Tilitoimiston asiakaskohtaisten työohjeiden päivittäminen kirjanpitäjien työn tueksi

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Talenom Suomussalmi. Työn tavoitteena oli tutkia, mistä koostuvat toimeksiantajan toiminnanohjausjärjestelmässä olevat asiakaskohtaiset työohjeet. Työohjeissa, joita kirjanpitäjät käyttävät apunaan kirjanpitoa tehdessä, on kerrottu toimeksiantajan asiakkaiden kirjanpitoon vaikuttavia erityispiirteitä, jotka kirjanpitäjän on tiedettävä, että kirjanpitoa voidaan onnistuneesti tehdä. Tutkimuksen avulla päivitetyt työohjeet nopeuttavat kuukausittaista kirjanpitoprosessia, ja myös kirjanpidon tekemisessä mahdollisesti tapahtuvien asiakkaiden erityispiirteisiin liittyvien virheiden mahdollisuus pienenee.

Työ toteutettiin toiminnallisena kehittämistutkimuksena, jossa käytettiin laadullista tutkimusotetta. Työ koostuu teoriaosiosta eli tutkimuksen tietoperustasta, kirjanpitäjien ja palvelupäällikön teemahaastatteluista sekä toiminnallisesta osiosta. Tutkimuksen teoreettisessa osassa käsiteltiin työohjeiden eri kohtia viranomaislähteiden ja lakien näkökulmasta. Lakien ja viranomaislähteiden rinnalla käsiteltiin myös työohjeiden kohtiin liittyviä toimeksiantajan antamia sisäisiä ohjeistuksia.

Teemahaastatteluilla kerätyn tutkimusaineiston avulla asiakaskohtaiset erityispiirteet saatiin selville. Useimmat asiakasyrityksen kirjanpitoon vaikuttavat erityispiirteet liittyivät verotukseen. Lisäksi erityispiirteiksi voitiin luokitella myös asiakkaan käytännön kirjanpitoon vaikuttavia asioita, kuten esimerkiksi se, että asiakkaalta on saatavilla ainoastaan paperinen tiliote tai asiakas tiliöi osan tositteista itse. Tutkimuksen toiminnallisessa osassa asiakaskohtaisten työohjeiden sisältö päivitettiin tutkimusaineiston perusteella ja työohjeiden rakenne muokattiin vastaamaan toimeksiantajan määrittelemää ohjeistusta.

The commissioner of this thesis was Talenom Suomussalmi. The aim was to study its customer’s working instructions in their operations control system. Accountants use the instructions in accountancy, and these instructions include special features that affect customer’s accounting. The accountants need to know these features for a successful accounting. The update of the instructions speeds up the monthly accounting process, but it also decreases the possibility of an error concerning the customer-specific features.

This study was carried out as a practical design-based research, following qualitative research methods. The study consists of related theory, the interviews of the accountants and the service manager, and an empirical part. The theoretical part consisted of the sections of instructions, which were examined through the perspective of an official data and law. The commissioner’s own instructions were also examined.

The customer-specific features were found through interviews. Most of the customer-specific features were connected to taxation. Some features were also connected to practical accounting. For example the customer would do part of the accounting themselves or they could only deliver a paper bank statement. In the empirical part of the study, the contents of the customer-specific instructions were updated on the basis of the research material. The structure of the instructions were also edited to correspond the commissioner’s instruction.