Yritysintegraatioprosessin kehittäminen yrityksessä X : potilastietojärjestelmään liittyvät toiminnot integraatioprosessissa

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli integraatioprosessin kehittäminen Yrityksessä X. Aihe rajattiin prosessin potilastietojärjestelmään liittyviin vaiheisiin ja toimintoihin. Prosessia tarkasteltiin integroivan yrityksen näkökulmasta hyödyntämällä integraatiotiimin näkemyksiä ja kokemuksia sekä Yritys X:n omaa dokumentaatiota. Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää Yritys X:n integraatioprosessissa toistuvat haasteet, ongelmat ja eniten resursseja vievät toiminnot sekä arvioida näiden kehitysmahdollisuudet tutkimuskirjallisuudessa käsiteltyjen käytänteiden ja teorioiden avulla. Tavoitteena oli löytää prosessista kehityskohteita ja laatia perusteltuja kehitysehdotuksia prosessin laadun ja toistettavuuden parantamiseksi, resurssien optimoimiseksi ja integraatioiden onnistumisten varmistamiseksi.

Työn tutkimuskirjallisuus muodostettiin potilastietojärjestelmiä ja niiden erityispiirteitä ja integraatioita avaavasta teoriatiedosta sekä prosessien johtamista, hallintaa ja kehittämistä käsittelevästä kirjallisuudesta. Teoriaosuuteen koostettiin myös sosiaali- ja terveysalan lainsäädäntöä siltä osin kuin se toimintaympäristön ymmärtämisen kannalta oli tarpeen. Tutkimusmenetelmänä käytettiin laadullisen ja määrällisen tutkimuksen yhdistelmää, ja työ toteutettiin tapaustutkimuksena. Aineistonhankintaan käytettiin integraatiotiimille toteutettua lomakekyselyä. Lisäksi hyödynnettiin yrityksen omaa dokumentaatiota. Tutkimusaineistoa tarkennettiin havainnoinnin ja haastattelun avulla. Dokumentaation pohjalta luotiin prosessin vaiheiden kuvaus ja prosessikaavio tiedonhankinnan rajaamiseksi ja teemoittamiseksi tutkimuskirjallisuuden kanssa. Tutkimuksen kvalitatiivisesta lähtökohdasta huolimatta tutkimusaineiston analysoinnissa käytettiin perustellusti myös kvantitatiivisia menetelmiä. Tuloksia vertailtiin keskenään sekä tutkimuskirjallisuudessa esiintyviin havaintoihin, joista tehtiin sovellettuja johtopäätöksiä.

Opinnäytetyön tulosten pohjalta prosessiin määritettiin kolme kehitysehdotusta: asianmukaisen projektinhallinnantyökalun hankinta, dokumentaation päivitys ja rikastaminen sekä tiettyjen manuaalisten toimintojen uudelleenarviointi. Kehitystarpeesta huolimatta integraatiotiimi tuntee ja kokee Yritys X:n integraatioprosessin selkeäksi ja sen tarkoitus ja tehtävät ymmärretään hyvin. Opinnäytetyön havaintoja, tuloksia ja käytettyjä menetelmiä voidaan hyödyntää soveltaen muidenkin prosessien tutkimiseen sekä Yritys X:lle ehdotettujen kehitystoimien käyttöönoton seurantaan ja niiden vaikutusten mittaamiseen integraatioprosessissa.

The subject for this thesis concerns the improvement of the business integration process in Company X and focuses primarily on the functions and phases related to the electronic medical record system. The process was studied and observed from the perspective of the acquiring company by utilizing its integration team’s experience and knowledge as well as Company X’s existing documentation associated to the integration process. The aim was to find out recurring challenges, problems and the most resource consuming functions in the process and evaluate their development potential using theories and practices introduced in research literature. The objective was to discover development targets and create applicable development suggestions to improve quality and repeatability of the process, to optimize the use of resources and to ensure the success of future integrations.

The thesis’ research literature was formed of theories and literature about electronic medical record systems and their characteristics, as well as process leading, management and development. Additionally, the legislation relating to social and health care was addressed insofar as needed to help understand the framework of the process. The thesis used mixed-methods and was carried out as a case study. A survey was conducted to collect data from the integration team. In addition, the company’s own documentation was obtained for assessment. The material was then enhanced by observation and interview. A process chart and description were made based on the existing documentation and then used to limit the data acquisition and define motifs linked to the research literature. Despite that the survey was carried out as qualitative research, a quantitative approach and methods were adequately used to analyze data. The outcomes were compared between each other and with the topics introduced in the literature to make applicable conclusions.

Three development proposals were made: acquisition of a relevant project management software, updating and enriching process documentation and re-evaluation of specific manual activities in the process. Despite the need for development, the process and its objective are well known and understood. This study and its outcomes can be used in monitoring the effects of the forementioned developmental actions as well as to define other similar processes in Company X.