Hajautetut projektiryhmät suunnittelu- ja konsulttialalla : Tutkimus yhteistyön haasteista

Abstract

Suunnittelu- ja konsulttialan yrityksessä astui voimaan organisaatiomuutos 1.1.2013, jossa siirryttiin maantieteelliseen jaotteluun perustuvasta alueorganisaatiosta linjaorganisaatioon. Organisaatiomuutoksen tavoitteiksi asetettiin toiminnan parantaminen lisäämällä toimipisteiden välistä yhteistyötä jakamalla ja vaihtamalla resursseja. Myös toimeksiantojen suorittamista toisella paikkakunnalla oli tarkoitus helpottaa. Organisaatiomuutoksen vaikutuksia ei ole aiemmin tutkittu teemahaastattelun keinoin yrityksessä. Tästä syystä käynnistettiin kvalitatiivinen tutkimus, jossa on keskitytty hajautettuihin projekteihin osallistuneiden kokemuksiin virtuaalisesta työskentelystä.

Kokemuksia kartoitettiin haastatteluiden avulla, jotka suoritettiin virtuaalisen projektityöskentelyn viestintävälineillä: kasvokkain, puheluilla, pikaviesteillä sekä videoneuvottelujärjestelmillä. Haastatteluissa keskityttiin projektien onnistumisiin ja epäonnistumisiin, tiedonsiirron kulkuun, projektien johtamiseen ja henkilöstön kokemuksiin. Teemahaastattelu valikoitui haastattelumenetelmäksi, jotta keskustelu oli vapautuneempaa. Vapaata keskustelua tuki myös haastateltavien anonymiteetti.

Haastatteluissa esille tulleita teemoja olivat projektipäällikön osaaminen, tavoitteiden epäselvyys, projektin aloituskokouksen sekä projektipalavereiden tärkeys projektin onnistumisen ja yhteistyön kannalta, työnohjauksen ja tulosten tarkastelun merkitys. Näiden teemojen pohjalta muodostettiin käsitys yrityksen projektijohtamisen tilasta.

Haastatteluiden perusteella voitaneen todeta, että organisaation projektijohtamisessa on kehitettävää. Kehittäminen on kuitenkin pitkä prosessi, koska ongelmat johtunevat organisaation orgaanisen oppimisen puutteesta. Projektityöskentelyssä ei synny luonnollisia tilanteita vaihtaa ja kasvattaa yrityksen osaamista. Mentor-tutor -malli antaa mahdollisuuden osaavien ammattilaisten tiedon siirtämiseksi kokemattomammille henkilöille. Mentoreiden arvostusta tulisi kasvattaa, jotta he motivoituisivat paremmin tehtävään. Näin asiantuntijuudesta tulisi luoda houkutteleva vaihtoehto esimies- tai johtamisuran rinnalle.

On 1.1.2013 an organizational transformation was completed in a company in the field of design and consulting. Targets were set for the organizational transformation when company’s organizational change was planned. One of the goals of the transformation was to improve collaboration between offices by increasing sharing and interchange of resources. Performing of assignments in different offices was also set out to be made easier. The effects of organizational change have not been an object of a themed interview study before in the company. For that reason a qualitative study was planned. The focus of the study was in the experiences of employees who have participated in a distributed project work.

The experiences were recorded with the help of interviews, which were conducted using the different ways to communicate in virtual project work: using face to face meetings, calls, instant messages and video conference systems. In the interviews the focus was on matters that had led to success or failures in projects, project management, information flow and in the experiences of project workers. To allow interviews to be as open as possible full anonymity was given to the participants. For the same reason a themed interview was chosen as the interview method.

The common themes that came up in the interviews were the know-how of the project manager, unclear objectives for the projects, the importance of meetings during and in the beginning of a project in terms of success and collaboration and the significance of guidance and meeting the project objectives. Based on the aforementioned themes, a general picture of the state of the company’s project management could be formed.

Based on the interviews, the company’s project management needs development. The issues may lie in the lack of organizational learning, and therefore the development will be a long process. There are no natural situations in project work where people could share and grow the knowledge of the organization. The mentor - tutor model gives the organization the opportunity to share the knowledge of experienced workers to younger employees. The appreciation towards the specialists should be increased in order to get them motivated in mentoring the tutors. That way the role of a specialist would be more appealing to employees instead of supervisor and leadership careers.