työtehtävien ajoissa suorittamiseksi viiden tärkeimmän viikoittaisen sekä päivittäisen työtehtävän etukäteen priorisoinnit osoittautuvat tärkeäksi menetelmäsi. Opiskelijoiden ero- ja keskeyttämisprosesseissa täytettävien lomakkeiden sisältöjen tutkimiset selkeyttivät opintotoimiston tehtäväosuudet ero- ja keskeyttämisprosesseissa. Käyttäjä- ja Wilma-tunnuksien toimitusten yhteydessä opiskelijoille esiteltiin koulun tarjoamia digitukipalveluja. Starttipaketin suunnittelu ja luominen toteutetaan työyhteisön kanssa yhteistyönä elokuussa aloittavan opiskelijaryhmän orientaatiota varten. Starttipaketti sisältää avaimia, lomakkeita, todistuksia, käyttäjätunnuksia ja oppivelvollisten tietokoneet. Todistusten kirjoittamisprosessin tutkiminen osoitti eniten aikaa vievät vaiheet, allekirjoituskierrokset rehtorille ja oma-opettajalle kestivät päiviä. Todistusten kirjoittaminen, allekirjoittamiset, arkistoinnit ja perille toimitukset pitäisi saada sähköiseen muotoon.
Opintotoimiston kalustamisen uudelleen suunnittelu ja toteutus palvelujen tarjoamisen parantamiseksi onnistui hyvin. Opintotoimistoon saatiin asiakkaita varten vastaanottotiski, ICT-huoltoon toimitettavia ja palautettavia kannettavia tietokoneita varten Helppi- ja Huolletut-hyllyt, asiakastuolit ja pöytä opintotoimistossa kokoontumista ja asiointia varten. Kalustesuunnitelmaa voi hyödyntää jatkossakin osittain tai kokonaan riippuen uuden opintotoimiston tarjoamasta tehtäväkokonaisuudesta.
Viimeisenä opinnäytetyön tuloksena esitellään opintotoimiston sihteerin työtehtäviensä hoitamisessa onnistuakseen jaksamiseen vaikuttavien asioiden, unen, liikunnan ja ravinnon merkitysten tutkiminen. Tuloksena syntyi maaliskuun 2023 alusta alkanut työmatkojen kävelyosuuksien pidentämiset, maalis-toukokuun aikana kertyneet sadat kävelykilometrit vaikuttivat suoraan unirytmiin, illalla nukkumaan meno- ja aamulla heräämisaikojen aikaistuessa 1-2 tuntia.
Uutena tehtävänä keväällä 2022 on tulossa kannettavien tietokoneiden ICT-huoltoon toimitusjärjestelmän luominen. Palvelu on suunnattu henkilökunnalle ja opiskelija-asiakkaille. Elokuussa opinnot aloittavat saavat orientaatiovaiheessa Starttipaketin, joka sisältää opiskelua varten lainaksi annetavat tietokoneet. Uutena kehittämistehtävänä tulossa elokuussa tietokoneiden lainausjärjestelmän luominen oppivelvollisille opiskelijoille. Uusi kehittämiskohde on myös opintotoimiston kalustuksen uudelleen suunnittelu ja toteuttaminen toimivaksi kokonaisuudeksi asiakkaille tarjottavia uusia palveluja varten. Päiväkirjamuotoinen PONT-opinnäytetyö suoritetaan työnantajan Helsingin ammattiopisto ja aikuisopiston, Stadin AO:n toimeksiantona.
Taustatiedot opintotoimiston tehtävistä kootaan 10 viikon aikana, pääsiäisen ja juhannuksen välillä pidettävään päiväkirjaan, josta valitaan tarkemmat kehittämistehtävät ja -kohteet. Opinnäytetyön tietoperusta ilmenee päiväkirjassa käytännön ilmiöiden kuvauksena. Tehdyt ratkaisut syntyvät vuorovaikutuksessa, jolloin tietoperustan yhteys käytäntöön syntyy automaattisesti. Tietoperusta näkyy opinnäytetyössä esitetyissä, tehdyissä ratkaisuissa. Tiedot kerätään havainnointityöllä, opintotoimiston tehtävät ja kehittämistyötä vaativat havainnoinnit kirjataan päivittäin ylös. Esille nousevissa kehittämiskohteissa ongelman ratkaisemisiksi käytetään menetelmänä työyhteisössä yhdessä ideointia ja syntyneiden ideoiden arviointia. Tiedonkeruussa hyödynnetään lisäksi palvelualoille suunnatun brändinkirkastamisen ja ajankäytön hallinnan kirjallisuutta, verkkojulkaisuja, työnantajan järjestämiä koulutustilaisuuksia ja luentoja.
Opinnäytetyön keskeisimmiksi kehityshankkeiksi nousevat Pälkäneentien opintotoimiston tarjoamien palvelujen kokonaisuuden hahmottaminen, tehtäväkentän moninaisuutta syntyy kuvaamaan erikokoisista tilkuista koostuva, kirjava tilkkutäkki. Ajankäytön hallitsemiseksi, työtehtävien ajoissa suorittamiseksi viiden tärkeimmän viikoittaisen sekä päivittäisen työtehtävän etukäteen priorisoinnit osoittautuvat tärkeäksi menetelmäsi. Opiskelijoiden ero- ja keskeyttämisprosesseissa täytettävien lomakkeiden sisältöjen tutkimiset selkeyttivät opintotoimiston tehtäväosuudet ero- ja keskeyttämisprosesseissa. Käyttäjä- ja Wilma-tunnuksien toimitusten yhteydessä opiskelijoille esiteltiin koulun tarjoamia digitukipalveluja. Starttipaketin suunnittelu ja luominen toteutetaan työyhteisön kanssa yhteistyönä elokuussa aloittavan opiskelijaryhmän orientaatiota varten. Starttipaketti sisältää avaimia, lomakkeita, todistuksia, käyttäjätunnuksia ja oppivelvollisten tietokoneet. Todistusten kirjoittamisprosessin tutkiminen osoitti eniten aikaa vievät vaiheet, allekirjoituskierrokset rehtorille ja oma-opettajalle kestivät päiviä. Todistusten kirjoittaminen, allekirjoittamiset, arkistoinnit ja perille toimitukset pitäisi saada sähköiseen muotoon.
Opintotoimiston kalustamisen uudelleen suunnittelu ja toteutus palvelujen tarjoamisen parantamiseksi onnistui hyvin. Opintotoimistoon saatiin asiakkaita varten vastaanottotiski, ICT-huoltoon toimitettavia ja palautettavia kannettavia tietokoneita varten Helppi- ja Huolletut-hyllyt, asiakastuolit ja pöytä opintotoimistossa kokoontumista ja asiointia varten. Kalustesuunnitelmaa voi hyödyntää jatkossakin osittain tai kokonaan riippuen uuden opintotoimiston tarjoamasta tehtäväkokonaisuudesta.
Viimeisenä opinnäytetyön tuloksena esitellään opintotoimiston sihteerin työtehtäviensä hoitamisessa onnistuakseen jaksamiseen vaikuttavien asioiden, unen, liikunnan ja ravinnon merkitysten tutkiminen. Tuloksena syntyi maaliskuun 2023 alusta alkanut työmatkojen kävelyosuuksien pidentämiset, maalis-toukokuun aikana kertyneet sadat kävelykilometrit vaikuttivat suoraan unirytmiin, illalla nukkumaan meno- ja aamulla heräämisaikojen aikaistuessa 1-2 tuntia.