Myyntilaskutuksen tehostaminen : case: Suomen Metsäkeskus

Abstract

Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, millainen toimeksiantajaorganisaation nykyinen myyntilaskutusprosessi on ja miten sitä voisi tehostaa. Tutkimuksessa selvitettiin, mitkä asiat toimivat eri myyntilaskuprosesseissa ja mihin kannattaisi tehdä tehokkuutta lisääviä muutoksia.

Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Suomen Metsäkeskukselle. Tutkimusajankohta oli hyvin valittu, koska syksyllä 2023 aloitetaan uuden taloushallintojärjestelmän hankintaprosessi. Tutkimuksen aikana laadituista prosessikuvauksista ja kehitysehdotuksista saatiin pohjatietoa tulevaan hankintaprosessiin.

Tietoperustassa kuvattiin yleisesti prosessikuvauksien tärkeyttä, Lean-tehostamisen työkaluja, automaatiota ja ohjelmistorobotiikkaa sekä integraatiomahdollisuuksia. Tutkimus toteutettiin soveltavana tutkimuksena, jossa noudatettiin laadullista tutkimusmenetelmää. Aineistokeruumenetelmänä hyödynnettiin teemahaastattelua, mittausta sekä omia havaintoja.

Haastatteluiden tavoitteena oli muodostaa kokonaiskuva organisaation nykyisistä laskutusprosesseista myyntilaskutyypeittäin. Opinnäytetyössä haluttiin saada Suomen Metsäkeskuksen toimihenkilöiltä tietoa nykyisistä laskutusprosesseista ja parannusehdotuksia niiden kehittämiseen. Haastatteluissa saatujen tietojen perusteella laadittiin prosessikuvaukset neljästä erilaisesta myyntilaskuprosessista. Myyntilaskujen syöttötestin avulla saatiin käytännöllistä tietoa siitä, kuinka paljon työaikaa menee manuaaliseen työvaiheeseen ja vastaako lopputulos sille asetettuja vaatimuksia.

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että nykyisiä myyntilaskuprosesseja voidaan tehostaa. Robotiikan tuomia hyötyjä ja mahdollisuuksia kannattaa Suomen Metsäkeskuksen harkita, mutta ennen robotiikan käyttöönottoa on ratkaistava yksittäisiä haasteita. Myyntilaskutusprosessit kannattaa automatisoida vasta, kun itse prosessit toimivat hyvin.

The purpose of this study was to investigate how the client's invoicing process works today and how it can be developed to become more efficient. The client Finnish Forest Centre will commence a new procurement of financial management software in the fall of 2023, so the study was timely. The process descriptions made, and development proposals obtained during the interviews may serve as basic material during the procurement.

In the theoretical part, process descriptions, LEAN tools as an efficiency method, robotised process automation and integration of computer programs were utilized. The study was carried out as an applied study and a qualitative research method was used. Interviews, measurements, and observation were used as data collection methods.

The aim of the interviews was to get an overall perception of how the different invoicing processes work and which improvements the staff wants. The aim was also to produce process descriptions for four different invoice types. To estimate the working time for manual invoice processing, an input test was carried out. The test result can be used when reviewing the quality and efficiency of the manual work.

The analysis of the study show that the current invoicing process can be made more efficient with various technical solutions. Robotised process automation may be a solution for some types of invoicing, but before implementation, the details of the processes should be improved. Process automation should be implemented only for a well-functioning process.