Sosiaalihuollon esimiesten näkemyksiä työntekijöiden kirjaamisvalmiuksista

Abstract

Sosiaalihuollon kirjaamiseen käytäntöihin toteutetaan suuria muutoksia, kun kaikissa sosiaalihuollon palvelutehtävissä siirrytään määrämuotoiseen kirjaamiseen Kanta-palveluihin liittymisen myötä. Tämä opinnäyte toteutettiin yhteistyössä Varsinais-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen hallinnoiman Kansa-koulu III –hankkeen kanssa. Kansa-koulu –hankkeissa on pyritty tukemaan sosiaalialan toimijoita muutoksessa kirjaamisvalmennusten kautta. Hankkeessa valmennetaan kirjaamisasiantuntijoita, jotka toimivat omissa työympäristöissään kirjaamisen asiantuntijoina.

Tutkimuksellisessa opinnäytteessä tarkastellaan sosiaalihuollon esimiesten näkemyksiä työntekijöiden kirjaamisvalmiuksista. Tutkimuksen tarkoituksena oli tuottaa lisää tietoa siitä, millaisia valmiuksia työyhteisöissä on määrämuotoiseen kirjaamiseen siirtymisessä ja millaista kirjaamiseen liittyvää osaamista työyhteisöissä esimiesten näkökulmasta tarvitaan. Opinnäyte on laadullinen tutkimus, jonka aineisto on peräisin Kansa-koulu III –hankkeen yhteydessä toteutetusta kyselystä. Kyselyaineisto koostui 277 sosiaalihuollon esimiehen vastauksesta. Alkuperäisen kyselyn vastauksista rajattiin tutkimusaineistoksi vastaukset kahteen kyselyssä esitettyyn avokysymykseen. Tutkimusmenetelmänä käytettiin teemoittelua.

Tutkimuksen teoriapohja muodostui kirjaamisen historian, kirjaamista säätelevän lainsäädännön ja laadukkaan kirjaamisen osa-alueiden tarkastelun kautta. Asiakastyön kirjaamisen lähtökohtia ja tavoitteita ovat asiakaslähtöisyyden huomioiminen ja asiakkaan osallisuuden tukeminen. Asiakkaalla on oikeus hänestä kirjattuun tietoon. Laadukkaasti kirjattu asiakastieto on kieleltään selkeää, ymmärrettävää, ajantasaista ja eettisesti kestävää. Laadukkaasti kirjattu tieto tukee asiakkaan oikeuksia, tavoitteellista työskentelyä ja työn vaikuttavuuden arviointia.

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että kirjaamisosaamisen ylläpitämiseksi tarvitaan jatkuvaa kouluttamista ja kehittämistä työyhteisöissä. Kirjaamisen muutoksiin valmistautumiseksi tarvitaan muutosjohtamista ja vahvaa tukea. Tutkimustulosten perusteella kirjaaminen näyttäytyy merkittävänä osana sosiaalialan työtä, jonka tukemiseen tarvitaan ajankäytön priorisointia, kirjaamisen merkityksen tunnustamista yksilö- ja työyhteisötasolla sekä yhteisiä käytäntöjä.

There are upcoming changes to social services information management as all social welfare operators begin using structurised ways of documentation and merge into national Kanta Services. In Kansa-koulu projects they have taken the iniative to educate social welfare employees in connection of the forthcoming changes and newly required documentation skills. Kansa-koulu projects have offered special training programmes, in which the participants are equipped with skills to perform as documentation specialists and also train others at their work place. This thesis was conducted in co-operation with project Kansa-koulu III.

The starting point of client work documentation is in the legal framework and policies. In legislation, customer oriented action and customer participation and social inclusion are highlighted. Social welfare customers hold special rights to documents produced in client work. Case records should be clear, timely and abide ethical standards. The practise of documentation serves as a means for tracking client progress and the assessment of outcomes.

The thesis is a qualitative research, in which we utilized data from a survey conducted by project Kansa-koulu III and aimed at Finnish social welfare supervisors. The purpose of the study is to form a deeper insight into the challenges supervisors have perceived their employees are facing with client work documentation, but also identify the already existing documentation skill-set. The survey data included 277 social welfare supervisors as respondents. The original survey data was outlined to answers of two open ended questions. The research method used was categorisation.

The results of the study show that there is a constant and on-going need to train employees on their documentation skills and a need for shared practises on client documentation. The upcoming changes to documentation in the field of social welfare require strong change management and support. Based on our results, it is evident that skills related to documentation are an essential part of professionalism but to maintain those skills, resources and concrete ground rules are needed.