Tiedonkulku tilaus-toimitusprosessissa

Abstract

Toimeksiantajan organisaatiossa on havaittu lähetystoimintojen kehittämiseen keskittyneen projektityön yhteydessä, että sen tilaus-toimitusprosessissa ilmenee tiedonkulullisia haasteita. Tässä tutkimuksessa selvitettiin yksittäisen markkina-alueen tilaus-toimitusprosessin tiedonkulkua useamman sisäisen toiminnon näkökulmasta. Tutkimuksessa huomioitiin myös asiakasnäkökulma rajatun asiakasotannan avulla. Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää tilaustoimitusprosessin tiedonkulun nykytila ja edesauttaa prosessin kehittämistä.

Tutkimuksen ensisijaisena tavoitteena oli löytää ne tilaus-toimitusprosessin tiedonkulun ongelmakohdat, jotka haittaavat prosessin sujuvaa toimintaa ja vaikuttavat toimitusaikojen toteutumiseen. Toisena tavoitteena oli kuvata tilaus-toimitusprosessin tiedonkulun tavoitetila henkilöstön ja asiakkaiden näkökulmasta sekä tarjota kehitysehdotuksia prosessin kehittämiseksi.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja tutkimusstrategiana oli tapaustutkimus. Tutkimuksen aineistonkeruumenetelmänä käytettiin teemahaastatteluja ja aineiston analyysimenetelmänä teemoittelua. Tutkimushaastattelujen avulla ensimmäiseksi tunnistettiin ja kuvattiin tilaus-toimitusprosessin nykytila sekä paikannettiin ongelmakohtia. Tämän jälkeen kuvattiin prosessin tiedonkulun tavoitetila.

Aineiston avulla havaittiin, että sisäiset tiedonkululliset ongelmat johtuvat osittain tietojärjestelmien epätarkasta tiedosta. Lisäksi selvisi, että ajoittain prosessin kannalta olennaista tietoa ei ole jaettu, se on ollut epätarkkaa tai sitä ei ole ollut saatavilla. Toimitusaikojen toteutumiseen ja prosessin toimintaan ovat vaikuttaneet myös kuljetusvälinetilausten vahvistuksissa havaitut viiveet. Asiakashaastattelujen tärkein löydös oli, että tieto tilausten toimitusaikamuutoksista ei ole välittynyt toivotulla tavalla toimeksiantajalta asiakkaille. Tutkimuksen johtopäätös oli, että tilaus-toimitusprosessin tiedonkulun tavoitetilat noudattelevat sisäisen ja ulkoisen toimitusketjuintegraation piirteitä.