Käräjäsihteerin arki muuttuvassa organisaatiossa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia Helsingin käräjäoikeuden uutta työjärjestystä oikeushallinnollisena organisaatiomuutoksena sekä käräjäsihteerien työtehtäviin kohdistuvia muutosvaikutuksia kvantitatiivisen tutkimusotteen keinoin. Työn tarkoituksena oli tarkastella käräjäoikeutta organisaationa ja selvittää organisaatiomuutoksen vaikutuksia erityisesti työyhteisöön. Opinnäytetyö tarjoaa käytännönläheisen näkökulman käräjäoikeuden muutosprosessiin.

Opinnäytetyö on asiasisältönsä puolesta jaettu kahteen toisistaan eroavaan osioon, joiden tarkastelu on tarkoituksenmukaista tutkimuskohteen kokonaisuuden hahmottamiseksi. Teoriaosuus keskittyy tutkimusaiheen taustalla vaikuttavien teoreettisten oppien yhdistelemiseen lähdekirjallisuuteen tukeutuvana kokonaisuutena, joka muodostuu organisaatiomuutokseen, julkishallintoon, työntekijän asemaan, Helsingin käräjäoikeuteen ja käräjäsihteerin toimenkuvaan liittyvistä osa-alueista. Työn tutkimusosiossa pyrittiin selvittämään lainkäyttöosastomuutoksen käytännön merkitystä käräjäsihteerien toimeen. Käräjäsihteereiltä kysyttiin kymmenen organisaatiomuutoksen vaikutuksiin liittyvää kysymystä joko monivalintakysymyksinä tai avoimen vastaustilan sallimissa rajoissa. Kyselyn toteuttaminen mahdollisti myös vuorovaikutusta organisaatiomuutoksen implementoineen Helsingin käräjäoikeuden kanssa.

Kysely lähetettiin saatekirjeen kera otokseen valituille lainkäyttöosastoilla työskenteleville 126 käräjäsihteerille, joista 53 vastasi kyselyyn. Näin ollen tutkimuksen vastausprosentiksi saatiin 42 %. Tulokset analysoitiin Excelin avulla ja muutettiin tämän jälkeen tilastoitavaan ja sanalliseen muotoon. Tulosten perusteella organisaatiomuutoksen tarpeellisuus koettiin ristiriitaiseksi. Suurin osa vastaajista (62 %) kyseenalaisti muutoksen tarkoituksenmukaisuuden, kun taas osa (32 %) ei halunnut ottaa asiaan kantaa. Pieni osa vastaajista (6 %) mielsi suuremman osastokoon olleen hyödyllinen. Lainkäyttöosastojen muutoksen positiivisina vaikutuksina mainittiin mahdollisuus uuden oppimiseen, vaivattomuus sijaisuuksien järjestämisessä ja puhelinpäivystysten määrän lasku. Negatiivisesti nähtäviä uudenlaisia haasteita koettiin aiheutuneen etäisyyksien kasvamisesta, yhteishengen huonontumisesta, poissaolojen kontrolloinnin vaikeutumisesta, esimiesten saatavuuden vähenemisestä ja työmäärien lisääntymisestä.

Court secretary’s weekday in a changing organization

The objective for carrying out this thesis was to study the standing orders of Helsinki district court as a judicial administrational change as well as the change effects affecting the duties of court secretaries by the means of quantitative examination. The object of this work was to observe the district court as an organization and figure out the influence of organizational change focusing on work community. The thesis offers a practical point of view to the district court’s process for change.

The content of the thesis has been divided in two parts, different from each other, which can be viewed together to see an outline of the overall unity. The theoretical part focuses on connecting the academic aspects which are influential within the framework as a whole and are based on source books. The research’s functional section was implemented as an enquiry for finding out the practical meaning and effect of the department’s jurisdictional change to the posts of court secretaries. With the questionnaire, the court secretaries were asked 10 questions concerning the effects of organizational change either as multiple choice questions or within the limits of an open space reply.

The enquiry was sent with a covering letter to 126 jurisdictional departments’ court secretaries (designated sample), from which 53 answered that which was asked within the questionnaire. Consequently 42 % was the percentage of responses gained. The results were analyzed by means of Excel and amended into statistical and verbal form afterwards. On the strength of the results, the organizational change although necessary was a cause of experienced dis-harmony. The largest proportion of the respondents (62%) questioned the convenience of the change, whereas a portion (32%) didn’t want to take a stand on the subject. A small part of respondents (6%) perceived the larger size of department as advantageous. Possibility of learning new things, easier substitution arranging and the decrease of absent subscriber service needed were mentioned as positive effects of the change of jurisdictional departments.

New type of challenges were seen as a negative side, which has been caused by growing distances, the deterioration of team spirit, difficulties in controlling absences, the decrease of managers availability as well as the increase of workloads.