Taivalkosken kunnan asianhallintaprosessien kehittäminen
Pyttynen, Anna (2022)
Avaa tiedosto
Lataukset:
Pyttynen, Anna
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202205118587
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202205118587
Tiivistelmä
Tutkimuksen aiheena on Taivalkosken kunnan asianhallintaprosessien kehittäminen. Tutkimuksen tavoitteena on kuvata Taivalkosken kunnan asianhallinnan kehityskohteita ja luoda asianhallinnan pääprosesseista kuvaukset ja luoda niistä ohjeistus Taivalkosken kunnalle. Tutkimuksen tarkoituksena on luoda kokonaiskäsitys Taivalkosken kunnan asianhallinnan nykytilasta ja kehityskohteista. Tutkimuksessa kuvattiin, mikä on asianhallinnan johtamisen ja ohjeistuksien nykytila ja miten asianhallinnan ohjeistuksia ja käytänteitä tulee kehittää, jotta asianhallintaprosessit olisivat yhtenäisiä ja päätöksenteon tueksi saataisiin oikeaaikaista tietoa helposti ja nopeasti.
Tutkimuksen teoriaviitekehys koostuu asianhallinnasta, asianhallintaan vaikuttavista laeista ja määräyksistä, prosessien johtamisesta ja tiedolla johtamisesta. Tutkimuskysymyksiä ovat: miten asianhallintaprosesseja tulee kehittää, jotta sähköinen asiakirjahallinto ja tiedolla johtaminen mahdollistuvat? Mikä on asianhallintaprosessien nykytila ja kehityskohteet Taivalkosken kunnassa ja mikä on asianhallinnan prosessien
johtamisen nykytila ja johtamisen kehityskohteet? Tutkimuksen teoriaviitekehys toimii myös tietolähteenä asiakirjahallinnon ohjeelle.
Vastauksia tutkimuskysymyksiin etsittiin toteuttamalla asiakirjahallinnon itsearviointi, joka perustui julkisen sektorin laadunhallintatyökaluun, EUPANin kehittämään CAF-malliin (The Common Assessment Framework). Itsearviointi suoritettiin ryhmätyöskentelynä lomakkeiden avulla Teams-etäyhteyden kautta. Arvioitavia kohteita olivat asiakirjahallinnon johtaminen, kumppanuudet ja resurssit sekä prosessit.
Asianhallintaprosessien kehittämistarpeita selvitettiin blueprint-prosessianalyysillä. Prosessianalyysi toteutettiin ryhmätyöskentelynä Learning Cafe-tyyppisesti. Analyysillä löydettiin kehityskohteita ja keinoja vähentää paperitulosteita sekä tiedon katoamista toimintatapoja muuttamalla.
Tutkimuksesta löytyi kehityskohteita, jotka voidaan ratkaista helposti ottamalla käyttöön uusi toimintatapa. Osa kehityskohteista kuuluu tutkijan omaan tehtäväkenttään, joten niiden jatkokehittäminen on tutkijan vastuulla. Tutkimustuloksista nousi esiin myös kehityskohteita, jotka vaativat laajempaa kartoitusta kunnassa. Tutkija vie nämä asiat toimeksiantajalle tiedoksi, mutta jatkokehittäminen on toimeksiantajan vastuulla.
Tutkimuksen teoriaviitekehys koostuu asianhallinnasta, asianhallintaan vaikuttavista laeista ja määräyksistä, prosessien johtamisesta ja tiedolla johtamisesta. Tutkimuskysymyksiä ovat: miten asianhallintaprosesseja tulee kehittää, jotta sähköinen asiakirjahallinto ja tiedolla johtaminen mahdollistuvat? Mikä on asianhallintaprosessien nykytila ja kehityskohteet Taivalkosken kunnassa ja mikä on asianhallinnan prosessien
johtamisen nykytila ja johtamisen kehityskohteet? Tutkimuksen teoriaviitekehys toimii myös tietolähteenä asiakirjahallinnon ohjeelle.
Vastauksia tutkimuskysymyksiin etsittiin toteuttamalla asiakirjahallinnon itsearviointi, joka perustui julkisen sektorin laadunhallintatyökaluun, EUPANin kehittämään CAF-malliin (The Common Assessment Framework). Itsearviointi suoritettiin ryhmätyöskentelynä lomakkeiden avulla Teams-etäyhteyden kautta. Arvioitavia kohteita olivat asiakirjahallinnon johtaminen, kumppanuudet ja resurssit sekä prosessit.
Asianhallintaprosessien kehittämistarpeita selvitettiin blueprint-prosessianalyysillä. Prosessianalyysi toteutettiin ryhmätyöskentelynä Learning Cafe-tyyppisesti. Analyysillä löydettiin kehityskohteita ja keinoja vähentää paperitulosteita sekä tiedon katoamista toimintatapoja muuttamalla.
Tutkimuksesta löytyi kehityskohteita, jotka voidaan ratkaista helposti ottamalla käyttöön uusi toimintatapa. Osa kehityskohteista kuuluu tutkijan omaan tehtäväkenttään, joten niiden jatkokehittäminen on tutkijan vastuulla. Tutkimustuloksista nousi esiin myös kehityskohteita, jotka vaativat laajempaa kartoitusta kunnassa. Tutkija vie nämä asiat toimeksiantajalle tiedoksi, mutta jatkokehittäminen on toimeksiantajan vastuulla.