Liiketalouden päivittäisten raporttien automatisointi RPA-tekniikalla

Abstract

Liike-elämässä ja erityisesti taloushallinnossa on puhuttu jo pitkään manuaalisten ja rutiininomaisten töiden automatisoinnista. Keskusteluissa on korostunut esimerkiksi kirjanpitäjien töiden katoaminen ja osa ihmisistä on nähnyt automatisoinnin jopa työttömyyden uhkana. Todellisuudessa automatisoinnilla pyritään tehostamaan työtehtäviä ja korvaamaan rutiininomaisia tehtäviä roboteilla, jolloin työaikaa vapautuu muihin kehittävämpiin ja motivoivampiin työtehtäviin. Yksi mahdollistava tekijä on ohjelmistorobotiikka. Tämä opinnäytetyö on konstruktiivinen tutkimus ja työ on suoritettu toimeksiantona kohdeyritykselle. Opinnäytetyön tarkoituksena on tutkia konstruktiivisesti ohjelmistorobotiikan hyödyntämistä kohdeyrityksen liiketalouden raportoinnissa. Opinnäytetyön tavoitteena on luoda yritykselle toimiva robotti valittuun prosessiin sekä työohjeet, kuinka prosessi on toteutettu. Työohjeiden tarkoituksena on kuvata prosessin vaiheet selkeästi siten, että työohjetta pystytään hyödyntämään myös muiden vastaavien prosessien automatisoinnissa. Työssä testataan proof of concept -menetelmällä ensin yhden raportoinnin osalta ohjelmistorobotiikan soveltuvuutta, jonka jälkeen on tarkoitus laajentaa automatisointia muihin vastaaviin prosesseihin. Tutkimusmenetelminä käytettään teemahaastatteluja, tietojen keräämistä työpajojen avulla, käytetään hyväksi olemassa olevia ohjeistuksia sekä testataan robotin työkulkua. Näiden tietojen avulla kartoitetaan haluttu automatisoitava prosessi, sen nykyvaiheet ja uusi automatisoitu prosessi. Työpajoissa on mukana IT-konsultti, joka ohjaa ja opettaa ohjelmistorobotiikan käyttöä. Tässä työssä ohjelmistorobotiikan sovelluksena käytetään UiPath StudioX -ohjelmistoa. Opinnäytetyön tietoperustana käytetään ohjelmistorobotiikan ja Lean-ajattelun kirjallisuutta. Tässä työssä tavoitellaan isossa mittakaavassa työn tehostamista ja turhuuden poistamista, mihin myös Lean-ajattelu perustuu. Työ on toteutettu kesällä 2022. Odotetun tulosten mukaisesti proof of concept -menetelmällä valittu raportti saatiin onnistuneesti automatisoitua ohjelmistorobotiikan avulla. Työ saatiin aikataulua edellä tehtyä, mikä mahdollisti myös muiden vastaavanlaisesti raporttien automatisoinnin. Automatisoinnin lisäksi työssä luotiin PDD-dokumentti (process definition document). PDD-dokumentin antaa kattavat tiedot automatisoitavasta prosessista, siihen tarvittavista ohjelmistoista ja käytettävästä datasta mahdollisimman tarkasti. Tämän lisäksi kohdeyritykselle luotiin ohjeet robotin käytöstä ja kuinka ratkaista yleisimmät virhetilanteet. Ohjelmistorobotiikka ja sen mahdollisuudet olivat uutta kohdeyritykselle. Tämän projektin myötä ohjelmistorobotiikkaa tullaan jatkossa laajentamaan yrityksen muihin prosesseihin.