Tietoturvallista työskentelyä toimitiloissa ja niiden ulkopuolella - Hybridityöskentely ja sen tulevaisuus Yrityksessä X

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kuvata koronapandemian myötä yleistynyttä hybridityöskentelymallia ja toteuttaa laadullinen haastattelututkimus, jossa Yrityksen X henkilökunnan haastattelujen avulla selvitettiin, mikä tulevaisuuden työelämässä tuo ihmisiä toimistolle ja milloin valitaan etätyöpiste. Opinnäytetyön toimeksiantaja Yritys X on ICT-alalla toimiva yritys, jonka henkilöstö käsittelee työssään yrityksen omaa ja sen asiakkaiden liiketoimintaan liittyvää salassa pidettävää ja luottamuksellista tietoa ja henkilötietoja. Haastattelujen pohjalta tavoitteena oli muodostaa ymmärrys siitä, millaista turvallisuutta Yrityksen X tulee pystyä toimipisteillään tarjoamaan, jotta työssä käsiteltävä tieto pysyy asianmukaisesti suojattuna ja antaa tähän liittyviä kehittämisehdotuksia, joita on tarkoitus käyttää tulevaisuudessa Yrityksen X olemassaolevien toimitilojen kehittämisessä ja uusien toimitilojen suunnittelussa.

Opinnäytetyön tietoperustana käytettiin toimitila- ja tietoturvallisuutta sekä etä- ja hybridityöskentelyä käsittelevää kirjallisuutta, aiempaa tutkimusta aiheesta, lainsäädäntöä sekä Elinkeinoelämän keskusliiton, Työterveyslaitoksen, Valtiovarainministeriön ja Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmän julkaisuja. Yrityksen X henkilöstön haastattelut toteutettiin teemahaastatteluina. Haastatteluaineistoa teemoittelemalla tunnistettiin aineistosta teemat, jotka toistuivat useiden haastateltavien kokemuksissa. Teemahaastattelujen avulla kerätyn tiedon tueksi toteutettiin dokumenttianalyysin keinoin riskien tunnistaminen, arviointi ja riskien hallintakeinojen suunnittelu. Dokumenttianalyysissä kerättyä tietoa analysoitiin teemoittelemalla ja tarvittavat riskienhallintatoimenpiteet huomioitiin opinnäytetyössä annettavissa kehittämisehdotuksissa.

Haastatteluissa toistuivat kokemukset avokonttorissa työskentelyn haasteellisuudesta työrauhan ja tietojen suojaamisen näkökulmasta. Kehittämisehdotuksena suositellaan eriytettyjen, näkö- ja äänieristettyjen työskentelytilojen lisäämistä toimitiloihin ja nykytilannetta selkeämpää omien työskentelypaikkojen mahdollistamista henkilöstölle toimitilojen alue- ja vyöhykejaon keinoin. Työskentelypaikasta riippumattomana haasteena haastatteluissa nousi esiin huoli siitä, että henkilöstö ei tietyissä tilanteissa tunnista salassa pidettävää tietoa ja sen käsittelyä riittävällä tasolla. Kehitysehdotuksena suositellaan, että salassa pidettävän ja turvallisuusluokitellun tiedon ja sen käsittelyn tunnistamiseen liittyvää ohjeistusta ja henkilöstön koulutusta lisätään entisestään.

Sekä olemassaolevan tutkimustiedon että Yrityksen X henkilöstön haastattelujen perusteella voidaan todeta, että hybridityöskentelymallia tullaan toteuttamaan myös tulevaisuudessa kaikilla niillä aloilla, joilla se on mahdollista. Henkilöstön haastatteluissa korostui etätyömahdollisuuden arvostaminen, mutta myös tarve kohtaamisille: samassa tilassa yhdessä tekemistä on vaikea simuloida teknisten ratkaisujen avulla. Olisikin tärkeää panostaa siihen, että henkilöstö tunnistaa myös tulevaisuudessa yhteisen tekemisen arvon, eikä ainoastaan pyrkiä löytämään uusia ratkaisuja ja työkaluja siihen, miten työtä voidaan tehdä yhdessä etänä.