Johtamisjärjestelmien yhtenäistäminen hankintatoimen osalta : nykytilanteen kartoitus ja jatkotoimenpide-ehdotukset
Velpler, Katariina (2020)
Velpler, Katariina
2020
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202005138720
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202005138720
Tiivistelmä
Tämän tutkimuksen tavoitteena oli kartoittaa kahden toimipisteen johtamisjärjestelmien nykytila hankintatoimen osalta sekä selvittää strategisen hankinnan prosessien ja käytäntöjen yhtenäistämispotentiaali näiden toimipisteiden välillä. Työn tarkoituksena oli löytää tekijöitä, jotka tulee huomioida johtamisjärjestelmien yhtenäistämisen yhteydessä sekä laatia jatkotoimenpide-ehdotukset.
Opinnäytetyön teoriaosiossa käsitellään johtamisjärjestelmään, hallintastandardeihin, hankintatoimeen sekä prosesseihin ja niiden yhtenäistämiseen liittyvää teoriaa, malleja sekä tutkimuksia. Kohdeyrityksen nykytilanteen kartoitus suoritettiin lomakehaastattelujen, dokumenttien analysoinnin ja havainnoinnin avulla. Jatkotoimenpide-ehdotukset laadittiin teoriaviitekehyksen sekä kvalitatiivisen tutkimuksen tulosten pohjalta.
Työn tuloksena tunnistettiin toimipisteiden strategisen hankinnan prosessit, analysoitiin järjestelmiin kuvatut prosessit ja menettelyohjeet yhtäläisyyksien ja eroavaisuuksien osalta sekä vertailtiin käytännön toimia toimintaohjeisiin ja vaatimuksiin. Lisäksi määriteltiin yhtenäistetyn johtamisjärjestelmän rakenne ja kuvattiin ylätason prosessikaavio sekä tunnistettiin haasteet järjestelmien yhtenäistämiselle. Jatkotoimenpide-ehdotuksina on esitetty havaittujen kehityskohteiden ja haasteiden huomioiminen uuden yhtenäisen toiminnan suunnittelussa sekä projektiluontoisen lähestymistavan käyttöä sisältäen yhtenäisen prosessin implementaatio- ja todennustoimet.
Työn myötä kumpikin toimipiste on tullut tietoisemmaksi johtamisjärjestelmänsä kypsyystasosta ja hankintatoimen prosessien nykytilasta, jonka ansioista yhteisen johtamisjärjestelmän kehittäminen ja toiminnan parantaminen on helpompaa. Tutkimuksen tuloksena saatuja tietoja voidaan hyödyntää muiden funktioiden prosessien yhtenäistämisessä, joka osaltaan taas edistää kahden toimipisteen johtamisjärjestelmien yhtenäistämistyötä. The purpose of this study was to assess the current state of business management systems of two sites regarding procurement. In addition, the aim was to investigate the harmonization potential of procurement processes and practices between these two sites. The objective of this study was to find factors that should be taken into account regarding unifying business management systems and to compose proposals for further actions.
The theoretical section of this thesis concerns theory, models and researches related to business management system, management system standards, procurement, and processes and their harmonizing. Mapping of current state of case company was conducted by template interviews, documents analysis and observation. Proposals for further actions were composed based on theory framework and results of qualitative research.
As a result of this study, procurement processes of the two sites were identified, processes and procedures described in the systems for similarities and differences were analysed and practices were compared to procedures and requirements. In addition, the structure of unified management system was defined, upper level process chart was drawn and challenges for harmonizing were identified. Proposals for further actions contain taking into account identified improvement areas and challenges during planning of the new integrated practice and considering project approach, which includes the implementation and validation of unified process.
The thesis has raised awareness of business management system maturity of both sites and the current state of procurement processes. Due to these factors the development of unified management system and improvement of processes is easier. The results of this study can be utilized to harmonize processes of other functions, which contributes to effort required for unifying of the management systems of these two sites.
Opinnäytetyön teoriaosiossa käsitellään johtamisjärjestelmään, hallintastandardeihin, hankintatoimeen sekä prosesseihin ja niiden yhtenäistämiseen liittyvää teoriaa, malleja sekä tutkimuksia. Kohdeyrityksen nykytilanteen kartoitus suoritettiin lomakehaastattelujen, dokumenttien analysoinnin ja havainnoinnin avulla. Jatkotoimenpide-ehdotukset laadittiin teoriaviitekehyksen sekä kvalitatiivisen tutkimuksen tulosten pohjalta.
Työn tuloksena tunnistettiin toimipisteiden strategisen hankinnan prosessit, analysoitiin järjestelmiin kuvatut prosessit ja menettelyohjeet yhtäläisyyksien ja eroavaisuuksien osalta sekä vertailtiin käytännön toimia toimintaohjeisiin ja vaatimuksiin. Lisäksi määriteltiin yhtenäistetyn johtamisjärjestelmän rakenne ja kuvattiin ylätason prosessikaavio sekä tunnistettiin haasteet järjestelmien yhtenäistämiselle. Jatkotoimenpide-ehdotuksina on esitetty havaittujen kehityskohteiden ja haasteiden huomioiminen uuden yhtenäisen toiminnan suunnittelussa sekä projektiluontoisen lähestymistavan käyttöä sisältäen yhtenäisen prosessin implementaatio- ja todennustoimet.
Työn myötä kumpikin toimipiste on tullut tietoisemmaksi johtamisjärjestelmänsä kypsyystasosta ja hankintatoimen prosessien nykytilasta, jonka ansioista yhteisen johtamisjärjestelmän kehittäminen ja toiminnan parantaminen on helpompaa. Tutkimuksen tuloksena saatuja tietoja voidaan hyödyntää muiden funktioiden prosessien yhtenäistämisessä, joka osaltaan taas edistää kahden toimipisteen johtamisjärjestelmien yhtenäistämistyötä.
The theoretical section of this thesis concerns theory, models and researches related to business management system, management system standards, procurement, and processes and their harmonizing. Mapping of current state of case company was conducted by template interviews, documents analysis and observation. Proposals for further actions were composed based on theory framework and results of qualitative research.
As a result of this study, procurement processes of the two sites were identified, processes and procedures described in the systems for similarities and differences were analysed and practices were compared to procedures and requirements. In addition, the structure of unified management system was defined, upper level process chart was drawn and challenges for harmonizing were identified. Proposals for further actions contain taking into account identified improvement areas and challenges during planning of the new integrated practice and considering project approach, which includes the implementation and validation of unified process.
The thesis has raised awareness of business management system maturity of both sites and the current state of procurement processes. Due to these factors the development of unified management system and improvement of processes is easier. The results of this study can be utilized to harmonize processes of other functions, which contributes to effort required for unifying of the management systems of these two sites.