Toimiston Lean : Leanin metodien hyödyntäminen talousosastolla
Haverinen, Kristiina (2017)
Haverinen, Kristiina
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201704064281
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201704064281
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli lean-filosofian ja -menetelmien käyttöönotto toimistoympäristössä. Kohdeorganisaationa oli Parker Hannifin Oy ja sen nelihenkinen talousosasto. Lähtötilanteessa talousosastolla ei juurikaan ollut lean työkaluja käytössä ja osastolla aiemmin toteutetut lean-hankkeet olivat pääosin epäonnistuneet. Hankkeen tavoitteena oli toiminnan tehostaminen. Teoriapohjana työssä oli toimiston lean ja operatiivinen erinomaisuus.
Hanke toteutettiin toimintatutkimuksena Parkerin tilivuoden 2016 aikana. PDCA-syklin (plan, do, check, act) mukaisesti erilaisia menetelmiä kokeiltiin ja niistä toimivimmat valittiin hankkeeseen. Valittuja menetelmiä olivat muun muassa visuaalisuus, 5S, hukan poistaminen, jatkuva parantaminen sekä virheiden minimoiminen. Hankkeen aikana osastolla toteutettiin layout-muutos, joka tähtäsi parempaan kommunikointiin sekä liikkeen vähentämiseen. Lisäksi talousosaston mittaristo uudistettiin vastaamaan paremmin jatkuvan parantamisen tarpeita. Yksi uusista mittareista oli kuunvaihteen tehtäviin käytetty aika. Kerran kuukaudessa tulokset analysoitiin ja niiden pohjalta laadittiin toimenpidesuunnitelmat tulevalle kuukaudelle. Toimenpidesuunnitelmien mukaisesti hankkeen aikana tehtiin lukuisia pieniä parannuksia muun muassa työtapoihin ja erilaisiin tehtäviin.
Vuoden aikana kuunvaihteeseen käytetty aika väheni myyntiyhtiön osalta keskimäärin 23 prosentilla, vaikka saman aikaisesti vuoden aikana tehtävien määrä lisääntyi 30 kappaleella. Eräässä yksittäisessä tehtävässä parannusta tapahtui jopa 42 prosenttia. Lisäksi osaston kommunikointi parani, työstä tuli tavoitteellisempaa ja töiden priorisointi helpottui. Muita pienempiä parannuksia oli selkeämpi arkistointi ja turhien raporttien karsiminen. Tuloksia arvioitiin itselaaditun Lean assessmentin avulla, mittaustulosten sekä tutkijan omien havaintojen avulla.
Tärkein oivallus tutkimuksessa oli se, että aina lean-metodien ei tarvitse olla vaikeasti ymmärrettäviä ja niiden suunnittelussa voi käyttää luovuutta. Erilaisia menetelmiä voi ja pitääkin kokeilla ja niistä voi valita omaan organisaatioon tai toimintaan ne, jotka siihen soveltuvat parhaiten. Lean ei aina vaadi suuria ponnisteluja tai investointeja, vaan pienilläkin toimilla voi saada tuloksia aikaan.
Hanke toteutettiin toimintatutkimuksena Parkerin tilivuoden 2016 aikana. PDCA-syklin (plan, do, check, act) mukaisesti erilaisia menetelmiä kokeiltiin ja niistä toimivimmat valittiin hankkeeseen. Valittuja menetelmiä olivat muun muassa visuaalisuus, 5S, hukan poistaminen, jatkuva parantaminen sekä virheiden minimoiminen. Hankkeen aikana osastolla toteutettiin layout-muutos, joka tähtäsi parempaan kommunikointiin sekä liikkeen vähentämiseen. Lisäksi talousosaston mittaristo uudistettiin vastaamaan paremmin jatkuvan parantamisen tarpeita. Yksi uusista mittareista oli kuunvaihteen tehtäviin käytetty aika. Kerran kuukaudessa tulokset analysoitiin ja niiden pohjalta laadittiin toimenpidesuunnitelmat tulevalle kuukaudelle. Toimenpidesuunnitelmien mukaisesti hankkeen aikana tehtiin lukuisia pieniä parannuksia muun muassa työtapoihin ja erilaisiin tehtäviin.
Vuoden aikana kuunvaihteeseen käytetty aika väheni myyntiyhtiön osalta keskimäärin 23 prosentilla, vaikka saman aikaisesti vuoden aikana tehtävien määrä lisääntyi 30 kappaleella. Eräässä yksittäisessä tehtävässä parannusta tapahtui jopa 42 prosenttia. Lisäksi osaston kommunikointi parani, työstä tuli tavoitteellisempaa ja töiden priorisointi helpottui. Muita pienempiä parannuksia oli selkeämpi arkistointi ja turhien raporttien karsiminen. Tuloksia arvioitiin itselaaditun Lean assessmentin avulla, mittaustulosten sekä tutkijan omien havaintojen avulla.
Tärkein oivallus tutkimuksessa oli se, että aina lean-metodien ei tarvitse olla vaikeasti ymmärrettäviä ja niiden suunnittelussa voi käyttää luovuutta. Erilaisia menetelmiä voi ja pitääkin kokeilla ja niistä voi valita omaan organisaatioon tai toimintaan ne, jotka siihen soveltuvat parhaiten. Lean ei aina vaadi suuria ponnisteluja tai investointeja, vaan pienilläkin toimilla voi saada tuloksia aikaan.