Käsikirja koulusihteerien perehdyttämisen ja työn tueksi: Case Kuopion kaupunki, Perusopetus

Abstract

Koulusihteerien työmäärän kasvaessa on tehtävässä aloittavien perehdyttämisen ja työn tuen merkitys kasvanut. Uusien koulusihteerien ja heidän sijaistensa perehdytys, työn tuki ja neuvonta kaipaavat kehittämistä. Perehdyttämisen sekä työn oppimisen ja hallitsemisen tueksi on hyvä olla työkaluja.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli valmistaa Kuopion kaupungin perusopetuksen koulusihteerien käyttöön käsikirja, joka täydentää jo tarjolla olevaa ohjeistusta. Tavoitteena oli kehittää koulusihteerien työtä, työtehtäviin perehtymistä ja vuosittaisten rutiinien hallintaa auttavia ratkaisumalleja. Käsikirjan avulla voidaan vähentää koulusihteerien kuormittumista ja auttaa kouluja selviytymään nykyistä paremmin koulun hallintoon liittyvistä haasteista. Etenkin uusia koulusihteereitä sekä sijaisia käsikirja auttaa laajan työtehtäväkentän hallitsemisessa ja hahmottamisessa. Käsikirjan avulla myös koulusihteerin perehdyttäjälle halutaan antaa tukea tehtävään ja vähentää siitä aiheutuvaa kuormittumista.

Tutkimuksen teoriaosuudessa käsitellään perehdyttämistä erityisesti tiedon jakamisen näkökulmasta. Lähemmin on tarkasteltu työnopastusta ja mentorointia sisältäen hiljaisen tiedon jakamisen ja SECI-mallin. Tutkimus on toteutettu konstruktiivisena tutkimuksena, jossa on käytetty laadullisen tutkimuksen tiedonkeruumenetelmiä. Keskeisin käytetty menetelmä oli yhteiskehittäminen, jonka avulla annettiin vaikuttamisen mahdollisuus koulusihteereille ja eri aihealueiden asiantuntijoille. Yhteiskehittämisen avulla on myös kannustettu osallistujia hiljaisen tiedon jakamiseen. Yhteiskehittäminen tapahtui tiimipalavereissa hyödyntäen ekspansiivista oppimisen menetelmää, jossa on olennaista tuoda esille erilaisia näkökulmia ja kehittää yhteisiä välineitä. Lisäksi uutta tietoa, vinkkejä ja neuvoja voidaan tarvittaessa lisätä käsikirjaan. Aineistoa kerättiin myös olemassa olevista dokumenteista ja ohjeistuksista. Työn toteutuksessa hyödynnettiin käytössä olevia sähköisiä palveluja ja työkaluja. Koulusihteerin käsikirja on salainen, mutta sisältöluettelo on tämän opinnäytetyö liitteenä.

Kyselyn avulla pyrittiin kartoittamaan käsikirjan toimivuutta ja käyttöä työn tukena sekä saamaan lisää ideoita jatkokehittämiseen. Kyselyn tulokset osoittivat, että käsikirja toimii hyvin ja sen sisältö on monipuolista ja haluttu tieto löytyy helposti. Vastaajat kokivat, että käsikirjan tieto on ajantasaista ja eteenpäin opastavaa. Perehdyttämisessä käsikirjan koettiin auttavan asioiden opettelua ja läpikäyntiä. Jatkossa koettiin tärkeäksi käsikirjan ajan tasalla pitäminen ja tiedon päivittäminen.

Tämän kehittämistyön tuotos eli käsikirja toi kaivattua täydennystä käytössä olleisiin koulusihteereiden ohjeistuksiin. Käsikirjan käyttö lisääntyy koko ajan ja siitä on muodostumassa päivittäin käytettävä työkalu koulusihteerin työssä. Se on työtä, jossa tapahtuu jatkuvasti muutoksia, joten sähköistä käsikirjaa on helppo pitää ajantasaisena. Koulusihteereiden perehdyttämiseen kaivattiin tukimateriaalia. Mentorointi on myös tulevaisuudessa tärkeässä roolissa koulusihteerien perehdyttämisessä. Tähän ja työnopastukseen käsikirja antaa hyvää tukea.

As the workload of school secretaries has been on the increase, the importance of orientation and work support has simultaneously increased. The orientation, work support and guidance of new school secretaries and their substitutes need improvement. It is good to have a variety of tools for orientation and for learn and control work.

The primary purpose of this thesis was to create a manual for the school secretaries of Basic education in the City of Kuopio to supplement the instructions already available. The aim was to develop solutions that help school secretaries work, orientation and management of annual routines. Furthermore, using the manual can help reduce the workload on school secretaries and help schools cope better with the challenges of school management. Especially the manual will help the new school secretaries and substitutes to manage and outline a broad field of duties. The manual also aims to provide support to the school secretary’s mentor and reduce the burden on the task.

The theoretical part of the research deals with orientation especially from the perspective of knowledge sharing. Work guidance and mentoring, including tacit knowledge sharing and the SECI model, have been explored in more detail. The research was carried out as a constructive study, using data collection methods of qualitative research. The most important method used was co-creation, which gave the school secretaries and experts in the various fields the opportunity to contribute to the outcome of this study. Co-creation has also encouraged participants to share tacit knowledge. Moreover, co-creation took place in team meetings, utilizing an expansive learning method where it is essential to bring out different perspectives and develop common tools. In addition, new information, tips and advice can be added to the manual as needed. The material was also collected from existing documents and instructions. Existing electronic services and tools were used to facilitate the thesis project implementation. The school secretary’s manual is secret, but a content list is attached to this thesis.

The aim of the survey was to examine the functionality of the manual, and to explore how to use it to support the work and to generate more ideas for further development. The results of the survey showed that the manual works well, its content is diverse and information needed can be easily found. Respondents felt that the information in the manual was up to date and forward-looking. In the process of orientation, the manual was seen as helping to learn and review relevant factors. In the future, it was considered important to keep the manual up to date and to revise the information.

To conclude, the output of this development work, the Manual, provided a much needed addition to the existing guidance of school secretaries. The use of the manual is increasing all the time and is becoming a daily tool for the school secretary. As it is a job that is constantly changing, the manual being in electronic format makes revisions and updates uncomplicated to perform. Supporting material was needed for the orientation of school secretaries. In the future, mentoring will continue to play an important role in orientation of school secretaries. The manual provides good support for this and for work guidance.