Virkaposti julkisessa hallinnossa - tutkimus hallintopäätösten lähettämisestä valtiovarainministeriössä

Abstract

Suomen julkinen hallinto muodostuu valtion ylimmistä toimielimistä, valtion hallintojärjestelmästä, kunnallishallintojärjestelmästä, riippumattomasta tuomioistuinlaitoksesta, muusta itsehallinnosta sekä välillisestä valtionhallinnosta. Julkisen hallinnon tehtävänä on soveltaa ja toimeenpanna lainsäädäntöä, jotta demokratia toteutuu.

Suomen kaksitoista ministeriötä kuuluvat valtion hallintojärjestelmään. Yksi ministeriöistä on valtiovarainministeriö, jonka vastuualueita ovat talousnäkymät ja -politiikka, valtiontalous, verotus, rahoitusmarkkinat, valtion työmarkkinalaitos, hallinnon kehittäminen ja kunta-asiat.

Yksi viranomaistoiminnan kulmakivi on virkaposti. Sen avulla asioita voidaan saattaa vireille viranomaisessa. Virkapostin perinteinen väylä on kirjeposti, mutta viime vuosina lainsäädäntöä on päivitetty vastaamaan uusiin haasteisiin nykyisessä sähköisessä toimintaympäristössä. Virkapostiin liittyvästä lainsäädännöstä tärkein on hallintolaki.

Opinnäytetyön tutkimusosuudessa selvitettiin kvantitatiivisella tutkimuksella hallintopäätösten lähettämiskanavia valtiovarainministeriössä. Erityisesti vertailtiin eroja kirjepostin ja sähköpostin välillä. Tutkimus suoritettiin verkkokyselynä 36:lle valtiovarainministeriön virkamiehelle.

Tutkimuksen perusteella voidaan päätellä, että valtiovarainministeriössä lähetetään hallintopäätöksiä sekä kirjepostissa että sähköpostilla. Kahden lähetyskanavan välillä ei nähty olennaisia eroja. Kirjepostiin oltiin tyytyväisiä, mutta sähköpostin eduiksi luettiin nopeus ja helppous. Tuloksista ilmeni halu lähettää päätöksiä nykyistä enemmän sähköpostilla. Vastaajien saama ohjeistus hallintopäätösten lähettämiseen oli riittämätöntä ja ohjeistusta tulisi lisätä huomattavasti.

Den offentliga förvaltningen i Finland består av statens högsta förvaltningsorgan, statsförvaltningssystemet, det kommunala förvaltningssystemet, det oberoende domstolsväsendet, övrigt självstyre och den medelbara statsförvaltningen. Den offentliga förvaltningens uppgift är att tillämpa och verkställa lagstiftningen, så att demokrati förverkligas.

Finlands tolv ministerier tillhör statsförvaltningssystemet. Ett av dessa ministerier är finansministeriet, vars ansvarsområden är ekonomiska utsikter och ekonomisk politik, statsfinanser, beskattning, finansmarknaden, statens arbetsmarknadsverk, förvaltningsutveckling samt kommunala ärenden.

Tjänsteposten är en av hörnstenen i myndighetsverksamheten. Med hjälp av tjänsteposten kan saker inledas inom den offentliga sektorn. Den traditionella kanalen för tjänsteposten är brevpost, men under de senaste åren har lagstiftningen uppdaterats för att möta nya utmaningar inom den elektroniska verksamhetsmiljön. Förvaltningslagen är den viktigaste lagen som gäller tjänsteposten.

I examarbetets undersökningsdel redovisades skillnader mellan förvaltningsbeslutens överföringskanaler genom att utföra en kvantitativ undersökning i finansministeriet. I undersökningen jämfördes speciellt skillnader mellan brevpost och e-post. Undersökningen utfördes som en online-undersökning till 36 av finansministeriets tjänstemän.

På basis av undersökningen kan konstateras, att i finansministeriet skickas förvaltningsbeslut både som brevpost och e-post. Det fanns inga väsentliga skillnader mellan dessa två överföringskanaler. Man var nöjd med brevpost, men e-postens fördelar ansågs vara snabbhet och lätthet. Resultaten visade en önskan om att kunna skicka mera förvaltningsbeslut som e-post.

De anvisningar som tjänstemännen hade fått angående sändning av förvaltningsbeslut ansågs vara otillräckliga. Anvisningarna borde utökas betydligt.