Myynnin tilaustenkäsittelyprosessin kehittäminen prosessijohtamisen ja Lean Six Sigman avulla
Mikkilä, Anne (2023)
Mikkilä, Anne
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023111129148
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023111129148
Tiivistelmä
Tässä työssä kehitettiin myynnin tilaustenkäsittelyprosessia hyödyntäen prosessijohtamisen ja Lean Six Sigman viitekehystä. Kehitystyö toteutettiin länsisuomalaisessa metalliteollisuuden teknologiayrityksessä, jossa jo ennestään sovellettiin johtamisfilosofiana mainittuja menettelytapoja. Lähtökohtana kehitystyölle oli prosessissa havaitut päällekkäiset työtehtävät ja eroavaisuudet sisäisissä toimintaperiaatteissa. Tavoitteena oli saada nämä ongelmat paremmin tunnistettua ja löytää prosessin muut mahdolliset ongelmat.
Kehitystyö toteutettiin kvalitatiivisena toimintatutkimuksena. Työssä hyödynnettiin useita erilaisia aineistonkeruumenetelmiä, kuten yrityksen sisäisiä dokumentteja ja järjestelmiä, erilaisia havainnointeja, keskusteluja, työpajoja, palavereita, kyselyä ja ryhmähaastattelua. Tämän lisäksi tekijä pystyi hyödyntämään omakohtaista kokemusta työskentelystään kehityskohteena olevassa prosessissa.
Kehitystyön lähtötilanne selvitettiin mallintamalla prosessin nykytilaa useilla mallinnustyökaluilla. Näin löydettiin useita ongelmia, kuten odottelua, pullonkauloja, päällekkäisiä työtehtäviä, yhtenäisten toimintaperiaatteiden puutetta, puutteellista viestintää sekä ongelmia edeltävien ja seuraavien prosessien kanssa. Osa näistä ongelmista oli sisäisiä, mutta osa aiheutui ulkoisten sidosryhmien toiminnasta. Tärkeimmät ongelmat liittyivät toimitusjärjestyksen muuttamiseen ja toimitusten aikaistamiseen. Nykytilan mallinnuksen lisäksi laadittiin tavoitetilakaavio, josta voitiin nähdä prosessin optimaalinen toiminta.
Työ osoitti, että erilaisia Lean Six Sigma -työkaluja ja parannusmenetelmiä voidaan käyttää prosessin ongelmien korjaamiseen. Prosessia voidaan tehostaa erityisesti Jidoka-, JIT-, 5S- ja Takt-menetelmillä sekä toiminnan standardoinnilla ja prosessin tasaamisella. Kehitystyön toteutuminen edellyttää ensisijaisesti eri sidosryhmien välisen yhteistyön lisäämistä. Toiseksi prosessin rooleille on määriteltävä yhteiset toimintaperiaatteet. Virtaustehokkuutta on korostettava, ennakoitavuutta parannettava, ja muistivaraisten työvaiheiden määrää on vähennettävä. Nykyiset toimintatavat on pystyttävä kyseenalaistamaan, ja niitä on oltava aidosti valmiita muuttamaan.
Kehitystyö toteutettiin kvalitatiivisena toimintatutkimuksena. Työssä hyödynnettiin useita erilaisia aineistonkeruumenetelmiä, kuten yrityksen sisäisiä dokumentteja ja järjestelmiä, erilaisia havainnointeja, keskusteluja, työpajoja, palavereita, kyselyä ja ryhmähaastattelua. Tämän lisäksi tekijä pystyi hyödyntämään omakohtaista kokemusta työskentelystään kehityskohteena olevassa prosessissa.
Kehitystyön lähtötilanne selvitettiin mallintamalla prosessin nykytilaa useilla mallinnustyökaluilla. Näin löydettiin useita ongelmia, kuten odottelua, pullonkauloja, päällekkäisiä työtehtäviä, yhtenäisten toimintaperiaatteiden puutetta, puutteellista viestintää sekä ongelmia edeltävien ja seuraavien prosessien kanssa. Osa näistä ongelmista oli sisäisiä, mutta osa aiheutui ulkoisten sidosryhmien toiminnasta. Tärkeimmät ongelmat liittyivät toimitusjärjestyksen muuttamiseen ja toimitusten aikaistamiseen. Nykytilan mallinnuksen lisäksi laadittiin tavoitetilakaavio, josta voitiin nähdä prosessin optimaalinen toiminta.
Työ osoitti, että erilaisia Lean Six Sigma -työkaluja ja parannusmenetelmiä voidaan käyttää prosessin ongelmien korjaamiseen. Prosessia voidaan tehostaa erityisesti Jidoka-, JIT-, 5S- ja Takt-menetelmillä sekä toiminnan standardoinnilla ja prosessin tasaamisella. Kehitystyön toteutuminen edellyttää ensisijaisesti eri sidosryhmien välisen yhteistyön lisäämistä. Toiseksi prosessin rooleille on määriteltävä yhteiset toimintaperiaatteet. Virtaustehokkuutta on korostettava, ennakoitavuutta parannettava, ja muistivaraisten työvaiheiden määrää on vähennettävä. Nykyiset toimintatavat on pystyttävä kyseenalaistamaan, ja niitä on oltava aidosti valmiita muuttamaan.