Tietojohtamisen käyttöönotto uudessa toimintaympäristössä : kypsyyden määrittäminen

Abstract

Tietojohtaminen on tieteenalana vielä nuori, mutta tiedon ja tietojohtamisen merkitys organisaation menestystekijänä tunnistetaan jo laajalti. Organisaatioita johdetaan tiedolla ja yhä enemmän myös tietoa ja sen hallintaa pyritään järjestelmällisesti johtamaan.

Suomessa toteutettiin vuoden 2023 alusta alkaen hyvinvointialueuudistus, jossa sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnat yhdistettiin ja syntyi hyvinvointialueita. Laajennus näkyy Pirkanmaan hyvinvointialueen kiinteistö- ja toimitilapalveluissa organisaation ja halittavan tietomäärän voimakkaana kasvuna, jolloin tietojohtaminen korostuu.

Kansainvälinen ISO 30401-standardi määrittää organisaation tietojohtamisjärjestelmälle vaatimukset. Miksi tietoa organisaatiossa johdetaan, mitä tietojohtamisella tavoitellaan? Miten tietoa hankitaan tai sälytetään? Miten tietoa hallitaan, välitetään tai muunnetaan? Millainen on hyvä tietojohtamisen kulttuuri? Muun muassa näihin kysymyksiin haettiin vastauksia Pirkanmaan hyvinvointialueen kiinteistö ja toimitilapalvelut -toimialueen henkilöstölle kohdistetulla kyselytutkimuksella. Tutkimuksella selvitettiin yhtäältä sitä, millainen on tietojohtamisen nykytila organisaatiossa ja toisaalta sitä, kuinka tyytyväisiä nykytilaan oltiin. Kyselyn tavoitteena oli paitsi nykytilan arviointi, myös tietojohtamisen kehittämiskohteiden tunnistaminen.

Tutkimustulosten perusteella voidaan pohtia, miten vasta organisoitumisvaiheessa olevan työyhteisön tiedonhallintaa voitaisiin kehittää ja miten johdonmukainen, ISO-standardiin perustuva tietojohtamisjärjestelmä voisi tässä tehtävässä auttaa.

Knowledge management is still a young discipline, but the importance of information and knowledge and how to manage these as a success factor for an organisation is already widely recognised. Organisations are managed with information, and information and its management are more and more being systematically managed.

At the result of health and social services reform, implicated in Finland from the beginning of 2023, caused an increase in the organisation and the amount of information to be managed also in the real estate and premises management domain of the Pirkanmaa Welfare area.

The international ISO 30401 standard defines the requirements for an organisation's knowledge management system. Why is information managed in the organisation, what is the goal of knowledge management? How is information acquired or explained? How is knowledge managed, transmitted or transformed? What is a good knowledge management culture like? Among other things, answers to these questions were sought with a questionnaire aimed at the personnel of the real estate and office services domain of the Pirkanmaa Welfare area. The research investigated, what the current state of knowledge management is like in the organisation, and how satisfied they were with the current state. The aim of the survey was not only to assess the current state, but also to identify areas for improvement in knowledge management.

Based on the research results, it is possible to consider how the knowledge management of a work community that is just in the organisational stage could be developed and how a coherent knowledge management system based on the ISO standard could help in this task.