Development of Logistics Invoicing Process

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoite on muodostaa logistiikkalaskutuksen prosessin nykytilan analyysi, löytää prosessin pääkehityskohteet ja antaa kehitysehdotus.

Tämä opinnäytetyö pohjautuu laskutuksen työntekijöiden sekä business supportin haastatteluihin, yrityksen sisäisiin dokumentteihin sekä teoreettiseen viitekehykseen, joka muodostettiin etsimällä alan parhaita käytäntöjä ja kirjallisuutta prosessien kehittämisestä ja modernista laskutusprosessista. Tämä opinnäytetyö tehtiin seuraamalla rakennetta, jossa ensin tehtiin kirjallisuustutkimus, sen jälkeen muodostettiin nykytilan analyysi ja viimeiseksi esiteltiin kehityskohteet ja muodostettu kehitysehdotus.

Opinnäytetyö osoitti, että laskutusprosessin heikkoudet liittyvät suurimmaksi osaksi prosessin toimintaan. Huomattiin, että prosessi ei palvele järjestelmän logiikkaa eikä modernin laskutuksen periaatteita. Nämä tekijät ovat aiheuttaneet prosessissa paljon manuaalityötä. Tehdyn kehistysehdotuksen tavoitteena oli pienentää manuaalityön määrää vähentämällä turhia vaiheita prosessista.

Opinnäytetyön tulokset ovat nykyisen prosessin analysointi, sen kehityskohteet ja kehitysehdotus. Ehdotettu kehitysidea oli ottaa käyttöön viestintä toiminto, joka toimii suoraan laskutusjärjestelmässä, poistaa ylimääräisen työn käydä kommunikaatiota vielä erillisessä järjestelmässä.

Opinnäytetyö tukee yrityksen prosessien kehitystä. Tämä työ tarjoaa merkittävää dataa laskutusprosessin kehittämisestä laskutuksen näkökulmasta.

The objective of this thesis is to create a current state analysis of the company’s logistics invoicing process, find its main development points and make a development proposal.

This thesis is based on invoicing employees and business support interviews, the company’s internal documents and a conceptual framework that was created by exploring the industry’s best practices in process development and modern invoicing. The thesis study was conducted using a structured approach by first researching related literature, then creating the current state analysis of the current invoicing process and lastly forming the proposal where the development points were identified based on the current state analysis and a development proposal was made.

The key findings of this thesis pointed out that the weaknesses of the reviewed process were more related to process functionalities than the challenges of the system. The process created around the system is not serving the system's way of functioning or the principles of modern invoicing processes. This has resulted in a vast amount of manual work. The formed proposal focused on easing the workload and helping to decrease the steps in the process.

The outcome of this thesis is considered to be an analysis of the current process, its main development points and the development proposal for improving the case company's logistics invoicing process. The proposed development idea was to deploy the use of communication functionality included in the invoicing system to leave out extra steps from the process.

This thesis supports the company in developing the process. The thesis provides significant data on what type of development would be needed from the invoicing perspective.