Sisäisen auditoinnin menettelyn kehittäminen ja käyttöönotto Suomen ympäristökeskuksessa

Abstract

Suomen ympäristökeskus SYKE on ympäristöalan tutkimus- ja asiantuntijalaitos, joka työllistää noin 600 henkilöä. SYKE toimii pääosin ympäristöministeriön tulosohjauksessa, mutta vesivara-asioissa ohjaava ministeriö on maa- ja metsätalousministeriö. Merkittävien toimintaympäristössä tapahtuvien muutosten lisätessä SYKEn sisäisten toimintakäytäntöjen päivittämisen ja uudistamisen paineita SYKEssä päätettiin rakentaa ja ottaa käyttöön kansainväli-seen ISO 9001:2015 -laadunhallintajärjestelmästandardiin pohjautuva toimintajärjestelmä, jonka tavoitteena on selkeyttää SYKEn sisäisiä toimintatapoja ja siten osaltaan auttaa varmistamaan SYKEn uusiutumiskykyä.

Tämä kehittämistehtävä sijoittui osaksi toimintajärjestelmän rakentamista ja sen tavoitteena oli selvittää millaisella sisäisellä auditoinnin menettelyllä SYKEssä pystytään arvioimaan ja varmistamaan toimintatapojen tehokkuus ja tarkoituksenmukaisuus, siten että käytäntö muodostuu SYKEssä pysyväksi ja varmistaa omalta osaltaan toiminnan jatkuvaa kehittämistä.

Tämä toimintatutkimuksena toteutettu kehittämistehtävä kattoi yhden toimintatutkimukselle tyypillisen syklin: sisäisen auditoinnin menettelyn kehittämisen, testaamisen, palautteen ja kehittämisehdotusten keräämisen sekä parantamisehdotusten antamisen pilotoituun menettelyyn. Muutostarpeet ja parantamisehdotukset testattuun sisäisen auditoinnin menettelyyn kerättiin fasilitoidussa työpajassa ja teemahaastatteluin. Ensimmäisellä koottiin palautetta auditoijilta, kun taas jälkimmäisiin osallistuivat auditoidut henkilöt.

Palautekyselyjen tulosten perusteella voidaan todeta, että kehitetty ja testattu sisäisen auditoinnin menettely on toimiva ja tarkoituksenmukainen. Kyselyissä saatujen parantamisehdotusten käyttöönoton jälkeen voidaan olettaa, että SYKEllä on käytössään auditointityökalu, jolla on jatkossa mahdollista koota tietoa toiminnan tehokkuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta ja nostaa esiin parantamiskohteita toiminnasta. Pilotoitu sisäisen auditoinnin menettely täytti myös organisaation muut sille asettamat tavoitteet: auditoinnilla saatiin esiin olennaisia havaintoja ja auditointi pystyttiin toteuttamaan tehokkaasti.

Jatkokehittämisehdotuksena tässä kehittämistehtävässä esitetään SYKEssä käytössä olevien toiminnan arviointimenettelyjen (kokonaisvaltainen riskienhallinta, sisäinen tarkastus ja sisäiset auditoinnit) yhtenäistämisestä saatavien hyötyjen selvittämistä ja mahdollisesti yhtenäisen toimintamallin kehittämistä.