Tapahtuman järjestämisen konseptointi

Abstract

Tässä toiminnallisessa opinnäytetyössä luodaan teoriaa ja käytäntöä yhdistävä konsepti tapahtuman järjestämisprosessista. Opinnäytetyön tarkoituksena on luoda konsepti ja rakentaa siitä konkreettinen toimintamalli toimeksiantajalle. Toimeksiantaja on Go Experience Oy, pääkaupunkiseudulla toimiva tapahtumatoimisto, joka järjestää pääasiassa yritystapahtumia sekä tarjoaa ohjelmapalveluita. Toimeksiantaja voi hyödyntää opinnäytetyössä luotua toimintamallia apuna työssä ja perehdytyksessä. Opinnäytetyön tavoitteena on selvittää luotavalle toimintamallille hyödyllisin sisältö sekä tehokkain toteutustapa. Tähän käytetään apuna palvelumuotoiluajattelua.

Opinnäytetyö alkaa tutustumisella viitekehykseen tapahtuma-alasta ja tapahtuman järjestämisestä sekä konseptoinnista. Tapahtuma-alan esittelyn jälkeen tarkastellaan toimeksiantajayritystä, jotta opinnäytetyössä luotavasta konseptista saadaan kohdennettu. Tapahtuman järjestämistä käsitellään lähinnä yritystapahtumien järjestämisen näkökulmasta, sillä se vastaa toimeksiantajan toimintoja. Konseptoinnin teoria käsittää myös palvelukonseptin.

Opinnäytetyön toiminnallinen osuus sisältää tapahtuman järjestämisen konseptin kehittämisen sekä siitä rakennettavan konkreettisen toimintamallin luomisen. Tässä käytetään apuna Stefan Moritzin (2005) palvelumuotoiluajattelua. Palvelumuotoilussa käytetään ymmärrä-, kehitä- ja toteuta-vaiheita. Ymmärrä-vaiheessa kerätään taustatietoa toimeksiantajasta käyttämällä menetelminä haastattelua ja havainnointia. Haastattelun ja havainnoinnin tulokset kerätään mind-map:iin, josta ne ovat helposti saatavilla palvelumuotoiluprosessin seuraavissa vaiheissa. Kehitä-vaiheessa kehitetään konsepti käyttämällä menetelminä 8x8-mallia, jonka avulla mind-map:in tiedot yhdistetään tapahtuman järjestämisen teoriaan sekä SWOT-analyysejä, joihin on koottu luotavan toimintamallin vaihtoehtoiset toteutustavat ja sisällöt. Toteuta-vaihe aloitetaan seulonnalla, jossa valitaan toimintamallille lopullinen toteutustapa ja sisältö. Toimintamallin sisältöä arvioidaan Blueprintillä, jossa asiakasnäkökulma on otettu huomioon toimeksiantajan toiminnoissa. Lopuksi toimintamallista luodaan prototyyppi, joka lähetetään toimeksiantajalle arvioitavaksi. Prototyypin tulosten pohjalta luodaan lopullinen toimintamalli.

Lopputuloksena luotu toimintamalli muodostuu sekä tapahtuman järjestämisen teoriasta että toimeksiantajan nykyisistä toiminnoista. Palvelumuotoilun käyttö varmistaa tarvittavien näkökulmien sisällyttämisen kehittämisprosessiin.

In this functional thesis a concept, by combining theory and practice of event organizing process, is being created. The purpose of the thesis is to generate the concept and make a concrete operating model for the commissioner based on the concept. This thesis is commissioned by Go Experience Oy, an event management company operating in the metropolitan area of Helsinki. The commissioner mainly organizes corporate events and offers program services. The commissioner can utilize the operating model created in this thesis in their work and the induction process. The objective of this thesis is to discover the most useful contents and most efficient execution for the operating model. Service Design is utilized to achieve the objective.

The thesis begins with an introduction to the framework of the event field as well as event management and conceptualizing. Thereafter the commissioner is examined in order to allocate the concept that is being created in this thesis. Event management is considered from the viewpoint of organizing corporate events with the intention to relate to the commissioner’s functions. Theory of conceptualizing also includes basic information about service concepts.

The functional part of this thesis covers developing the concept of organizing events as well as creating a concrete operating model based on the concept. In the developing process Stefan Moritz’ (2005) Service Design Model is used as a guideline. Service Design is based on phases; understanding, generating and realizing. In the understand phase background information about the commissioner is collected by using interview and observation as methods. The results of the interview and observation are gathered in a mind-map where the information is available for further use in the development process. In the generate phase the concept is created by using the 8x8-model for merging information from the mind-map with theoretical information about event management. In addition, the created SWOT-analyses contain alternative executions and contents for the operating model being created. The realize phase is started with filtering the final execution and contents for the operating model. The contents of the operating model are evaluated with Blueprint that takes the customers’ point of view into account when viewing the commissioner’s functions. Finally a prototype of the operating model is generated. It is sent to the commissioner for testing and based on the results of the prototype testing the final operating model is created.

The final product of this thesis, the operating model, consists of event management theory as well as the current functions of the commissioner. Using Service Design assures that essential viewpoints to the development process are included.