Tapahtumasuunnitelma : koirien erikoisnäyttelyn järjestämisopas Havannalaiset ry:lle

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tapahtumasuunnitelman tekeminen. Toimeksiantajana työlle toimi Havannalaiset ry, joka on havannankoirien rotuyhdistys. Yhdistyksen tarkoituksena on edistää havannankoiran rotumääritelmän mukaista jalostustyötä, tuoda rotua tunnetuksi sekä tukea toiminnallaan rodun monipuolista koiraharrastustoimintaa.

Työn päätavoitteena oli laatia erikoisnäyttelyopas Havannalaiset ry:n näyttelytoimikunnalle. Oppaan avulla yhdistyksen vuosittain vaihtuva näyttelytoimikunta osaa tulevaisuudessa toteuttaa Havannalaiset ry:n erikoisnäyttelyn oppaan toimintaohjeiden mukaan. Työ on toiminnallinen ja sen lopputuloksena syntyi opas.

Työn teoriaosuus rakennettiin erilaisista tapahtuman järjestämisestä kertovista lähteistä ja kirjallisuuden pohjalta. Kerätyn aineiston pohjalta muodostetussa tietoperustassa käytiin läpi koko tapahtuman järjestämisprosessi suunnitteluvaiheesta toteutukseen sekä jälkimarkkinoinnin toimenpiteisiin. Opinnäytetyön toiminnallinen osuus, eli opas rakentui koiranäyttelysääntöjen, Kennelliiton tuottaman teoriatiedon sekä haastatteluista kerätyn materiaalin avulla. Haastattelut antoivat kokemusperäistä tietoa ja tukivat teoriatietoa.

Haastattelut kohdennettiin henkilöille, joilla oli kokemusta koiranäyttelyistä. Vastaajat olivat joko olleet erikoisnäyttelyissä näytteilleasettajina taikka toimineet jossakin täyttelytoimikunnan roolissa. Strukturoitujen kyselyhaastattelukysymysten lisäksi käytettiin täsmennettyjä puhelinhaastatteluita sekä asiantuntijoiden konsultointia. Koottujen tietojen pohjalta oli helpompi rakentaa tapahtumajärjestäjän opas koirien erikoisnäyttelyille.

Opinnäytetyö antaa kokonaiskuvan siitä, miten tapahtuma järjestetään ja mitä eri vaiheita tapahtuman järjestäminen pitää sisällään, jotta voidaan rakentaa onnistunut tapahtuma sekä koirien erikoisnäyttely.

The purpose of this thesis was to make an event plan. The commissioner for the thesis was the breed association Havannalaiset ry, which is a breed association of Havanese dogs. The purpose of the association is to promote the breeding work of the Havanese dogs according to the breed definition, to make the breed known and to support the versatile dog hobby activities of the breed.

The main goal of the thesis was to prepare a specialty dog show guide for the show committee of Havannalaiset ry. With the help of a guide, the association's annually changing committee will be able to implement Havannalaiset ry’s special dog show in the future according to this guide. The work is functional, and its outcome is a guide.

The theoretical part of the thesis was built from various sources and with the help of written material on the organization of the event. Based on the data collected from the database the entire process of organizing the event was reviewed, from the planning stage to the implementation and after-sales measures. The practical part of the thesis, the guide, was built with the help of the dog show rules, the theoretical knowledge produced by the Kennel Club and the material collected from the interviews.

The interviews provided experiential information, supported theoretical knowledge. The interviews targeted people with experience in dog shows, who have performed exhibited their dogs at the shows or have information on organizing specialty dog shows. In addition to the interview questions in the structured questionnaire, there were detailed telephone interviews and expert consultation. Based on the gathered information, it was easier to build an event organizer's guide to specialty dog shows.

The thesis gives an overall picture of how the event is organized and what the different stages of organizing the event are to build a successful event and a specialty dog show.