Sisäisen viestinnän kehittäminen työntekijän näkökulmasta

Abstract

Sisäinen viestintä on kaikkea viestintää, mitä tapahtuu yhteisön sisällä. Se voi olla virallista tai epävirallista ja sen viestijöinä toimivat kaikki yhteisön jäsenet. Sillä on suuri vaikutus henkilöstön työtyytyväisyyteen ja sen avulla pystytään vaikuttamaan yrityksen tuloksen tekemiseen.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää toimeksiantajayrityksen sisäistä viestintää. Tarkoituksena oli selvittää, mitkä ovat yrityksen Tampereen toimipisteen sisäisen viestinnän kehittämiskohteet työntekijän näkökulmasta ja ehdottaa mahdollisia ratkaisutoimenpiteitä.

Kyselytutkimus toteutettiin sähköisellä Webropol-kyselyllä toukokuussa 2016 ja kyselyyn vastasi yhteensä 22 työntekijää. Syventävät haastattelut tehtiin touko-kesäkuun vaihteessa 2016 ja haastateltavia oli yhteensä kahdeksan. Kaikki haastateltavat olivat aiemmin vastanneet myös Webropol-kyselyyn.

Tutkimustehtävässä nousi esiin joitakin sisäisen viestinnän kehittämiskohteita. Kehittämistä toivottiin erityisesti linjojen välisiin vuorovaikutustilanteisiin, viestintäkanaviin, tuotteista informointiin, ohjelmistokoulutuksiin ja uusien työntekijöiden esittelemiseen.

Sisäisessä viestinnässä erityisesti juuri viestintäkanavalla on suuri merkitys. Kanavan valinnassa tulee ottaa huomioon vastaanottaja eli kohderyhmä sekä vastaanottajan työpisteen fyysinen sijainti. Täytyy varmistaa, että käytetyt kanavat ovat sellaisia, että ne tavoittavat jokaisen työyhteisön jäsenen.

Kehittämisehdotuksena tässä opinnäytetyössä tarjotaankin vanhojen kanavien rinnalle uusia keinoja viestiä ja kehitetään nykyisiä viestintäkanavia. Lisäksi ehdotetaan avoimuuden lisäämistä sisäisten asioiden kertomiseen, viestintäkoordinaattorin palkkaamista, ohjelmistokoulutuksista ja ohjelmistotuesta vastaavan Merx-tukihenkilön palkkaamista, kuukauden työntekijän nimeämistä ja koko toimipisteen kesken pidettävien kuukausipalaverien pitämistä.

Vaikka teknologia on tehostanut tiedon jakamista ja luonut uudenlaista yhteenkuuluvuuden tunnetta, ei mikään teknologia korvaa sosiaalista kontaktia, joka syntyy kasvokkain kohtaamisessa. Siksi onkin erittäin tärkeää pitää henkilöstön kesken palavereja, joissa viestintä hoidetaan kasvotusten ja kaikki työyhteisön jäsenet ovat läsnä samanaikaisesti.

Internal communication is all communication that takes place inside the community. It can be formal or informal and all members of the community are part of it. Internal communication has a great impact on job satisfaction and it helps the company to achieve better results.

The objective of this bachelor’s thesis was to develop internal communication in the client company. The purpose of this study was to find development targets in the internal communication from the employee’s perspective, and to suggest development proposals.

The survey was carried out through an electronic questionnaire in May 2016, and 22 employees answered the questionnaire. In-depth interviews were conducted with eight employees in May and June 2016. All eight employees answered the electronic questionnaire prior to the interview.

The findings showed that some improvements should be made. The development of communication was particularly requested in areas of communication between operational departments, in the channels of communication, in sharing product information and introducing new employees. It was also found that employees need to have more software training.

The development proposal of this bachelor’s thesis offers new internal communication channels and some improvements to the old channels. To develop internal communication, the client company should also hire a person to be in charge of the internal communication as well as of software training. The results also indicated that the company should be more open about internal matters, name the employee of the month and have a monthly staff meeting, where all the members of the community would be present at the same time.

Even though the technology has made the flow of information much more effective, nothing can replace the power of a face-to-face meeting. That is why it is very important to have meetings where the communication is done directly from people to people.