Tapahtuman suunnittelu ja talouden hallinta : Sydänpurjehdus -tapahtuma
Niinimäki, Saana (2020)
Niinimäki, Saana
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020122029743
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2020122029743
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, mitä asioita tapahtuman järjestäjän on kannattava huomioida tapahtuman suunnitteluvaiheessa, mukaan lukien tapahtuman talouden hallinnassa. Opinnäytetyön tietoperustan mukaan tapahtumaprosessissa suunnitteluvaihe on hyvin tärkeä vaihe, joka kannattaa toteuttaa huolella ja ajan kanssa. Teoriatiedon ohella aihetta tutkittiin opinnäytetyössä haastattelemalla tapahtuman järjestäjää, liittyen suunnitteilla olevaan Sydänpurjehdus -tapahtumaan. Haastattelun avulla saadut vastaukset muodostivat opinnäytetyön tutkimusaineiston.
Opinnäytetyö koostuu teoriaosuudesta ja tutkimusosuudesta. Teoriaosuudessa käsitellään tapahtuman suunnittelua sekä tapahtuman talouden hallintaa yleisellä tasolla, keskittyen olennaisimpiin aiheisiin, jotka ovat yleistettävissä. Tutkimusosuus sisältää tutkimusaineiston avulla kootun kuvailun suunnitteilla olevan tapahtuman konkreettisista toimenpiteistä suunnitteluvaiheessa, mukaan lukien huomioita liittyen tapahtuman talouden hallintaan.
Tutkimustulosten perusteella aikainen liikkeelle lähtö tapahtuman suunnittelutyössä on kannattavaa. Tämä tukee muita suunnittelutoimenpiteitä, kuten tapahtuman rahoituksen kartoitusta ja lisätarpeen arviointia jo aikaisessa vaiheessa. Teoriatiedon mukaan ulkopuolisen rahoituksen, kuten avustusten ja sponsorointitulojen, saaminen on hyvin haastavaa, jos tähän on ryhdytty myöhässä. Aikainen liikkeelle lähtö suunnittelutyössä mahdollistaa myös esimerkiksi sen, että tapahtuman markkinointi määritellylle kohderyhmälle voidaan aloittaa hyvissä ajoin. Tutkimustulosten mukaan kohderyhmän tunteminen auttaa tapahtuman sisällön ja ohjelman suunnittelussa onnistumisessa. Tällöin tapahtuma todennäköisemmin koetaan onnistuneeksi ja tämän myötä tapahtumaan osallistutaan todennäköisemmin uudelleen.
Opinnäytetyön tietoperusta ja tutkimusaineisto tukivat toisiaan monessa asiassa johtopäätöksiä muodostettaessa. Tapahtuman suunnitteluvaiheessa, aikaisen liikkeelle lähdön ohella tärkeiksi huomioitaviksi aiheiksi nousivat tapahtuman tavoitteiden ja kohderyhmän sekä sisällön määrittely. Oman suunnitteilla olevan tapahtuman yksityiskohtiin ja erityispiirteisiin perehtyminen osoittautui myös hyvin olennaiseksi asiaksi, liittyen mahdollisiin lakisääteisiin vaatimuksiin sekä suositeltuihin toimenpiteisiin, koskien muun muassa luvanvaraisuutta ja viranomaisilmoituksia. Tapahtuman järjestäjällä on hyvä olla tiedossa sekä yleiset suositellut toimintatavat ja vaatimukset liittyen tapahtuman järjestämiseen että omaa tapahtumaa koskevat tekijät.
Opinnäytetyö koostuu teoriaosuudesta ja tutkimusosuudesta. Teoriaosuudessa käsitellään tapahtuman suunnittelua sekä tapahtuman talouden hallintaa yleisellä tasolla, keskittyen olennaisimpiin aiheisiin, jotka ovat yleistettävissä. Tutkimusosuus sisältää tutkimusaineiston avulla kootun kuvailun suunnitteilla olevan tapahtuman konkreettisista toimenpiteistä suunnitteluvaiheessa, mukaan lukien huomioita liittyen tapahtuman talouden hallintaan.
Tutkimustulosten perusteella aikainen liikkeelle lähtö tapahtuman suunnittelutyössä on kannattavaa. Tämä tukee muita suunnittelutoimenpiteitä, kuten tapahtuman rahoituksen kartoitusta ja lisätarpeen arviointia jo aikaisessa vaiheessa. Teoriatiedon mukaan ulkopuolisen rahoituksen, kuten avustusten ja sponsorointitulojen, saaminen on hyvin haastavaa, jos tähän on ryhdytty myöhässä. Aikainen liikkeelle lähtö suunnittelutyössä mahdollistaa myös esimerkiksi sen, että tapahtuman markkinointi määritellylle kohderyhmälle voidaan aloittaa hyvissä ajoin. Tutkimustulosten mukaan kohderyhmän tunteminen auttaa tapahtuman sisällön ja ohjelman suunnittelussa onnistumisessa. Tällöin tapahtuma todennäköisemmin koetaan onnistuneeksi ja tämän myötä tapahtumaan osallistutaan todennäköisemmin uudelleen.
Opinnäytetyön tietoperusta ja tutkimusaineisto tukivat toisiaan monessa asiassa johtopäätöksiä muodostettaessa. Tapahtuman suunnitteluvaiheessa, aikaisen liikkeelle lähdön ohella tärkeiksi huomioitaviksi aiheiksi nousivat tapahtuman tavoitteiden ja kohderyhmän sekä sisällön määrittely. Oman suunnitteilla olevan tapahtuman yksityiskohtiin ja erityispiirteisiin perehtyminen osoittautui myös hyvin olennaiseksi asiaksi, liittyen mahdollisiin lakisääteisiin vaatimuksiin sekä suositeltuihin toimenpiteisiin, koskien muun muassa luvanvaraisuutta ja viranomaisilmoituksia. Tapahtuman järjestäjällä on hyvä olla tiedossa sekä yleiset suositellut toimintatavat ja vaatimukset liittyen tapahtuman järjestämiseen että omaa tapahtumaa koskevat tekijät.