Ostoreskontra- ja maksuliikenneohjelmien ohjekansio taloushallinnon palvelukeskukseen

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli saada ostoreskontra- ja maksuliikennetiimiin uusi päivitetty ohjekansio, jota toimeksiantaja pystyy käyttämään perehdytyksessä. Työn toimeksiantaja on eteläsavolainen taloushallinnon palvelukeskus Yritys Oy, joka kuuluu eteläsuomalaiseen Konserniin Yritys X. Opinnäytetyössä selvitettiin, mitä on hyvä perehdytys ja mitä toiveita Yritys Oy:llä on ohjekansion tekemisessä.

Työn viitekehys koostuu kahdesta osasta. Ensimmäisessä osassa käydään läpi perehdytystä. Toinen osio sisältää ostoreskontra- ja maksuliikenteen prosessit. Prosessitosiossa kerrotaan ensin yleisesti prosesseista ja lopuksi keskitytään varsinaisesti ostoreskontra- ja maksuliikenteen prosesseihin, jossa lopputyön pääpaino.

Tutkimusmenetelmänä on käytetty kvalitatiivista tutkimusta. Kohteiksi valikoituivat reskontratiimin vetäjä ja reskontrassa olevat harjoittelijat. Haastattelin reskontran tiiminvetäjää, havainnoinnit tein muiden harjoittelijoiden perehdytyksestä ja saamastani perehdytyksestä. Havainnoinnissa kiinnitin huomiota siihen, kuinka perehdytys suoritettiin sekä miten ohjekansioita käytettiin perehdytyksessä. Suoritin opintoihini liittyvän syventävän harjoittelun toimeksiantajalla, minkä jälkeen he antoivat toimeksiannon opinnäytetyöstä.

Tutkimusongelmana oli saada vanha ohjekansio sähköiseen muotoon ja luoda uusista järjestelmistä ohjeet, jotka auttavat Yritys Oy:n uusia työntekijöitä ja harjoittelijoita nopeampaan perehtymiseen. Tuloksista käy ilmi, että työ on hyvin ajankohtainen ja tarpeellinen Yritys Oy:lle. Heillä ei ole toimivaa ja selkeää ohjekansiota, jota he voisivat käyttää uuden henkilön perehdytykseen. Ohjekansion luovuttamisen jälkeen Yritys Oy on ottanut sen heti käyttöön ja he ovat olleet siihen tyytyväisiä.

The purpose of this bachelor´s thesis is to come up with a new and better guidebook to new employees and trainees that the client can use in orientation. The thesis was assigned by a financial service centre from Etelä-Savo, part of a group from southern Finland. In the thesis good orientation was defined and also the needs of the client were taken into consideration.

The framework was divided into two different parts. The first part includes orientation. The second part involved the invoicing processes and payment transactions. The invoicing processes and payment transactions are first introduced in general. The main focus of the thesis is on the invoice and payment transactions processes.

I used qualitative interviews as a method of study. The target group consisted of the invoice processing and payment transaction system leader and the trainees that were there. Furthermore, I used my own observations. I interviewed the team leader. I observed the trainees, their orientation and the use of guidebook. I also made notes of my own daily observations and experiences. I did my practical training with the client after which they assigned me with the thesis.

The aim of the thesis was to make the guidebook into electronic format and write instructions for the new processes which will help the company and their new employees in orientation. The results show that the guidebook is very topical and useful for the company. They do not have an efficient and clear guidebook to use when orientating a new employee. After handing in the guidebook the company has taken it into use and have been pleased with it.