Hankintatoimi haltuun: strategisen hankintatoimen kehittäminen
Häkkilä, Paula (2010)
Häkkilä, Paula
2010
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023090425301
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023090425301
Tiivistelmä
Yritysten menestyminen kansanvälisillä markkinoilla vaatii kokonaisvaltaista osaamista. Ei riitä että oma ydinosaaminen on hallussa, vaan yrityksen on hallittava koko arvoketjunsa aina tavarantoimittajalta jälkimarkkinointiin saakka. Tässä kehittämistyössä perehdytään tuon arvoketjun alkupäähän, eli hankintatoimen hallintaan ja sen kehittämiseen. Hankinta on perinteisesti mielletty enemmän kustannuksia aiheuttavaksi tukitoiminnoksi, kuin vahvaksi strategiseksi voimavaraksi sekä liiketoiminnan tulosten kasvattajaksi. Tämä oli lähtökohta myös kehittämistehtävän kohdeyrityksessä. Kehittämistehtävän tavoitteena oli luoda kohdeyritykselle materiaalihallinnon ohjattavuutta ja johtamista parantava hankintastrategia. Hankintastrategian avulla yritys pyrkii tehostamaan osto- ja hankintatoimintaansa, niin että hankintojen kokonaisvaltainen potentiaali tulee hyödynnettyjä. Tavoitteena tälle kaikelle on säästöt, tuotot sekä kilpailuedut.
Kehittämistyön teoreettinen tietoperusta pohjautuu proaktiiviseen materiaalihallinnon käsitteeseen, jonka mukaan materiaalihallinnon ei pidä olla passiivista ostamista, vaan ulkoisten resurssien aktiivista hallintaa. Kehittämismenetelmänä hyödynnettiin VTT:n kehittämää hankinnan hallinnan kokonaisprofiilikarttaa. Kysessä oli tutkimuksellinen kehittämistehtävä, jossa empiirinen tieto kerättiin tapaustutkimuksen lähetymistapaa hyödyntäen. Vaikka materiaalihallinnon teorioita voidaan yleistää koskemaan kaikkea materiaalinhallintaa, niin lähtökohtana on kuitenkin itse tapaus, ja sen spesifiset tarpeet. Empiirinen tieto koostui yrityksen liiketoiminnallisesta nykytilanteesta suhteessa tulevaisuuden visioihin, sekä näiden suhteesta nykyisiin hankintatoimen prosesseihin. Aineistoltaan empiirinen tieto jakaantui kahteen peruskysymykseen: 1. Mitkä ovat yrityksen tulevat vaatimukset hankintatoiminnalle sekä 2. Miten hankintatoimea on hoidettu yrityksessä sekä strategisesta että operatiivisesta näkökulmasta katsottuna? Näiden kysymysten vastaukset yhdessä kehittämismallin kanssa antoivat vastauksen pääkysymykseen: Millainen yrityksen hankintastrategian tulisi olla, jotta sitä toteuttamalla pystytään vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin? Aineston keräämisessä käytettiin sekä tilastollisia että laadullisia menetelmiä; haastattelua, kyselyä, prosessianalyysia, sekä yriyksen sisäisiä dokumentteja. Pääpainoltaan tutkimus oli laadullinen, ja tulosten anaysoimiseen käytettiin pääosin sisällönanalyysia.
Yrityksen hankintatoiminnan tarpeet tulevat muuttumaan yrityksen yleistrategian mukaan melkoisesti. Kasvuhakuisuus ja sen tuomat muutokset tuotannossa aiheuttavat operatiiviseen toimintaan keskittyneelle hankintatoimelle suuria muutoksia sekä strategiseen että operatiiviseen toimintaan. Tulosten mukaan suurimpia haasteita ovat proaktiivisen toimittajayhteistyön käynnistäminen yhdessä sisäisen tiedonkulun kanssa. Organisaatiossa ymmärretään strategisen hankintatoiminnan merkitys ja mahdollisuudet tuloksen tekoon, mutta käytännön työkalut toiminnan kehittämiseen puuttuvat. Toinen haaste tulee operatiivisen toiminnan kehttämisestä, joka olisi hyvä saada niin automaattiseksi kuin mahdollista.
