Yksilöt Helsingin nuorisopalveluiden tapahtumayksikön vahvuuksina

Abstract

Helsingin nuorisotyötä on kohdannut kahden vuoden aikana kaksi isoa muutosta, ensin Helsingin nuorisoasiainkeskuksen organisaatiomuutos vuonna 2016 ja heti sen jälkeen koko kaupungin organisaatiomallin muutos kesäkuussa 2017. Jatkuvien muutosten turbulenssissa Helsingin nuorisopalveluiden tapahtumayksikön prosessien kehittäminen on jäänyt kiireen jalkoihin eikä vuoden 2016 alusta lähtien toiminut yksikkö ole löytänyt yhteistä näkökulmaa tapahtumien tuottamiseen. Prosesseissa on ollut havaittavissa paljon ylimääräisiä työvaiheita eikä luovan asiantuntijaorganisaation kannalta oleellista sisäistä luottamusta ole päässyt kehittymään. Kiire ja prosessien hallitsemattomuus ovat osaltaan syöneet luovien asiantuntijoiden motivaatiota ja jaksamista, mikä voi heijastua suoraan yksittäisten tapahtumien kehittämiseen tai uudistamiseen.

Tämä kehittämistyö paneutuu edellä mainitun yksikön toimintatapojen kehittämiseen ja yksikön yhtenäisyyden parantamiseen sekä pyrkii samalla löytämään keinoja yksilöiden työhyvinvoinnin lisäämiseksi. Työn tutkimuskysymys on: Voidaanko tapahtumayksikön toimintatapoja selkiyttämällä lisätä luovan asiantuntijaorganisaation työhyvinvointia ja yhteisöllisyyttä? Työ toteutettiin toimintatutkimuksena, joka soveltuu hyvin osallistavan näkökulmansa takia tämän tyyppiseen organisaatioon.

Työn materiaalit kerättiin kevään ja alkusyksyn 2017 aikana pidetyissä työpajoissa. Työpajoja pidettiin yhteensä neljä kappaletta, joihin osallistui keskimäärin 85 % kaikista yksikön vakituisista työntekijöistä. Yhteisen yksikön rakentaminen aloitettiin yksilötasolta josta siirryttiin toisessa työpajassa yksikkötasolle. Kolmas työpaja keskittyi erityisesti prosessien nykytilan kartoittamiseen ja neljännessä pajassa visioitiin tulevaa. Jokaisen työpajan jälkeen kyseisen työpajan tulokset analysoitiin ja niistä tehtiin konkreettiset koonnit seuraavaan työpajan orientaatiokeskusteluihin.

Työpajojen tuloksena työntekijöiden keskusteluyhteyttä saatiin avattua ja yksikön prosesseista pystyttiin nimeämään muutamia oleellisia kehittämiskohteita, jotka nousivat esiin jokaisessa työpajassa. Työhyvinvointiin ja jaksamiseen vaikuttavia kehittämiskohteita olivat erityisesti sisäisen viestinnän ja kommunikaation parantaminen, kokouskäytäntöjen selkiyttäminen sekä yhteisten kohtaamisten lisääminen. Lisäksi työpajojen tuloksena saatiin luotua yksikön pohjaa sille visiolle, missä haluamme olla vuonna 2025.

Yhteisesti nimettyihin kehittämiskohteisiin esiteltiin konkreettisia toimenpide-ehdotuksia, jotka vastaanotettiin positiivisesti. Toimenpiteinä esiteltiin yhteisesti käyttöön otettavaa tapahtumakorttia, jonka ajatuksena on koota tapahtuman oleelliset tiedot yhteen paikkaan kaikkien saataville. Kokouskäytäntöjä tarkemmin kalenteroimalla tiedonkulkua ja suunnitelmallisuutta saadaan sujuvoitettua ja yhteisten kohtaamisten lisäämisellä pyritään kollegojen kiireettömään kuulumisten vaihtoon ja hiljaisen tiedon jakamiseen. Yhteisen visioinnin avulla onnistuttiin lisäksi luomaan jo sellaista näkymää, johon koko yksikkö voisi sitoutua sekä näkymää siitä, mihin kaikkien toimenpiteiden tulisi lopulta johtaa.

Toimenpide-ehdotusten juurruttamiseksi yksikön jokapäiväiseen toimintaan vaaditaan erityisesti esimieheltä kykyä pitää kiinni sovituista toimenpiteistä. Käytänteiden muuttamisen hankalin vaihe liittyykin ajattelutapoihin ja henkiseen kynnykseen muuttaa omia toimintatapojaan vaikka ne järjellä ajateltuna olisivat helposti todettavissa toimimattomiksi. Onkin muistettava, että tämän työn avulla pystyttiin luomaan vasta pohjaa sille, miten tapahtumayksikkö voisi tulevaisuudessa toimia. Työn lopputulemana voidaankin pitää, että Helsingin nuorisopalveluiden tapahtumayksikön kehittäminen ja toimenpiteiden selkeyttäminen saatiin tutkimustyön aikana hyvin alkuun, ja konkreettisia, pieniäkin muutoksia tekemällä työhyvinvointia ja työssä jaksamisen edellytyksiä voidaan lisätä.

During the past two years the youth work in Helsinki has faced two major changes - first the organizational change in the Helsinki Youth Center in 2016, and immediately after the change of the city's organizational model in June 2017. In the turbulence of persistent changes, the development of the processes of Helsinki Youth Services unit of event services (tapahtumayksikkö) has been left in a hurry, and the unit has not found a common perspective for producing events. There have been a lot of extra work in the processes, and no internal confidence relevant to a creative expert organization has been able to develop. Urgency and lack of process control have contributed to the motivation and endurance of creative experts, which can be directly reflected in the development of individual events.

This work focuses on developing the processes of the aforementioned unit and improving the community in it, while at the same time seeking ways to increase the wellbeing of individual employees in the unit. The question of research is: Is it possible to increase the efficiency and the well-being of a creative expert organization by enhancing processes? The work was carried out as an action research since its participatory perspective is well suited to this type of organization.

The study materials of the work were collected in four different workshops which were held during the spring and early autumn in 2017. The workshops involved an average of 85 % of all the permanent employees in the unit. The construction of a communal unit was started at an individual level, from which the second workshop was moved to the unit level. The third workshop focused specifically on mapping the current state of the processes and the fourth workshop was spotted for the future. After each workshop, the results were analyzed and made concrete concatenations for the next workshops orientation discussions.

As a result of the workshops, the conversation of the employees was opened and the processes of the unit were able to name some of the development targets that are essential for work motivation and well-being. Named development targets were, in particular, improving internal communication, clarifying meeting practices, and increasing common meetings. In addition, as a result of the last workshop, the unit created the vision where to be in 2025.

Proposals for these items were presented in August 2017, which were received positively. As a measure, event card was presented, whose idea is to gather the essential information of an event in one particular place instead of many places how it was used to be. More accurately, calendering, streamlining and planning can be made easier, and more common encounters are aimed at exchanging reluctant members of the colleagues and sharing tacit knowledge. However, it was also possible to create a vision that the whole unit could engage and to see where the actions of all tasks should ultimately lead.

Although the proposals for action were received in a good spirit, to incorporate the unit's everyday activities, it is especially important for the units’ superior to have the capability to hold the agreed measures. The most difficult step in changing the practices is to change ways of acting, even if they are easily recognizable to be more inoperative than the new.

All in all, it should be remembered that this work enabled to create only the basis for how the event unit could operate in the future.