Modifying a Service Supplier Measurement System to Enable Positive Recognition

Abstract

Traditionally companies have only measured suppliers’ negative performance. Modern procurement is, however, changing supplier performance measurement to recognise positive, value adding performance. Procurement is now perceived as management of external resources, and the importance of co-operation and incentivisation has been realised in a growing number of companies.

The objectives of this thesis were to study supplier incentivisation and management through theoretical and empirical research in order to provide the case company with suggestions on what to measure to enable positive recognition, and how to reward suppliers. The company’s current system does not recognise positive performance.

Theoretical study was based on literature, research publications, and practical examples related to supplier management and incentivisation. The company’s current situation was examined through interviews and document review. A carrier survey based on the theory and examination of current situation was conducted to provide the main empirical data.

The study revealed that recognising positive performance and incentive systems improve suppliers’ motivation and performance when objectives and incentives are mutually agreed on. As outcome, a modified carrier ranking system and new measurement areas were presented as well as suggestion for a supplier incentive system. Improvements for performance feedback and monitoring were also suggested.

Perinteisesti yritykset ovat mitanneet vain toimittajien huonoa suoriutumista. Nykyaikainen hankinta on kuitenkin muuttamassa toimittajien suorituskyvyn mittausta tunnistamaan positiivisen suoriutumisen. Hankinnat ymmärretään ulkoisten resurssien johtamiseksi. Yhteistyön sekä kannustamisen tärkeys on huomattu yhä useammassa yrityksessä. Tässä opinnäytetyössä tutkittiin toimittajien palkitsemista sopimusvaatimukset ylittävästä suoriutumisesta teorian ja kuljetusliikkeiden näkemysten pohjalta.

Työn tavoitteena oli luoda toimeksiantajalle perusteltuja ehdotuksia toimittajasuhteiden hallinnan kehittämiseksi. Käytössä oleva järjestelmä huomioi ainoastaan negatiivisen suoriutumisen. Teoreettinen osio perustuu alan kirjallisuuteen, tutkimusjulkaisuihin sekä olemassa oleviin käytäntöihin. Yrityksen tarpeet selvitettiin haastatteluilla ja dokumenttien tutkimisella. Tärkein empiirinen aineisto saatiin kuljetusliikkeille suoritetulla kyselyllä, joka tehtiin teoriaosuuden sekä yrityksen nykytilan selvityksen pohjalta.

Tehtyjen havaintojen perusteella positiivisen suoriutumisen mittaaminen ja kannustinjärjestelmät parantavat toimittajien motivaatiota ja suorituskykyä erityisesti silloin, kun tavoitteet ja kannustimet sovitaan yhdessä toimittajien kanssa. Työn tulokseksi muodostui ehdotus uudesta kuljetusliikkeiden luokituksesta, uusista mittausalueista, kannustejärjestelmästä sekä parannusehdotuksia suorituskykypalautteeseen ja suoriutumisen seuraamiseen.