Tendering and selection of logistics service providers for an industrial facility

Abstract

Nykyajan globaaleilla markkinoilla teollisuuslaitokset ovat vahvasti riippuvaisia logistiikkapalveluiden tuottajista, jotka varmistavat raaka-aineiden ja valmiiden tuotteiden tehokkaan kuljettamisen koko toimitusketjussa. Logistiikka-palveluiden kilpailutus- ja valintaprosessi on ensiarvoisen tärkeä, sillä sen onnistuminen vaikuttaa suoraan organisaation toiminnan tulokseen, kustannusrakenteeseen ja kilpailukykyyn. Tässä tutkimuksessa tutkittiin lähestymistapoja kilpailutuksen yhtenäisyyden ja kestävän kehityksen lisäämiseksi. Näiden lähestymistapojen avulla on mahdollista korjata nykyisten käytäntöjen puutteita ja edistää tehokkaampia hankintastrategioita. Myös palveluntarjoajien valintakriteereitä ja niiden arvottamista tutkittiin.

Tutkimuksessa selvitettiin kilpailutusprosessin nykytilaa, tunnistettiin puutteita erityisesti kestävän kehityksen näkökulmasta ja esitettiin malleja kestävien valintakriteereiden luomiseksi. Tutkimuksessa hyödynnettiin monimenetelmäistä lähestymistapaa. Aineisto kerättiin kyselyjen, haastattelujen ja asiakirjakatselmointien avulla. Aineiston perusteella pyrittiin arvioimaan prosessin nykytilaa kehitysehdotusten antamiseksi valintaprosessin haasteisiin vastaamiseksi.

Havainnot osoittavat, että hankintakäytäntöjä koskeva dokumentaatio on jokseenkin puutteellinen, sillä siitä puuttuvat palveluntarjoajille määritellyt valintakriteerit. Tutkimuksessa esitellään konsepteja, joita voidaan hyödyntää valintakriteerien määrittelyssä ja soveltamisessa sekä korostetaan vaaditun dokumentaation merkitystä. Kilpailutukset, joissa korostuvat keskinäinen ymmärrys ja yhteiset tavoitteet, on tunnistettu tehokkaaksi keinoksi edistää yhteenkuuluvuutta ja parantaa palvelun laatua. Analyysi korostaa myös läpinäkyvän viestinnän ja jatkuvan parantamisen tarvetta.

Tutkimuksen vaikutukset ulottuvat alan toimijoihin, hankinta-alan ammattilaisiin ja toimitusketjun hallintaan osallistuviin päätöksentekijöihin. Toteuttamalla tässä tutkimuksessa esitettyjä suosituksia toimeksiantaja voi optimoida kilpailutus- ja valintaprosessiaan, vahvistaa suhteita palveluntarjoajiin ja edistää heidän vastuullisuustavoitteitaan. Tämä ennakoiva lähestymistapa lisää toiminnan tehokkuutta, edistää laajempia ympäristötavoitteita ja mahdollistaa organisaatioiden roolin vastuullisina yritysvaikuttajina koko logistiikan toimialalla.

In today's globalized market, industrial facilities rely heavily on logistics service providers (LSP´s) to ensure the efficient movement of raw materials and finalized products throughout the supply chain. The tendering and selection pro-cess for LSP´s is critical, as it directly impacts the operational performance, cost structure and competitiveness of the organisation. In this thesis, approaches to enhance cohesion and sustainability in the tendering process and LSP selection criterion were investigated, aiming to address gaps in existing practices and promote more efficient procurement strategies.

The research questions explored the existing state of the tendering process, identified potential defects especially from a sustainability perspective, and proposed concepts to enhance sustainability in LSP selection criterion. By utilizing a mixed method approach including surveys, interviews and document reviews, data was collected and analyzed to evaluate the existing processes, provide developmental suggestions and present concepts to deal with the challenges that occur in the LSP selection process for this particular commissioner.

The findings reveal that the documentation regarding the procurement policy is somewhat insufficient, as it lacks the definition of LSP selection criterion within the tendering process. The thesis presents concepts to utilize in applying selection criterion, especially sustainable ones, and highlights the importance of specific documentation required. Collaborative tendering approaches, enhanced by mutual understanding and shared objectives, are identified as effective strategies to foster cohesion among LSPs´ and improve overall service quality. The analysis highlights the need for transparent communication and continuous evaluation to address defects and ensure fair and effective supplier selection.

The implications of this thesis extend to industry practitioners, procurement professionals and decision-makers involved in supply chain management. By implementing the recommendations outlined in this thesis, the case company can optimize their LSP tendering and selection process, strengthen relationships with LSP´s and promote their sustainability agendas. This proactive approach not only enhances operational efficiency and cost-effectiveness but contributes to broader environmental and social objectives, positioning organizations as responsible corporate influencers in the whole logistics ecosystem.