Palvelumuotoilulla työkaluja tiedon jalkauttamiseen

Abstract

Tämä opinnäytetyö keskittyy palvelumuotoilun hyödyntämiseen tiedon jalkauttamisessa Kuopion kaupungin Hyvinvoinnin edistämisen palvelualueella. Työn tavoitteena oli kehittää käytännöllisiä työkaluja, jotka tukisivat tiedon siirtymistä työntekijöille ja helpottaisivat sen omaksumista käytännön työssä. Tarve opinnäytetyölle syntyi huomiosta, että suuret organisaatiot kohtaavat usein ongelmia tiedon tehokkaassa levittämisessä ja käyttöönotossa, mikä voi heikentää työn laatua ja lisätä työkuormitusta.

Palvelumuotoilu on tässä opinnäytetyössä ihmis- ja käyttäjäkeskeinen suunnitteluprosessi, jossa käyttäjien osallistamisen avulla voidaan kehittää käyttökelpoisia ratkaisuja monimutkaisi-in ongelmiin. Tutkimusongelmana oli selvittää, miten palvelumuotoilua voidaan hyödyntää tiedon jalkauttamisessa ja millaiset työkalut voisivat auttaa Kuopion kaupungin organisaation eri toimialoja tiedon omaksumisessa. Opinnäytetyössä korostettiin myös positiivisen psykologian merkitystä. Positiivinen psykologia tarjoaa keinoja löytää ratkaisuja haasteisiin keskittymällä siihen, mikä jo toimii. Tämä lähestymistapa koettiin hyödylliseksi, koska se auttaa työyhteisöjä tunnistamaan ja hyödyntämään vahvuuksiaan tiedon jalkauttamisprosessissa.

Työn keskiössä on palvelumuotoilun menetelmien hyödyntäminen. Opinnäytetyössä toteutettiin palvelumuotoilun työpaja, jossa työntekijät osallistuivat aktiivisesti tiedon jalkauttamisen esteiden ja mahdollisuuksien kartoittamiseen. Opinnäytetyössä hyödynnettiin palvelumuotoilulle tyypillisiä menetelmiä, kuten tuplatimanttia, työpajatyöskentelyä, liikenne-valomenetelmää ja kuuden ajatteluhatun menetelmää. Tuplatimanttimalli auttoi jäsentämään prosessin tiedon keräämisestä ja analysoinnista aina ideointiin ja ratkaisujen prototypointiin.

Työpajan tuloksena kehitettiin kuusi keskeistä työkalua tiedon jalkauttamiseen: Onnistuneessa tiedonjalkauttamisessa on…-juliste, Polunraivaajien resepti onnistumisen avaimiksi-juliste, 6 muistisääntöä uuden tiedonjalkauttamisessa”-juliste, 4 T:n taktiikkalomake, 5 Y-lomake ja Mount Everest -lomake. Työkalut suunniteltiin auttamaan työntekijöitä tiedon jäsentämisessä ja omaksumisessa. 4 T:n taktiikkalomake keskittyy tavoitteiden, teorian, käytännön oppimisen ja tulosten väliseen yhteyteen, ja se on suunniteltu ryhmätyöskentelyn tueksi. 5 Y-lomake puolestaan auttaa tiedon jalkauttamisen suunnittelussa keskittymällä ydinkysymyksiin: ydin, yhteys, yhteistyö, ymmärrys ja ylläpito. Mount Everest -lomake toimii visualisointityökaluna, jossa käyttäjä voi rakentaa reitin tiedon jalkauttamisen tavoitteen saavuttamiseksi.

Opinnäytetyö osoittaa, että palvelumuotoilun menetelmillä on mahdollista kehittää työkaluja, jotka vastaavat organisaation käytännön tarpeisiin tiedon jalkauttamisessa. Opinnäytetyössä luotuja työkaluja voidaan soveltaa eri organisaation palvelualueiden tarpeisiin. Tiedon jalkauttaminen on jatkuva prosessi, joka vaatii organisaatioilta johdonmukaista viestintää, selkeitä toimintamalleja ja työntekijöiden sitouttamista. Opinnäytetyön tulokset tarjoavat työkaluja näiden prosessien tukemiseen ja osoittavat, että palvelumuotoilu voi olla keino ratkaista tiedon siirtymiseen liittyviä ongelmia suurissa organisaatioissa.