Kohti parempaa tiedonhallintaa: yksityisen sektorin tiedonohjaussuunnitelma

Abstract

Nykyisin tiedonhallintaa toteutetaan erilaisilla dokumentinhallinta-, asianhallinta- ja säilytysjärjestelmillä. Nämä järjestelmät tarvitsevat yleensä taakseen tiedonohjaussuunnitelman (TOS), jotta ne toimivat parhaalla mahdollisella tavalla. Julkista sektoria ohjataan tiedonhallinnassa hyvin vahvasti ja sille on tarjolla paljon erilaisia apuvälineitä, kuten valmiita tehtäväluokituksia, käsittelyvaihemalleja, metatietomalleja ja toimintatapaohjeita. Julkisen sektorin tiedonhallinta ja sen kehittäminen on myös tutkimuksessa hyvin edustettuna. Yksityistä sektoria velvoittaa osin samat lait kuin julkista sektoriakin, mutta tiedonhallinnan järjestäminen ei ole yksityisen sektorin toimijoille pakollista lainsäädännön näkökulmasta. Tämä ei tarkoita sitä, etteivätkö myös yksityisen sektorin toimijat hyötyisi paremmasta tiedonhallinnasta. Tieto on yrityksille arvokasta pääomaa ja mikään organisaatio ei pysty toimimaan kunnolla ja luotettavasti, ellei sen tiedonhallinta ole kunnossa. Työssäni kokoan yhteen olemassa olevaa Suomen lakien alaista yksityistä sektoria koskevaa lainsäädäntöä, normistoa ja ohjeistusta tiedonhallinnan osalta. Lisäksi haastattelin yksityisen sektorin toimijoita, jotta saisin paremman käsityksen yksityisen sektorin tiedonohjauksen tarpeista ja tiedonohjaussuunnitelman osa-alueista. Haastatteluissa kävi ilmi, että liiketoiminnan kannalta kriittinen tieto on usein hyvin hallussa, mutta sen ulkopuolinen aineisto kaipasi parempaa hallintaa. Näin ollen yritysten tiedonohjaussuunnitelman pääpainon ei tarvitse olla liiketoimintaprosessissa, vaan kaikkia haastattelemiani yrityksiä hyödyttäisi keskitetty pohjaratkaisu, joka olisi TOS-ohjattu asian- tai dokumentinhallintajärjestelmä ja/tai arkisto. Työni lopputuloksena on siis yritykselle sopiva tehtäväluokitusmalli ja tehtäviin liittyvät peruskäsittelyvaiheet. Työssäni tehdyn tutkimuksen pohjalta loin myös yksityiselle sektorille sopivan TOS-mallin. Tämä malli ei kuitenkaan ole osa työtäni, vaan jää ainoastaan työn tilaajan käyttöön. Mallin pohjalta yritysten on helpompi ottaa käyttöön asian- ja dokumentinhallintajärjestelmiä sekä säilytysjärjestelmiä. Yksityisen sektorin tiedonhallintaa on tutkittu hyvin vähän ja siten tiedonohjaussuunnitelman rakentamiseenkaan ei ole tarjolla erityisen hyviä apuvälineitä. Tiedonohjaussuunnitelman rakenne, metatiedot ja tapa ei ole samalla tavalla normeihin sidottua kuin julkisella sektorilla, joten vapautta on enemmän. Toisaalta vapaus ei tarkoita sitä, että tulisi hylätä julkisella sektorilla hyväksi havaitut osat, vaan oma tiedonohjaussuunnitelmani hyödyntää nimenomaan julkisella sektorilla hyviksi havaittuja käytänteitä.