Henkilöstön perehdyttämismateriaalin digitalisointi – case: vammaispalvelusäätiön Savivuoren asunnot

Abstract

Tässä toiminnallisessa opinnäytetyössä muutettiin paperinen perehdytysmateriaali nykyaikaiseksi, eli sähköiseksi toimeksiantajan toiveesta ja heidän käyttöönsä. Toimeksiantaja oli Keski-Suomen vammaispalvelusäätiö ja säätiön asumispalvelut. Työtä rajattiin niin, että sen pääpano oli säätiön tehostetun asumispalvelun yksiköllä, Savivuoren asunnot. Savivuoren asunnot- yksikkö toimi työssä pilotti-kohteena, jolle laadittiin valmis perehdyttämismateriaali, jonka tarkoituksena oli myös toimia malliesimerkkinä muille säätiön asumisen yksiköille. Muille yksiköille laadittiin myös kaikkiin samanlainen yleistä säätiön perehdyttämistä käsittelevä osio, jonka tarkoituksena oli yhtenäistää kaikkien asumispalveluiden perehdyttämismateriaaleja. Keskeisiä käsitteitä työssä oli perehdyttäminen, perehdytysmateriaali, sähköinen perehdyttäminen ja perehdyttämisen lakisääteisyys, jotka selvittämällä ja joita hyödyntämällä työssä saatiin kehitettyä laadukas perehdytysmateriaali. Opinnäytetyössä käytettiin menetelmänä yhteiskehittämistä työpajoissa, joihin osallistui kehittäjien lisäksi toimeksiantaja. Näitä yhteispajoja pidettiin neljä kappaletta ja niissä ideoitiin perehdytysmateriaalia, päätettiin sähköisen alustan valitsemisesta ja kehittäjät esittelivät valmiin tuotoksen pyytäen ja saaden korjausehdotuksia. Toinen työssä käytetty menetelmä oli tiedonhaku, jonka avulla löysimme luotettavia ja monipuolisia suomalaisia sekä englannin- ja ruotsinkielisiä lähteitä. Opinnäytetyössä työ-prosessia kuvataan ja siinä edetään järjestyksessä käyttäen Kostamon, Airaksisen ja Vilkan (2022) erittelemiä toiminnallisen opinnetyön vaiheita, joita ovat ideataso, sitoutuminen, kehittäminen, kirjoittaminen ja viimeistely. Opinnäytetyön toiminnallisena tuotoksena saatiin aikaiseksi säätiön asumisenpalvelujen perehdyttämistä yhtenäistävä materiaali, jota nimetään raportissa käsikirjoitukseksi ja joka on Word-tiedosto. Savivuoren asunnoille saatiin laadittua valmis perehdyttämismateriaali, joka on PowerPoint-alustalla, sekä luotua video, jossa jatkossa voi olla esihenkilö esittelemässä itseään ja toivottamassa uuden työntekijän tervetulleeksi. Lisäksi säätiön asumispalveille laadittiin infokirje uusille työntekijöille, joka heille voidaan lähettää työsopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, sekä kaksi erilaista luonnosta perehdyttämisen tarkistuslistasta, jolla perehdyttämisen edistymistä on mahdollista seurata. Opinnäytetyöprosessin aikana kehittäjät saivat toteuttaa aidon työelämän kehittämistehtävän sosiaalialan yksikössä, ja samalla tekijät oppivat toteuttamaan tulevaisuuden työpaikoissa vastaavia projekteja. Opinnäytetyössä saatiin vastattua kehittäjien valitsemiin kysymyksiin: Miten perehdytys muutetaan sähköiseksi ja mitä laadukas perehdytys pitää sisällään? Toimeksiantaja hyötyi opinnäytetyöstä, pysyen sen myötä perehdytyksessään ajan tasalla ja samalla myös muut hyvän perehdytyksen edut ovat saavutettavissa. Opinnäytetyötä voidaan jatkokehittää mm. laatimalla muille säätiön asumispalveluiden yksiköille yksikkökohtaiset ohjeistukset ja visualisoimalla materiaaleja.