Tietojärjestelmän valinta Itellan päivitetyn projektinhallintamallin tueksi

Abstract

Tämän Haaga-Helian Ylemmän Ammattikorkeakoulun Tietojärjestelmäosaamisen kou-lutusohjelman opinnäytetyönä tehdyn työelämän kehittämistehtävän tavoitteena oli kartoittaa ja evaluoida projektinhallinta-, portfolionhallinta- ja resurssienhallintajärjestelmää, joka tukisi kehitettyä projektinhallintamallia. Työssä on käytetty konstruktiivista tutkimusotetta ja tutkimusmenetelminä benchmarkingia, havainnointia ja osallistuvaa havainnointia.

Tutkimuksen teoreettisessa osassa kerättiin tietoa projektin aikana määriteltyjen projektinhallinnan osa-alueiden ominaisuuksista. Teoreettisessa osassa käytiin läpi projektinhallinnan, portfolionhallinnan ja resurssienhallinnan erityispiirteitä sekä mitä vaatimuksia ne asettavat toimintaa tukevalle järjestelmälle.

Tutkimuksen empiirisessä osassa tutustuttiin ensin projektimallin kehitykseen liittyviin tehtäviin ja lopputuloksiin. Päivitetty projektimalli toimii syötteenä valittavan järjestelmän tarpeiden kartoituksessa.

Järjestelmien kartoitus aloitettiin tekemällä benchmarking-kysely muihin suuriin yrityksiin, joiden oletettiin tekevän runsaasti projekteja ja käyttävän jotain järjestelmää pro-jektien hallintaan. Samanaikaisesti tutustuttiin myös muihin toimintoja tukeviin järjestelmiin. Lopputuloksen perusteella kutsuttiin tiettyjen järjestelmien toimittajia järjestämään demo-tilaisuuksia, joissa he esittelivät omia järjestelmiään. Tutkija osallistui myös verkossa järjestettäviin demoihin.

Benchmarkingin ja demojen perusteella valittiin viisi järjestelmää, joihin tutustuttiin tarkemmin. Valittujen järjestelmien tarjoamia ominaisuuksia verrattiin aiemmin tehtyihin määritelmiin. Järjestelmiin tutustuttiin paremmin heidän tuottaman aineiston perusteella keräten tietoa niitten tarjoamista ominaisuuksista. Samaan aikaan tuotettiin myös alustava pisteytysmatriisi järjestelmien valintaa varten. Valituista järjestelmistä muodos-tettiin yhteenveto hyvistä ja huonoista puolista projektiryhmän kanssa.

This study was made as thesis work for Haaga-Helia Master’s Degree Programme in Information systems. The objective of the developing task was to survey and evaluate project management, portfolio management and resource management systems which would support the developed project management model. The study was conducted as a constructive research. Benchmarking, observation and participating observation was used as research methods.

Information about the defined sectors of the project management was gathered in the theoretical part of the study. In the theoretical part the special characteristics of project management, portfolio management and resources management was examined. The study gathered what demands they set for a system supporting operations defined by the project.

In the empiric part of the study project model development tasks and final results were introduced. The updated project model serves as input for gathering of demands for the selected system

The survey of systems was begun by making a benchmarking-inquiry to large companies which was expected to do plenty of projects and use some system to support the work. Other systems which support required functions where explored simultaneously. On the basis of these studies suppliers of certain systems were invited to arrange demo sessions in which they demonstrated their systems. The researcher also participated in on-line demos.

Five systems were chosen for further investigation on the basis of benchmarking and demos. Information about system properties was evaluated and compared to the requirements produced by the project. A preliminary Scoring Matrix was also produced for selecting of system. A summary of advantages and disadvantages was formed with the project group.