Organiserande av en konferens - Case: YH-biblioteksdagar i Arcada
Tuovinen, Tiina; Byman, Pernilla (2014)
Tuovinen, Tiina
Byman, Pernilla
Arcada - Nylands svenska yrkeshögskola
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014121119420
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014121119420
Tiivistelmä
Tämän toiminnallisen opinnäytteen tarkoituksena oli suunnitella ja toteuttaa AMK-kirjastopäivät 2014 yhdessä muun suunnitteluryhmän kanssa, dokumentoida tapahtuman kulku sekä analysoida koko prosessin onnistumista. Kysymyksenasettelumme oli, kuinka tapahtumanjärjestämisen eri vaiheet (määrittely-, suunnittelu-, toteutus- ja arviointivaihe) voidaan toteuttaa käytännössä. Halusimme myös selvittää, miten onnistumme meille annetuissa tehtävissä sekä miten yhteistyö sujuu järjestämisessä mukana olevien tahojen välillä. Tutkimme tapahtumanjärjestämiseen liittyvää kirjallisuutta ja käytimme mm. Macheridisin, Anttilan ja Aarrejärven teoreettista tietoa aiheesta. Käyttämämme menetelmät olivat osallistuva havainnointi sekä konferenssidelegaateille ja suunnitteluryhmälle tehdyt palautekyselyt. Teoreettisen tiedon perusteella tärkeimpiä mietittäviä seikkoja olivat mielestämme esim. aikataulutus, paikka ja tarjoilut, majoitus, markkinointi ja ilmoittautuminen. Muita huomioonotettavia asioita voivat olla lahjat delegaateille, visuaalisen teeman suunnittelu, opasteiden sijoittaminen sekä palautteen kerääminen. Tärkeimpiä tehtäviämme AMK-kirjastopäivien järjestämisessä olivat mm. hotellikiintiöiden hankkiminen, lahjojen idean suunnittelu ja tarjouspyyntöjen teko, ohjelmalehtisen teko, delegaatti- ja muiden listojen teko, käytännön järjestelyt konferenssipaikalla sekä konferenssidelegaattien vastaanotto ja opastaminen. Saamamme palautteen ja omien havaintojemme perusteella onnistuimme tehtävissämme hyvin ja AMK-kirjastopäivät 2014 oli onnistunut tapahtuma.