Sähköisen taloushallintojärjestelmän valinta : Case: Tähtitulos Oy

Abstract

Tähtitulos Oy on tilitoimisto, jossa asiakkaiden taloushallintoa on tähän asti hoidettu perinteistä taloushallintojärjestelmää käyttäen. Asiakkaidensa muuttuneiden tarpeiden ja sähköiseen taloushallintoon kohdistuvan kasvavan kysynnän vuoksi toimeksiantaja on päättänyt ottaa käyttöönsä myös sähköisen taloushallintojärjestelmän. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, mikä sähköinen taloushallintojärjestelmä soveltuu parhaiten toimeksiantajalle.

Teoreettisessa viitekehyksessä käsiteltiin taloushallinnon osa-alueiden toteutusta sähköisessä muodossa sekä taloushallintojärjestelmien teknisiä ratkaisuja. Opinnäytetyön tutkimuksellinen osuus toteutettiin tapaustutkimuksena. Tutkimuksen empiirisen osuuden ensimmäisessä vaiheessa selvitettiin toimeksiantajan ja taloushallinnon sähköistämistä suunnittelevien asiakkaiden kriteerit uudelle järjestelmälle suorittamalla teemahaastattelut toimeksiantajan koko henkilöstölle ja kolmelle asiakkaalle. Toisessa vaiheessa tarkasteltiin vertailuun mukaan otettujen järjestelmien toiminnallisuuksia ja verrattiin niitä saatuihin kriteereihin.

Tutkimustulokset esitettiin vertailutaulukoiden ja sanallisten kuvausten muodossa. Tutkimuksen tuloksena toimeksiantajalle parhaiten soveltuvaksi järjestelmäksi valittiin Procountor. Valittu järjestelmä toteutti kaikki olennaiset toimeksiantajayrityksen ja sen asiakkaiden kriteerit.

Sähköiseen taloushallintoon siirtymisestä ja sähköisten taloushallintojärjestelmien vertailuista on tehty runsaasti tutkimuksia. Tämä tutkimus toi lisäarvoa aiempaan tutkimustietoon ottamalla huomioon järjestelmän valinnassa myös tilitoimiston asiakkaiden tarpeet. Tämän tutkimuksen jatkoksi voitaisiin tutkia valitun sähköisen taloushallintojärjestelmän käyttöönottovaihetta.

Tähtitulos Oy Ltd. is an accounting company where the client’s financial administration has, so far, been managed using a traditional accounting application. Because of the customers´ changed needs and increasing demand of electronic financial management, the client also decided to introduce an electronic financial management application. The purpose of the thesis was to find out which electronic financial management application is the most suitable for the client.

The theoretical framework of the study discusses electronic financial management and the technical solutions to financial management applications. The thesis was implemented as a case study. The aim of the first phase of the study was to find out the criteria of the client and the customers planning to start using electronic financial management by interviewing the client´s entire personnel and three of their customers. In the second phase, the functionality of the systems included in the comparison was examined and compared with the criteria given.

The research results were presented in the form of comparative tables and verbal descriptions. As a result of the study, Procountor was selected as the most suitable electronic financial management application for the client. The selected application met all the relevant criteria of the client and their customers.

There are several studies on the transition to electronic financial management and the comparison of electronic financial management applications. This research adds value to previous information by also taking into account the needs of the customers of an accounting firm. The subject of a future study could be the deployment phase of the electronic financial management application selected.