Dysfunctional Aspects of Reporting Culture in Safety Orientated Work Community in Aviation Industry

Abstract

Ilmailuala on erittäin säännöstelty toimiala. Yrityksen menestymisen kannalta on välttämätöntä noudattaa eri valtioiden, hallitusten sekä kansainvälisten järjestöjen asettamia määräyksiä ja suosituksia. Määräysten ja suositusten noudattaminen myös ylläpitää lentoyhtiössä tehokkaan ja toimivan turvallisuuskulttuurin, joka sisältää moninaisia, toisiinsa kriittisesti yhteydessä olevia osatekijöitä. Turvallisuuskulttuuri koostuu mm. organisaatio-, ammatti-, oikeudenmukaisuus- ja raportointikulttuureista. Aktiivinen raportointikulttuuri liittyy olennaisesti turvallisen operatiivisen ympäristön luomiseen sekä ylläpitoon, ja se on elintärkeä osa kokonaisuutta etenkin yhtiön operatiivisilla osastoilla. Tehokkaan raportointikulttuurin luomiseen ja ylläpidon kannalta on välttämätöntä, että yhtiön sisäinen viestintä on avointa ja selkeää, työntekijät luottavat johdon toimintaan ja työntekijät kokevat omaavansa riittävästi resursseja sekä osaamista suoriutuakseen itsenäisesti heille annetuista työtehtävistä. Koska muuttuvat määräykset ja suositukset vaikuttavat työohjeisiin, tiedonannot koulutukset sekä mahdollisuudet itsensä kehittämiselle ovat tarpeen, jotta työntekijät pysyvät tietoisina ja ajan tasalla voimassa olevista säännöksistä ja työohjeista.

Opinnäytetyö on toteutettu toimeksiantajan pyynnöstä. Työn toimeksiantaja halusi pysyä nimettömänä, joten tarkempaa esittelyä toimeksiantaja yrityksestä ei ole. Tämän opinnäytetyön tavoitteena ja tarkoituksena oli tunnistaa merkittävimmät tekijät sille, miksi ko. työyhteisössä raportointia jätetään tekemättä sekä esittää kehitysehdotuksia aktiivisemman ja tehokkaamman raportointikulttuurin saavuttamiseksi.

Tutkimus koostui teoreettisesta taustatutkimuksesta sekä kohderyhmälle suunnatusta kyselytutkimuksesta, joiden avulla pyrittiin vastaamaan asetettuihin tutkimuskysymyksiin. Eri tutkimusmenetelmiä arvioimalla sopivimmaksi tähän opinnäytetyöhön valikoitui kvantitatiivinen tutkimusmenetelmä. Teoreettinen taustatutkimus käsitteli turvallisuuskulttuurin eri osa-alueita ja niiden määritelmiä sekä raportointikulttuurin yleisimpiä haasteita ja – kehityskohteita ilmailualalla. Työhön liittyi olennaisesti työntekijöiden motivaatio raportointiin, joten teoreettiseen taustatutkimukseen sisältyi myös erinäisiä ihmisen motivaatiota kuvaavia teorioita. Kyselytutkimus toteutettiin verkossa ja se koostui pääsääntöisesti monivalintakysymyksistä lukuun ottamatta kahta avointa kysymystä.

Tämä opinnäytetyö pystyi vastaamaan tutkimuskysymyksiin ja esittämään merkittävimmät syyt raportoimatta jättämiselle tarkastellussa lentoyhtiössä. Syyt olivat ajan puute sekä puutteelliset raportointialustat. Kehitysideat koostuivat mm. selkeästä raportointialustasta sekä työpäivään sisällytettävistä standardoidusta raportointiin tarkoitetusta aikaikkunoista. Raportointialustan tulisi sisältää kaikki raportointilomakkeet sekä selkeät ja yksinkertaiset ohjeet niiden täyttöön. Tulevaisuutta ajatellen, erinäisillä operatiivisilla osastoilla tulisi toteuttaa säännöllisesti tutkimuksia tai kartoitusta, jotta yhtiössä voidaan tunnistaa sekä ymmärtää ongelmakohtia, jotka kertovat työntekijöiden tarpeista ja voivat heikentää motivaatiota raportointiin.

Aviation industry is highly regulated area of business. Regulations and guidelines set by the government as well as the state and international organizations must be followed in order to succeed. Reporting culture is a vital element in an airline’s safety culture, especially in the operative departments. Effective safety culture implements different elements which are critically linked to each other in order to create a safe operative environment and therefore, encourage effective reporting culture. Safety culture implements different elements which are for example, organizational culture, professional culture, just culture and reporting culture. In order to have an efficient and effective reporting culture, easy and clear communication, trust towards the management as well as the independence to perform in daily work tasks are crucial. Education, training, and constant self-development are required in order to keep the employees aware of the current guidelines and regulations.

This paper “Dysfunctional aspects of reporting culture in safety orientated work community in aviation industry” was in demand by the commissioner as no internal studies were created before. The commissioner wished to be left unnamed, and therefore the thesis does not include any further introduction for the commissioner company. The purpose for this thesis was to identify the main reasons for non-reporting and development ideas from the employees on how to develop the reporting culture to function more effectively.

The research questions were answered with theoretical background and an online survey performed to the target audience. Literature review included the definitions of safety culture, reporting culture, and just culture. Additionally, the literature review handled the topic of main challenges of the reporting culture in general as well as the learning points all airlines should implement and take into considerations. As this thesis handled the topic of employee motivation towards reporting, the theory behind motivation is introduced in the theoretical background.

This paper presented the main reasons for non-reporting to be lack of time and insufficient platforms. Concrete development ideas were presented to be standardized allocated timeslots during the workday in order to have time to create needed reports as well as a platform that would include all reporting forms with clear and simple guidelines. To improve the existing reporting culture also in the future, continuous research targeted to operative departments to study the employee motivation and to understand the employee needs and pain points in order to create a holistic picture about the current stages of the reporting culture.