SharePointin ominaisuuksien kartoitus GMIS-konseptille

Abstract

Opinnäytetyöni tavoitteena oli tutkia SharePointia, ja sitä kautta tuoda toimeksiantajalleni ehdotuksia, mitä heidän kannattaisi käyttää heidän tulevassa alustassa, joka pohjautuu SharePointiin. Tutkimuksen avulla saatiin tuoduksi erilaisia konkreettisia toimintoja ja ratkaisuja siitä mitä ominaisuuksia SharePointista tämänkaltaiseen projektiin pitäisi tuoda, jotta heidän asettamansa tavoitteet täyttyisivät.

Tietoperustana tässä opinnäytetyössäni käytin pääasiassa yhtä kirjaa, jonka on kirjoittanut Anttila & Roine. Tässä kirjassa oli hyvin tiivistetty SharePointin kattama kokonaisuus. Käytin myös sähköisiä lähdemateriaaleja tuli käytettyä laajasti. Verkosta löytyi ajantasainen tieto, varsinkin ohjelmiston kehittäjän, Microsoftin sivuilta. Anttilan & Roineen kirja oli kirjoitettu vuonna 2015, joten täytyi tutkia myös sähköisiä lähdemateriaaleja, että pystyi varmistumaan siitä, että kirjoitetaan ajan tasalla olevasta tiedosta.

Toteutin myös tässä opinnäytetyössä haastattelun, johon valitsin kaksi henkilöä, joilla on SharePointista tuntemusta töidensä kautta. Haastattelun toteutin sähköpostin välityksellä, sillä tätä kautta sain annettua henkilöille aikaa kirjoittaa vastauksiaan, ja näin ollen saaden paras mahdollinen vastaus. Mielestäni on hyvä hyödyntää ihmisiä, joilla kokemusta on kyseisestä ohjelmistosta. Tätä kautta saadaan tietoa, mitä ei valmiiksi löydy aineistoista. Haastattelun tarkoitus oli keskittyä SharePointin ominaisuuksiin, eikä niinkään juuri GMIS-konseptiin. Kysymykset kuitenkin tein niin, että niitä pystyi käyttämään lopputuloksissa.

Haastatteluiden tuloksena saatiin koottua hyviä ehdotuksia, mitä toimeksiantaja pystyy hyödyntämään tulevaisuudessa. Tuloksissa keskityin lähinnä dokumenttienhallintaan, sillä toimeksiantajan antamat tavoitteet myös keskittyivät näihin. Tavoitteena ei ollut saada kokonaista SharePoint alustaa valmiiksi tai edes suunnitelmaa siitä, sillä se olisi kokonaisuutena ollut aivan liian laaja opinnäytetyölle.

Mielestäni pystyin tuomaan sellaisia ehdotuksia, joita pystyy helposti soveltamaan tulevaisuudessa, kun alusta rakennetaan. On mahdollista, että unohdin joitain toimintoja, joita olisi kannattanut hyödyntää, mutta SharePoint ohjelmistona on todella laaja, eikä mikään ratkaisu ole samankaltainen, kun toinen. Uskon että tuomani ratkaisut pystyvät keventämään toimeksiantajan taakkaa, kun he aloittavat alustan rakentamisen. Näiden esille tuomien ratkaisuiden kautta työresurssit voidaan suunnata muualle.