Uranus 8.4:n käyttöönotto Medbit Oy:n Palvelupisteen kannalta
Ismonen, Maiju (2015)
Ismonen, Maiju
Turun ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015061113205
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015061113205
Tiivistelmä
Tammikuussa 2015 Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri otti käyttöön potilastietojärjestelmä Uranuksesta uuden version 8.4:n. Käyttöönotosta vastasi Medbit Oy. Medbit Oy:n asiakaspalveluyksikkönä toimii Palvelupiste. Palvelupiste vastaanottaa asiakkailta tulevat palvelupyynnöt ja häiriöilmoitukset. Palvelupiste ratkaisee kyseiset työpyynnöt tai siirtää ne tarvittaessa eteenpäin Medbit Oy:n asiantuntijatiimeille. Opinnäytetyön tarkoituksena oli arvioida käyttöönoton vaikutuksia Palvelupisteeseen.
Palvelupiste valmistautui Uranus 8.4:n käyttöönottoon käymällä uuteen versioon liittyvissä koulutuksissa ja yleisötilaisuuksissa. Kaikki Palvelupisteen työntekijät olivat kuitenkin sitä mieltä, ettei valmistautuminen ollut riittävää. Palvelupisteelle olisi pitänyt järjestää heille suunnattua koulutusta uudesta Uranus-versiosta. Koulutuksen ajankohta ja tapa olisi pitänyt suunnitella niin, että kaikki Palvelupisteen työntekijät olisivat päässeet osallistumaan siihen tasavertaisesti. Lisäksi uuden potilastietojärjestelmän ohjeita olisi pitänyt selkeyttää ja niiden löydettävyyttä parantaa.
Uranus 8.4:n käyttöönotto tapahtui viikolla 5. Seuraavalla viikolla Palvelupisteelle tulleiden yhteydenottojen määrä moninkertaistui. Työpyynnöt olivat myös tavallista monimutkaisempia, minkä vuoksi Palvelupiste ruuhkautui pahasti. Tätä oltaisi voitu helpottaa selkeämmillä ohjeilla, paremmalla yrityksen sisäisellä kommunikaatiolla ja tehokkaammalla koulutuksella. Myös työvuoroja olisi voitu suunnitella paremmin.
Palvelupiste selviytyi haasteista huolimatta käyttöönotosta hyvin. Tulevaisuutta ajatellen yrityksen sisäistä viestintää on kuitenkin parannettava. Tulevissa käyttöönotoissa Palvelupisteen työntekijöiden koulutus pitää myös suunnitella paremmin ja koulutuksen tulee olla tukihenkilöille suunnattua. Selvästi kasvanut työpyyntöjen määrä antaa myös aihetta pohtia Palvelupisteen henkilöstömäärän nostamista asiakaspalvelun laadun ja nopeuden ylläpitämiseksi.
Palvelupiste valmistautui Uranus 8.4:n käyttöönottoon käymällä uuteen versioon liittyvissä koulutuksissa ja yleisötilaisuuksissa. Kaikki Palvelupisteen työntekijät olivat kuitenkin sitä mieltä, ettei valmistautuminen ollut riittävää. Palvelupisteelle olisi pitänyt järjestää heille suunnattua koulutusta uudesta Uranus-versiosta. Koulutuksen ajankohta ja tapa olisi pitänyt suunnitella niin, että kaikki Palvelupisteen työntekijät olisivat päässeet osallistumaan siihen tasavertaisesti. Lisäksi uuden potilastietojärjestelmän ohjeita olisi pitänyt selkeyttää ja niiden löydettävyyttä parantaa.
Uranus 8.4:n käyttöönotto tapahtui viikolla 5. Seuraavalla viikolla Palvelupisteelle tulleiden yhteydenottojen määrä moninkertaistui. Työpyynnöt olivat myös tavallista monimutkaisempia, minkä vuoksi Palvelupiste ruuhkautui pahasti. Tätä oltaisi voitu helpottaa selkeämmillä ohjeilla, paremmalla yrityksen sisäisellä kommunikaatiolla ja tehokkaammalla koulutuksella. Myös työvuoroja olisi voitu suunnitella paremmin.
Palvelupiste selviytyi haasteista huolimatta käyttöönotosta hyvin. Tulevaisuutta ajatellen yrityksen sisäistä viestintää on kuitenkin parannettava. Tulevissa käyttöönotoissa Palvelupisteen työntekijöiden koulutus pitää myös suunnitella paremmin ja koulutuksen tulee olla tukihenkilöille suunnattua. Selvästi kasvanut työpyyntöjen määrä antaa myös aihetta pohtia Palvelupisteen henkilöstömäärän nostamista asiakaspalvelun laadun ja nopeuden ylläpitämiseksi.