Sähköisen ostamisen käynnistäminen Joensuun kaupungin ravintopalveluissa

Abstract

Tuotannonohjusjärjestelmän käytön laajentaminen ja tehostaminen mahdollisti sähköisen ostotilausprosessin käynnistämisen Joensuun kaupungin ravintopalveluissa. Opinnäytetyössä kuvataan raaka-aineiden sähköinen ostotilausprosessi, jossa ostotilaukset pohjautuvat hankintasopimuksiin, ammattikeittiön tuotantosuunnitelmaan ja ostotoiminnasta olevaan yhteiseen ohjeistukseen. Sähköisellä ostotilausprosessilla ja yhdenmukaisilla tilausohjeilla ja toimintatavoilla vastataan ammattikeittiöiden lisääntyviin tehokkuuden vaatimuksiin.

Toiminnallisen opinnäytetyön tietoperusta sisältää tietoa Aromi-tuotannonohjausjärjestelmästä, raaka-aineiden hankinnasta, ammattikeittiön tietovirroista ja sähköisestä ostamisesta. Toiminnallisessa osassa toteutettiin tuotannonohjausjärjestelmän käytön laajentaminen ottamalla käyttöön sähköinen ostotilaus, koulutettiin esimiehet sähköiseen ostamiseen ja aloitettiin erilaisten toimintatapojen yhtenäistäminen keittiöissä. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin kyselyä, ryhmähaastattelua ja havainnointia osallistujana, joiden avulla selvitettiin sähköisen ostamisen aloittaneissa keskuskeittiöissä puolen vuoden käyttöönoton aikana sähköisestä ostamisesta saadut hyödyt ja esiin tulleet ongelmat.

Sähköisestä ostotilausprosessista saatavat hyödyt olivat ruokalistan mukaisten tuotteiden siirtyminen suoraan tilauksille tilattaviksi oikeista ostopaikoista, muistinvaraisen toiminnan väheneminen ja tilausvirheiden väheneminen. Ajansäästöä ostotilausten tekemisessä ei alkuvaiheessa koettu saatavan. Ongelmia koettiin olevan tilauspalautteen lukemisessa ja manuaalisessa lähetyslistojen käsittelyssä. Tiedonkulun sujuvuudella, virheettömyydellä ja oikea-aikaisuudella todettiin olevan suuri merkitys sähköisessä ostotilausprosessissa. Jatkotutkimusaiheena sähköisen asioinnin merkitys Itä-Aromissa; millaista hyötyä saadaan sähköisesti tapahtuvasta tiedonsiirrosta ja minkälaisia ongelmia tulee esiin.

To extend and to enhance the use of the production management system enabled to launching the electronic purchasing in the Food services of the city of Joensuu. This thesis describes the launching of electronic purchasing, encountered benefits and problems, instilling the common order instructions and practices in the kitchens and the importance of the information flows. Increasing efficiency demands of the professional kitchen were answered by the electronic purchase order process and the common order instructions and practices.

The thesis is practise-based and the theory basis contains information of Aromi production management system, purchase of raw materials, the information flows in the professional kitchen and the electronic purchasing. The practise-based was carried out by extending production management system in the kitchens by launching the electronic purchasing, training the kitchen managers and starting to combine different ways to practise in the kitchens. The data was collected by using query, group interview and participant observation. Those were used to find out what were encountered benefits and problems during the half year launching.

The benefits of the electronic purchase process were the correct products of menu can be ordered directly from the correct purchase places as well as memory backup function and order errors decreased. At the beginning of the purchase orders there was not time saving available. There were problems to read the orders feedback and to process send lists manually. The results show that the information flows should be smooth, accurate and timely in the electronic purchase process. Further research could be the importance of e-Services in Itä-Aromi and what kind of benefits and problems there could be in electronic data transferring.