Tuloksista vedettyjen johtopäätöksien perustella yritykselle luotiin hankintastrategia. Laaditussa strategiassa on otettu huomioon hankintatoimelle asetettujen tavoitteiden taustalla olevat hankintatoimen tehtävät ja näiden suorittamiseen vaadittavat rakenteelliset ja toiminnalliset edellytykset. Strategia pitää sisällään kehittämiskartan näistä taustatekijöistä. Näiden lisäksi strategiassa on luotu pohja kustannus-, laatu- ja saatavuustavoitteiden saavuttamiselle ottamalla kantaa kategoriastrategioiden luomiseen ja hyödyntämiseen. Jatkokehittämisen kannalta seuraava looginen askel olisi kehityskartassa esitettyjen toimenpiteiden käyttöönotto ja arvoiminen suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Menetelmänä toimisi tällöin toimintatutkimus.
Kehittämistyön teoreettinen tietoperusta pohjautuu proaktiiviseen materiaalihallinnon käsitteeseen, jonka mukaan materiaalihallinnon ei pidä olla passiivista ostamista, vaan ulkoisten resurssien aktiivista hallintaa. Kehittämismenetelmänä hyödynnettiin VTT:n kehittämää hankinnan hallinnan kokonaisprofiilikarttaa. Kysessä oli tutkimuksellinen kehittämistehtävä, jossa empiirinen tieto kerättiin tapaustutkimuksen lähetymistapaa hyödyntäen. Vaikka materiaalihallinnon teorioita voidaan yleistää koskemaan kaikkea materiaalinhallintaa, niin lähtökohtana on kuitenkin itse tapaus, ja sen spesifiset tarpeet. Empiirinen tieto koostui yrityksen liiketoiminnallisesta nykytilanteesta suhteessa tulevaisuuden visioihin, sekä näiden suhteesta nykyisiin hankintatoimen prosesseihin. Aineistoltaan empiirinen tieto jakaantui kahteen peruskysymykseen: 1. Mitkä ovat yrityksen tulevat vaatimukset hankintatoiminnalle sekä 2. Miten hankintatoimea on hoidettu yrityksessä sekä strategisesta että operatiivisesta näkökulmasta katsottuna? Näiden kysymysten vastaukset yhdessä kehittämismallin kanssa antoivat vastauksen pääkysymykseen: Millainen yrityksen hankintastrategian tulisi olla, jotta sitä toteuttamalla pystytään vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin? Aineston keräämisessä käytettiin sekä tilastollisia että laadullisia menetelmiä; haastattelua, kyselyä, prosessianalyysia, sekä yriyksen sisäisiä dokumentteja. Pääpainoltaan tutkimus oli laadullinen, ja tulosten anaysoimiseen käytettiin pääosin sisällönanalyysia.
Yrityksen hankintatoiminnan tarpeet tulevat muuttumaan yrityksen yleistrategian mukaan melkoisesti. Kasvuhakuisuus ja sen tuomat muutokset tuotannossa aiheuttavat operatiiviseen toimintaan keskittyneelle hankintatoimelle suuria muutoksia sekä strategiseen että operatiiviseen toimintaan. Tulosten mukaan suurimpia haasteita ovat proaktiivisen toimittajayhteistyön käynnistäminen yhdessä sisäisen tiedonkulun kanssa. Organisaatiossa ymmärretään strategisen hankintatoiminnan merkitys ja mahdollisuudet tuloksen tekoon, mutta käytännön työkalut toiminnan kehittämiseen puuttuvat. Toinen haaste tulee operatiivisen toiminnan kehttämisestä, joka olisi hyvä saada niin automaattiseksi kuin mahdollista.
Tuloksista vedettyjen johtopäätöksien perustella yritykselle luotiin hankintastrategia. Laaditussa strategiassa on otettu huomioon hankintatoimelle asetettujen tavoitteiden taustalla olevat hankintatoimen tehtävät ja näiden suorittamiseen vaadittavat rakenteelliset ja toiminnalliset edellytykset. Strategia pitää sisällään kehittämiskartan näistä taustatekijöistä. Näiden lisäksi strategiassa on luotu pohja kustannus-, laatu- ja saatavuustavoitteiden saavuttamiselle ottamalla kantaa kategoriastrategioiden luomiseen ja hyödyntämiseen. Jatkokehittämisen kannalta seuraava looginen askel olisi kehityskartassa esitettyjen toimenpiteiden käyttöönotto ja arvoiminen suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Menetelmänä toimisi tällöin toimintatutkimus.