Implementation of Safety and Compliance Management System in a Part-145 approved aircraft maintenance organisation

Abstract

Opinnäytetyössä tutkittiin ilmailuviranomaisen hyväksymän liikennelentokoneiden huolto-organisaation, Polar Aviation Oy:n turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuuden hallintojärjestelmän (SCMS) laatimista, käyttöönottoa ja laadunvarmistusta auditointia apuna käyttäen. Erityinen painotus on SCMS:n mahdollistavan Turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuuden hallintokäsikirjan, Safety & Compliance Management Manualin (SCMM) laatimisella. Turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuuden hallintojärjestelmä tulee yhteiseurooppalaisen ilmailuviranomaisen säätämän ilmailulain velvoitteena pakolliseksi kaikille luvanvaraista ilma-alusten huoltotoimintaa harjoittaville yrityksille viimeistään joulukuussa 2024. Opinnäytetyö on laadittu englanniksi, koska itse käsikirja ja sitä tukeva lainsäädäntö ja ilmailumääräykset ovat myös englanninkielisiä.

SCMM:n taustalla vaikuttavaa kehitystä ilmailualan turvallisuusjärjestelmissä verrataan ilmailulakiin sekä määräyksiin ja kuvataan, miten yhtiökohtaisen käsikirjan tulee näitä lakeja sekä määräyksiä kuvastaa ja mitä asioita käsikirjan laadinnassa tulee huomioida. Kyseinen vaatimus yhtiökohtaisesta, täydellisestä turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuuden hallintojärjestelmästä on ilmailualalla uusi ja opinnäytetyö kuvaa tältä osin täysin uutta prosessia.

Opinnäytetyöprosessin aikana organisaation SCMM-käsikirja saatettiin muotoon, jossa se oli toimivaltaisen ilmailuviranomaisen alustavasti hyväksymä ja sen vaatimat tukitoiminnot olivat valmiina käytettäväksi. Työn tuloksista tulee ilmi yhtiön johdon sitoutumisen tärkeys muutoksiin ja millaisia hankaluuksia voi olla saada jokin suurehko muutos sisäistettyä yhtiön päivittäiseen työskentelyyn ja työskentelykulttuuriin. Opinnäytetyö ottaa myös konservatiivisesti kantaa siihen, miten organisaatio voi tulevaisuudessa hyödyntää turvallisuushallintojärjestelmän yhteydessä käyttöönotettua muutostenhallintajärjestelmää ilmailulainsäädännön kehittyessä lähitulevaisuudessa.

The objective of the thesis was to investigate the process behind obtaining an approval for a Safety & Compliance Management System (SCMS) for a Part-145 approved aircraft maintenance organisation, Polar Aviation Oy. The majority of the thesis was focused on the preparation of Safety & Compliance Management Manual (SCMM), which is the basis for the organisation specific SCMS and the quality audit function used to ensure the systems’ compliance with the regulation and company procedures. The Management System consisting of Compliance and Safety Management parts will be mandatory for all Part-145 approved maintenance organisations from December 2024 as required by the European Union Aviation Safety Agency (EASA). The thesis is drafted in English language, as both the SCMM and the supporting regulations are published in English.

The developments behind Aviation Safety systems that have been in motion leading to the requirement of a Safety Management system are compared to the regulation issued by EASA and it is shown how these are implemented to the organisation specific manual and what are the details that the manual shall behold. As the requirement of an organisation specific, total safety system is a new demand from the authority, the processes defined within the thesis are completely new for the aircraft maintenance industry.

During the thesis process, the organisation’s SCM manual was completed in a form approvable for the National Aviation Authority and all the supporting functions were established and ready for use. The conclusions indicate the importance of senior managements’ commitment to change, and possible difficulties encountered in implementing a significant change into the organisation’s daily functions. The thesis makes conservative recommendations on how to use the Management-of-Change method introduced within the safety management system to assist compliance with the regulation as it develops in the near future.