Yrityksen sisäisen viestinnän tehostaminen valintamuotoilulla
Kloster, Heini (2021)
Avaa tiedosto
Lataukset:
Kloster, Heini
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202203043080
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202203043080
Tiivistelmä
Yrityksen sisäisen viestinnän merkitys on kasvanut teknologiamurroksen, työn monipaikkaistumisen ja nopeutuneen vuorovaikutuksen myötä. Tehokas sisäinen viestintä tukee yrityksen strategiaa ja visiota sekä parantaa henkilöstötyytyväisyyttä. Hyvin viestivässä organisaatiossa aikaa ei hukkaannu tiedon etsimiseen, vaan tiedonjako on avointa ja selkeää. Tämä parantaa henkilöstön työn tehokkuutta, sitoutuneisuutta ja työnantajamainetta. Viestinnän haasteiksi koetaan yleisesti resurssien riittämättömyys, epäselvyys ja yksisuuntaisten viestintäkanavien painotus tiedonjaossa.
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kartoittaa toimeksiantajayrityksen, Schneider Electric Finland Oy:n sisäisen viestinnän nykytilaa kyselytutkimuksella. Tutkimusaineiston perusteella tavoitteena oli kehittää toimenpide-ehdotuksia kohdeorganisaation sisäisen viestinnän tehostamiseen ja erityisesti viestinnän kaksisuuntaistamiseen. Kohdeorganisaation viralliseksi sisäisen viestinnän työkaluksi valitun viestintäportaalin, Microsoft Yammer, käyttö henkilöstön keskuudessa oli vähäistä ja sitä haluttiin parantaa. Tavoitteena oli kyselytutkimuksen avulla selvittää käyttöä estävät tai hidastavat tekijät ja analysoida tietoa päätöksenteon ilmiöiden avulla. Havaintojen pohjalta tarkoitus oli tuottaa yrityksen käyttöön valintamuotoiluun perustuvia kehitysehdotuksia ja tuuppauksia, jotka edistäisivät Yammerin käyttöä yrityksessä.
Tutkimusaineistosta havaittiin, että yleinen mielikuva kohdeorganisaation sisäisestä viestinnästä oli hyvä, mutta sitä, sen työkaluja ja yksilön viestintäroolia toivottiin selkeytettäväksi. Yammerin käyttöön liittyen havaittiin kolme selkeää teemaa, jotka estävät tai hidastavat sitä: koulutuksen puute, sisällön laatu ja johdon sitoutumattomuus. Koettiin, että portaalin käyttöä ei ole opastettu tarpeeksi ja että tarjottu sisältö ei ole yhdenmukaista tai laadukasta. Lisäksi ajateltiin, ettei portaalin käyttö ole oleellista, kun yrityksen johto tai esihenkilötkään eivät sitä käytä.
Yammerin käytön edistämiseksi suunniteltiin valintamuotoiluun perustuvia
tuuppausehdotuksia, jotka esiteltiin yrityksen johtoryhmälle. Päätökset käytäntöön vietävistä toimenpiteistä tehdään myöhemmin ja ne toteutetaan yrityksen viestintätiimin toimesta. Tavoitteet toimeksiantajan suuntaan täyttyivät ja suunnitelman koettiin olevan hyödyksi sisäisen viestinnän jatkokehittämistä ajatellen.
Panostus sisäiseen viestintään ei mene hukkaan, vaan se tukee yrityksen tehokasta toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista. Viestinnän kaksisuuntaistuminen on hyödyksi, sillä se lisää yhteisöllisyyttä ja avoimuutta, jota henkilöstön suunnalta kaivataan. Viestintäkulttuurin muutoksessa ja uusien ohjelmien käyttöönotossa tuuppaukset ovat yleisesti toimiva työkalu.
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kartoittaa toimeksiantajayrityksen, Schneider Electric Finland Oy:n sisäisen viestinnän nykytilaa kyselytutkimuksella. Tutkimusaineiston perusteella tavoitteena oli kehittää toimenpide-ehdotuksia kohdeorganisaation sisäisen viestinnän tehostamiseen ja erityisesti viestinnän kaksisuuntaistamiseen. Kohdeorganisaation viralliseksi sisäisen viestinnän työkaluksi valitun viestintäportaalin, Microsoft Yammer, käyttö henkilöstön keskuudessa oli vähäistä ja sitä haluttiin parantaa. Tavoitteena oli kyselytutkimuksen avulla selvittää käyttöä estävät tai hidastavat tekijät ja analysoida tietoa päätöksenteon ilmiöiden avulla. Havaintojen pohjalta tarkoitus oli tuottaa yrityksen käyttöön valintamuotoiluun perustuvia kehitysehdotuksia ja tuuppauksia, jotka edistäisivät Yammerin käyttöä yrityksessä.
Tutkimusaineistosta havaittiin, että yleinen mielikuva kohdeorganisaation sisäisestä viestinnästä oli hyvä, mutta sitä, sen työkaluja ja yksilön viestintäroolia toivottiin selkeytettäväksi. Yammerin käyttöön liittyen havaittiin kolme selkeää teemaa, jotka estävät tai hidastavat sitä: koulutuksen puute, sisällön laatu ja johdon sitoutumattomuus. Koettiin, että portaalin käyttöä ei ole opastettu tarpeeksi ja että tarjottu sisältö ei ole yhdenmukaista tai laadukasta. Lisäksi ajateltiin, ettei portaalin käyttö ole oleellista, kun yrityksen johto tai esihenkilötkään eivät sitä käytä.
Yammerin käytön edistämiseksi suunniteltiin valintamuotoiluun perustuvia
tuuppausehdotuksia, jotka esiteltiin yrityksen johtoryhmälle. Päätökset käytäntöön vietävistä toimenpiteistä tehdään myöhemmin ja ne toteutetaan yrityksen viestintätiimin toimesta. Tavoitteet toimeksiantajan suuntaan täyttyivät ja suunnitelman koettiin olevan hyödyksi sisäisen viestinnän jatkokehittämistä ajatellen.
Panostus sisäiseen viestintään ei mene hukkaan, vaan se tukee yrityksen tehokasta toimintaa ja tavoitteiden saavuttamista. Viestinnän kaksisuuntaistuminen on hyödyksi, sillä se lisää yhteisöllisyyttä ja avoimuutta, jota henkilöstön suunnalta kaivataan. Viestintäkulttuurin muutoksessa ja uusien ohjelmien käyttöönotossa tuuppaukset ovat yleisesti toimiva työkalu.