Perehdytysopas Lyhytaikaisyksikkö Manskuun

Abstract

Sosiaali- ja terveysala kohtaa tällä hetkellä merkittäviä haasteita esimerkiksi väestön ikääntymisen, työikäisen väestön vähenemisen sekä henkilöstön kuormittuneisuuden vuoksi. Tämä lisää painetta vahvistaa alan veto- ja pitovoimaa, jossa yhtenä keskeisenä keinona on laadukas perehdytys. Hyvin toteutettu perehdytys tukee työntekijän sopeutumista työyhteisöön, lisää työn mielekkyyttä ja ehkäisee ennenaikaista henkilöstön vaihtuvuutta.

Tämän kehittämismuotoisen opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia selkeä ja informatiivinen sähköinen perehdytysopas Helsingin kaupungin vammaistyön lyhytaikaisyksikkö Manskun uusille vakituisille ja määräaikaisille työntekijöille. Tarkoituksena oli luoda käyttäjälähtöinen ja helposti päivitettävä kokonaisuus, joka tukee uusien työntekijöiden perehtymistä yksikön toimintaan, kulttuuriin ja käytänteisiin, kasvokkain tapahtuvan perehdytyksen rinnalla. Tavoitteena oli kehittää työelämäkumppanin toimintaa, vahvistamalla perehdytyksen laatua ja yhdenmukaisuutta.

Opinnäytetyön tietoperusta rakentuu vammaispalveluiden ja vammaistyön lainsäädännöllisestä ja toiminnallisesta viitekehyksestä, erityisesti Helsingin kaupungin palvelurakenteesta, sote-alan osaamisvaatimuksista sekä perehdyttämisen teoriasta ja käytännöistä. Aineisto ke rättiin dokumenttianalyysin ja aivoriihi menetelmää hyödyntävän ryhmämuotoisen kehittämistyöpajan avulla. Dokumenttiaineisto tarjosi tietoa yksikön käytänteistä ja toimintatavoista, ja työpajan avulla koottiin näkemyksiä sekä kehittämisideoita. Aineiston pohjalta koottu perehdytysopas luotiin sähköiseen muotoon hyödyntäen Canva-ohjelmaa. Materiaali muokattiin visuaalisesti ja kielellisesti selkeäksi, jotta se palveli eri-ikäisiä ja erilaisista taustoista tulevia työntekijöitä.

Tuotoksena syntyi 54 sivua kattava sähköinen perehdytysopas. Valmis tuotos arvioitiin SWOT analyysin avulla ja siitä kerättiin palautetta sekä yksikön esihenkilöltä että työntekijöiltä. Palautteen perusteella tuotos arvioitiin selkeäksi, hyödylliseksi ja hyvin käytäntöön soveltuvaksi kokonaisuudeksi, joka vahvistaa työnantajan mahdollisuuksia tarjota laadukasta ja ajantasaista perehdytystä. Materiaalia voidaan helposti päivittää käytänteiden muuttuessa. Tuloksia voidaan hyödyntää työelämässä perehdytyksen laadunvarmistuksessa ja henkilöstön osaamisen tukemisessa. Jatkossa opasta voidaan kehittää edelleen esimerkiksi laajentamalla sen sisältöä interaktiiviseksi perehdytysmateriaaliksi, jossa hyödynnetään videoita, testejä ja käytännön harjoituksia. Lisäksi oppaaseen voitaisiin liittää ominaisuus, jonka avulla työntekijän etenemistä perehdytyksessä voidaan seurata ja arvioida.

The social and health care sector is currently facing significant challenges, such as an aging population, a decreasing working-age population, and high employee workload. These factors increase the pressure to strengthen the sector’s recruitment and retention, where one key method is high-quality orientation. Well-implemented orientation supports employees’ adaptation to the work community, enhances job satisfaction, and helps prevent premature staff turnover.

The purpose of this development-oriented thesis was to create a clear and informative digital orientation guide for new permanent and fixed-term employees at the Short-Term Disability Unit Mansku, part of Helsinki City’s disability services. The aim was to design a user-centered and easily updatable resource that supports new employees in familiarizing themselves with the unit’s operations, culture, and practices, alongside face-to-face orientation. The goal was to develop the operations of the workplace partner by strengthening the quality and consistency of orientation.

The theoretical framework of the thesis is based on the legal and operational context of disability services and disability work, particularly the service structure of Helsinki City, the competence requirements in social and health care, and theories and practices of orientation. Data were collected through document analysis and a group-based development workshop using brainstorming methods. The document analysis provided information on the unit’s practices and procedures, while the workshop gathered insights and development ideas. Based on the collected data, the orientation guide was created in digital format using Canva. The material was visually and linguistically adapted to be clear and accessible for employees of different ages and backgrounds.

The final output is a 54-page digital orientation guide. The product was evaluated using a SWOT analysis, and feedback was collected from both the unit’s supervisors and employees. Based on the feedback, the guide was assessed as clear, useful, and highly applicable in practice, strengthening the employer’s ability to provide high-quality and up-to-date orientation. The material can be easily updated as practices change. The results can be utilized in workplace orientation quality assurance and in supporting staff competence. In the future, the guide can be further developed, for example, by expanding it into interactive orientation material using videos, quizzes, and practical exercises. Additionally, a feature could be added to track and evaluate employees’ progress in the orientation process.