Digitalisointimahdollisuudet laskutus- ja dokumentointitoiminnoissa : kansainvälisen konsernin tytäryhtiö
Kumara, Ella (2024)
Kumara, Ella
2024
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202402132879
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202402132879
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää toimeksiantajana toimivan metsä- ja sahateollisuuden yrityksen laskutus- ja dokumentointitoimintoja digitaalisemmiksi. Työssä tutkittiin toimintojen nykytilannetta sekä löydettiin kehityskohteita, jotka yritys voi toteuttaa heti tai lähitulevaisuudessa. Opinnäytetyötä varten järjestettiin puolistrukturoitu teemahaastattelu yrityksen laskutustiimille. Tämän lisäksi työn tekijä havainnoi toimintoja kahden kesän ajan.
Opinnäytetyössä käsiteltiin aluksi digitalisaatiota, sen edellytyksiä sekä haasteita ja mahdollisuuksia. Tämän jälkeen perehdyttiin ulkomaankaupan asiakirjoihin sekä niihin vaikuttaviin maksutapoihin. Seuraavaksi käytiin läpi yleisimmät yrityksen tarvitsemat asiakirjat ja niiden merkitys. Näiden asioiden käsitteleminen oli tärkeää, jotta lukija ymmärtää laskutusprosessin eri vaiheiden merkityksen. Lopuksi esiteltiin toimeksiantaja, tilaus-toimitusketju, laskutustiimi ja vientilaskutuksen prosessi.
Nykytilaa analysoitiin jo digitalisoitujen asioiden sekä postittamisen näkökulmasta. Yritys tarjosi käyttöön aineiston, josta selvisivät asiakirjojen tilaamisen sekä lähettämisen kustannukset lähes kahden vuoden ajalta. Tämän jälkeen purettiin haastattelun tulokset sekä esiin nousseet kehityskohteet ja -ideat.
Opinnäytetyön tuloksena esiteltiin neljä kehityskohdetta esimerkiksi laskutusspesialistien muistiinpanojen tekemiseen sekä järjestelmän kehittämiseen. Jatkokehityskohteiksi nousi maakohtaisten tietojen tarkempi dokumentointi sekä remburssien päivittäminen. Tuleviksi opinnäytetyöaiheiksi ehdotettiin suurempien kehitysideoiden toteuttaminen, eli esimerkiksi järjestelmien muutosten suunnittelu ja käyttöönotto.
Opinnäytetyössä käsiteltiin aluksi digitalisaatiota, sen edellytyksiä sekä haasteita ja mahdollisuuksia. Tämän jälkeen perehdyttiin ulkomaankaupan asiakirjoihin sekä niihin vaikuttaviin maksutapoihin. Seuraavaksi käytiin läpi yleisimmät yrityksen tarvitsemat asiakirjat ja niiden merkitys. Näiden asioiden käsitteleminen oli tärkeää, jotta lukija ymmärtää laskutusprosessin eri vaiheiden merkityksen. Lopuksi esiteltiin toimeksiantaja, tilaus-toimitusketju, laskutustiimi ja vientilaskutuksen prosessi.
Nykytilaa analysoitiin jo digitalisoitujen asioiden sekä postittamisen näkökulmasta. Yritys tarjosi käyttöön aineiston, josta selvisivät asiakirjojen tilaamisen sekä lähettämisen kustannukset lähes kahden vuoden ajalta. Tämän jälkeen purettiin haastattelun tulokset sekä esiin nousseet kehityskohteet ja -ideat.
Opinnäytetyön tuloksena esiteltiin neljä kehityskohdetta esimerkiksi laskutusspesialistien muistiinpanojen tekemiseen sekä järjestelmän kehittämiseen. Jatkokehityskohteiksi nousi maakohtaisten tietojen tarkempi dokumentointi sekä remburssien päivittäminen. Tuleviksi opinnäytetyöaiheiksi ehdotettiin suurempien kehitysideoiden toteuttaminen, eli esimerkiksi järjestelmien muutosten suunnittelu ja käyttöönotto.