Palkanlaskennan laadun kehittäminen

Abstract

Palkanlaskenta on yrityksen sisäinen toiminto, joka tuottaa palvelua muille sisäisille toiminnoille. Sisäiset toiminnot voidaan nähdä asiakkuuksina, joihin vaikuttavat samat toimintaperiaatteet kuin ulkoisiinkin asiakkuuksiin. Kaikki yrityksen toiminnot liittyvät samaan prosessien ketjuun, joka lopulta tuottaa ulkoiselle asiakkaalle kohdistetun tuotteen tai palvelun.

Asiakkaalle tuotettuun laatuun vaikuttaa koko prosessin toiminta. Tässä opinnäytetyössä tarkastellaan yhtiön palkanlaskennan laatua ja kehittämistä. Palkanlaskenta on sisäinen toiminto, joka huolehtii työntekijöiden palkanmaksusta lakien ja työehtosopimusten edellyttämällä tavalla. Palkanlaskenta myös tuottaa materiaalia muulle organisaatiolle, kuten laskutukselle ja kirjanpitoon.

Opinnäytetyö tehtiin Suomen Transval Oy:lle, joka tarjoaa sisälogistiikan ulkoistuspalveluita kotimaan markkinoilla. Yhtiön toiminta perustuu osaavaan ja motivoituneeseen henkilöstöön. Palkka on yksi työn tekemisen motivaattoreista ja sillä on merkitystä ihmisen toimeentuloon ja hyvinvointiin. Palkanlaskennan laadulla ja kehittämisellä on merkitystä koko liiketoiminnalle.

Opinnäytetyön päätavoitteena oli selvittää, miten palkanlaskennan laatua voidaan kehittää ja parantaa, sekä tehdä yhteistyössä palkanlaskijoiden kanssa suunnitelma palkanlaskennan laadun kehittämiseksi. Sivutavoitteena oli löytää sisäisten toimintojen kehittämiseen vaihtoehtoinen tapa, jota voidaan jatkossa hyödyntää niin kohdeorganisaatiossa kun muissakin yrityksissä.

Opinnäytetyö on toiminnallinen ja koko työ rakentui kohdeorganisaatiossa toteutetun kehittämistyön ympärille. Kehittämisen perustana käytettiin toimintatutkimuksen prosessia. Tutkimusmenetelminä käytettiin lomakekyselyä, dokumenttianalyysiä, havainnointia ja työpajatyöskentelyä. Työ rajattiin koskemaan palkanlaskennan ja esimiesten välistä sisäistä asiakkuutta.

Kehittämistyön aikana toteutettiin palkanlaskennan laatua koskeva kysely yhtiön esimiehille, analysoitiin palkanlaskennan sähköpostiviestintää esimiesten kanssa ja työpajoissa palkanlaskijoiden kanssa määriteltiin palkanlaskennan laatua sekä tehtiin suunnitelma palkanlaskennan laadun kehittämiseksi.

Opinnäytetyön lopputuloksena syntyi suunnitelma valittujen kehittämiskohteiden toteuttamiseksi sekä mittarit, joilla onnistumista ja laatua mitataan. Käytettyä kehittämisen mallia on mahdollista hyödyntää jatkossa muiden sisäisten asiakkuuksien kehittämisessä niin kohdeorganisaatiossa kun muissakin yrityksissä.

The payroll process is an internal function that provides service to other internal functions. Internal functions can be seen as customer relationships, which are affected by the same policies as external customer relationships. All company activities are related to the same chain of processes that will eventually produce a product or service targeted to an external customer.

The operation of the whole process affects the quality delivered to the customer. This thesis examines the quality and development of a company's payroll process. A payroll department is an internal function that takes care of employees' wage payment, as required by laws and collective agreements. The payroll department also produces material for the rest of the organization, such as billing and accounting.

This thesis was made for Suomen Transval Oy, a company that provides internal logistics outsourcing services to the domestic market. The company's operations are based on skilled and motivated staff. Salary is one of the motivators for working, and it is relevant to livelihoods and wellbeing of people. The quality and development of the payroll process is important to the whole business.

The main objective of the thesis was to determine how the quality of the payroll process can be developed and improved, and together with payroll clerks, make a plan to improve the quality of that process. A side goal for the thesis was finding an alternative method to develop internal operations, which can then be used in the target organization, as well as other companies.

The thesis is functional and the whole work was based on the development carried out in the target organization. The development was based on the process of activity analysis. Questionnaires, document analysis, observation and workshops were used to gather data. The work was limited to the internal customer relationships between payroll and managers.

A survey about the quality of payroll was carried out for the managers and payroll email communication was also analyzed with them. The quality of payroll was defined in workshops with payroll clerks and a plan to improve the quality of payroll was created.

As a final result of the thesis, a plan to implement the selected development targets was born, as well as instruments to measure success and quality. The development model that was used can be utilized in the future within the development of other internal customer relationships, in the target organization as well as other companies.