Taloushallinnon prosessien mallintaminen kohdeyrityksessä
Kuusela, Sanna (2014)
Kuusela, Sanna
2014
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023112230907
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023112230907
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli mallintaa kohdeyrityksen valitut taloushallinnon prosessit. Työ rajattiin koskemaan vain myyntilasku-, myyntireskontra- ja maksuliikenneprosessia sekä perintää, raportointia ja asiakastiedonhallintaa. Tavoitteena oli mallintaa prosessit selkeinä ja helppolukuisina prosessikuvauksina. Kuvauksien lisäksi laadittiin käsikirja, joka tukee kuvauksia kirjallisesti. Työlle toi lisäarvoa mallinnuksen ohessa löydetyt prosessien ongelmakohdat. Ongelmakohdille annettiin konkreettiset kehitysehdotukset.
Työ toteutettiin toiminnallisella menetelmällä, eli työ sisältää sekä toiminnallisen osuuden että raportin. Prosessit kuvattiin auki kaavioiden muodossa ja niitä avattiin auki kirjallisesti. Tietoperustassa on määritelty työn kannalta keskeiset taloushallinnon käsitteet sekä prosessiajattelu. Aineiston keruu suoritettiin prosessin omistajan sekä muiden kohdeyrityksen työntekijöiden kanssa pidetyin avoimin haastatteluin ja omalla työskentelyllä kohdeyrityksessä.
Toimeksiantajana työlle toimii Finnlines Oyj, joka on Pohjois-Euroopan suurimpia ro-ro ja matkus-tajaliikennevarustamoja. Finnlines Oyj on osa italialaista Grimaldi –konsernia ja se on listattu NASDAQ OMX Helsinki Oy:ssä. Työn aihe on laadittu yhdessä toimeksiantajayrityksen kanssa. Toimeksiantajalla oli selkeä tarve prosessikuvausten laadinnalle.
Opinnäytetyön tuotoksena syntyivät kohdeyritykselle selkeät ja helppolukuiset prosessikuvaukset kuudesta taloushallinnon prosessista sekä käsikirja tukemaan kuvauksia. Kuvaukset laadittiin niin, että niistä selviää prosessien eteneminen, roolit, työvaiheet ja käytettävät tietojärjestelmät. Prosessien kulkua kohdeyrityksessä käsiteltiin myös raportissa vaihe vaiheelta. Mallinnuksen ohessa kävi ilmi, että kohdeyrityksen prosesseista löytyy kehitettävää arkistoinnissa sekä asiakastiedonhallinnassa. Lisäksi selvisi, että kohdeyrityksen eri yhtiöiden väliltä löytyy eroja toimintatavoissa. Prosesseja mittaamalla kohdeyritys voisi tehostaa toimintaansa. Kohdeyritykselle on kuvausten lisäksi annettu kehitysehdotukset löydetyille ongelmakohdille. The aim of this thesis was to describe the processes of six financial administration sections. The purpose was to describe these processes both literally and visually. This thesis was defined to involve sales invoices, accounts receivable, payments traffic, dunning, reporting and data management processes. The process flows were described clearly and in understandable format.
The goal of this study was to research financial administration processes and to create the process descriptions of selected financial administration processes. This thesis was made by functional way and it includes a practical product and a report. The products were the modelled process flows of the six financial administration processes. Theoretical background is based on the literature of financial processes and process thinking. The research methods used were open interviews with the process owner and with other employees and observation. The people interviewed had extensive knowledge of these financial sections.
The commissioner of this thesis was Finnlines Oyj, which is a leading shipping operator of ro-ro and passenger services in the Baltic Sea and North Sea. The company is listed in NASDAQ OMX Helsinki Ltd and is a part of the Grimaldi Group. The subject of this thesis was planned with the commissioner. Process flows needed to be updated.
The outputs of this thesis were the process descriptions created for the commissioner of this study. The process descriptions were created of the processes customer data management and credit control, sales invoice, accounts receivable, dunning and reporting. Even though the main goal of this study was modelling process flows it turned out that there are problematic parts in the processes. These problematic parts are archiving, measuring and reporting. These problematic parts were given concrete development suggestions. These findings added more value for this thesis.
Työ toteutettiin toiminnallisella menetelmällä, eli työ sisältää sekä toiminnallisen osuuden että raportin. Prosessit kuvattiin auki kaavioiden muodossa ja niitä avattiin auki kirjallisesti. Tietoperustassa on määritelty työn kannalta keskeiset taloushallinnon käsitteet sekä prosessiajattelu. Aineiston keruu suoritettiin prosessin omistajan sekä muiden kohdeyrityksen työntekijöiden kanssa pidetyin avoimin haastatteluin ja omalla työskentelyllä kohdeyrityksessä.
Toimeksiantajana työlle toimii Finnlines Oyj, joka on Pohjois-Euroopan suurimpia ro-ro ja matkus-tajaliikennevarustamoja. Finnlines Oyj on osa italialaista Grimaldi –konsernia ja se on listattu NASDAQ OMX Helsinki Oy:ssä. Työn aihe on laadittu yhdessä toimeksiantajayrityksen kanssa. Toimeksiantajalla oli selkeä tarve prosessikuvausten laadinnalle.
Opinnäytetyön tuotoksena syntyivät kohdeyritykselle selkeät ja helppolukuiset prosessikuvaukset kuudesta taloushallinnon prosessista sekä käsikirja tukemaan kuvauksia. Kuvaukset laadittiin niin, että niistä selviää prosessien eteneminen, roolit, työvaiheet ja käytettävät tietojärjestelmät. Prosessien kulkua kohdeyrityksessä käsiteltiin myös raportissa vaihe vaiheelta. Mallinnuksen ohessa kävi ilmi, että kohdeyrityksen prosesseista löytyy kehitettävää arkistoinnissa sekä asiakastiedonhallinnassa. Lisäksi selvisi, että kohdeyrityksen eri yhtiöiden väliltä löytyy eroja toimintatavoissa. Prosesseja mittaamalla kohdeyritys voisi tehostaa toimintaansa. Kohdeyritykselle on kuvausten lisäksi annettu kehitysehdotukset löydetyille ongelmakohdille.
The goal of this study was to research financial administration processes and to create the process descriptions of selected financial administration processes. This thesis was made by functional way and it includes a practical product and a report. The products were the modelled process flows of the six financial administration processes. Theoretical background is based on the literature of financial processes and process thinking. The research methods used were open interviews with the process owner and with other employees and observation. The people interviewed had extensive knowledge of these financial sections.
The commissioner of this thesis was Finnlines Oyj, which is a leading shipping operator of ro-ro and passenger services in the Baltic Sea and North Sea. The company is listed in NASDAQ OMX Helsinki Ltd and is a part of the Grimaldi Group. The subject of this thesis was planned with the commissioner. Process flows needed to be updated.
The outputs of this thesis were the process descriptions created for the commissioner of this study. The process descriptions were created of the processes customer data management and credit control, sales invoice, accounts receivable, dunning and reporting. Even though the main goal of this study was modelling process flows it turned out that there are problematic parts in the processes. These problematic parts are archiving, measuring and reporting. These problematic parts were given concrete development suggestions. These findings added more value for this thesis.