MARKKINOILLA OLEVIEN TIEDONKERUUJÄRJESTELMIEN KARTOITUS JA VERTAILU

Abstract

Tässä opinnäytetyössä kartoitettiin ja vertailtiin markkinoilta löytyviä tiedonkeruujärjestelmiä. Tarkoituksena oli selvittää, löytyisikö toimeksiantajalle markkinoilta nykyisen tiedonkeruujärjestelmän tilalle parempi järjestelmä, ja vertailla eri vaihtoehtoja hankintapäätöstä varten. Lisäksi selvitettiin sitä, mitkä ominaisuudet uudesta järjestelmästä on löydyttävä ja miten mahdollinen järjestelmänvaihto saataisiin tehtyä mahdollisimman onnistuneesti. Työn tavoitteena ei ollut lopullisen hankintapäätöksen teko, vaan tuottaa tietoa tämän päätöksenteon tueksi.

Toimeksiantajan tarpeita vastaavia järjestelmiä todettiin olevan neljä: Qualtrics, Webropol, Surveypal ja Nipo. Tutkimusosio uudelta järjestelmältä vaadittavista ominaisuuksista toteutettiin strukturoituna lomakehaastatteluna, johon vastasivat toimeksiantajan nykyisen järjestelmän käyttäjät. Uudelta järjestelmältä vaadittaviin ominaisuuksiin nousivat (nykyistä vastaavien ominaisuuksien lisäksi) erikseen mainittuina riittävä lähetyskapasiteetti, saatavan datan muoto ja helppokäyttöisyys sekä visuaalisuuden muokkausmahdollisuus. Myös vastaustilastot ja riittävät rajapintaominaisuudet mainittiin. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että uudelta järjestelmältä ei sinällään vaadita nykyisiin ominaisuuksiin verrattuna mitään kovin uutta ja erikoista vaan lähinnä ongelmakohtien ratkaisua ja poistamista.

Uuden tietojärjestelmän onnistuneen käyttöönoton toteuttamiseksi käytiin läpi kolme erilaista tietojärjestelmien käyttöönottoprosessien onnistumisen edistämiseksi laadittua teoreettista mallia, jotka olivat TAM, MpCU ja TTF. TAM-mallia voidaan hyödyntää suunnitteluvaiheessa, käyttöönoton aikana ja jatkuvassa seurannassa. Se auttaa organisaatiota tunnistamaan käyttäjien tarpeet ja odotukset sekä reagoimaan niihin tehokkaasti, mikä lisää uuden tietojärjestelmän onnistumisen mahdollisuuksia. TTF-malli keskittyy tietojärjestelmän käyttökelpoisuuteen ja sen kykyyn tukea käyttäjiä heidän työssään. Käyttäjien tarpeiden ja tehtävien keskittäminen auttaa parantamaan järjestelmän hyväksyntää ja sen onnistunutta käyttöönottoa organisaatiossa.

Tämän työn perusteella valintaa tai suositusta uudesta järjestelmästä ei vielä voida tehdä, vaan selvitystyötä jatketaan tarjouspyynnöillä ja testitunnuksilla. Yksikään järjestelmäntoimittaja ei avoimesti kerro hinnoitteluperusteitaan, ja liian korkea hinta voi pudottaa järjestelmän suoraan pois vaihtoehdoista teknisistä ominaisuuksista huolimatta.