Ymmärrämmekö sähköpostiviestintää
Wrangén, Erkki (2023)
Wrangén, Erkki
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023051510654
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023051510654
Tiivistelmä
Tutkimuksen toimeksiantaja on Suomen Kansallisooppera ja -baletti (jatkossa SKOB). SKOB on kehittänyt tuotannonhallintaa tehokkaasti muutaman vuoden aikana. Tuotannonhallinnan keskeinen kehitys kohdistuu produktioprosessin määrittämiseen sekä sen jatkuvaan parantamiseen. Toiminnan kehitys rakentuu SKOB:n strategiseen ohjaukseen visioiden ja arvojen tavoittelemisena. Tämä tutkimus sijoittuu tuotannonhallinnan ja kehittyvien prosessien rinnalle kehityksen tukemiseksi.
Tutkimuksen keskeinen ongelma oli sähköpostiviestin ymmärrettävyys organisaation sisäisessä viestinnässä. Tavoite oli selvittää käyttäjätason tekemät havainnot sähköpostiviestintään liittyvistä haasteista. Tavoitteena oli myös selvittää millaisiin tekijöihin käyttäjätason havainnot perustuvat. Tutkimus tarjoaa ymmärrystä sähköpostiviestintään liittyvistä taustatekijöistä ja antaa mahdollisuuden viestintään kohdennettujen kehitystoimien tai keskustelutilaisuuksien järjestämiselle.
Tutkimus toteutettiin keskustelutilaisuuteen yhdistettynä haastatteluna. Tutkimus kohdistui organisaation sisäisesti kaikille avoimeen osallistumismahdollisuuteen. Tutkimuksen mukaan sähköpostiviestinnän huomiot kohdistuvat keskeisesti henkilöroolien merkitykseen, onko rooleilla tarpeellista osaamista käyttää sähköpostia. Tutkimuksessa käsitellään myös viestinnän, kirjoittamiseen sekä ymmärtämiseen kohdistuvia huomioita. Tällöin tarkastellaan viestin kirjoittamiseen liittyvää osaamista ja viestin ymmärrettävyyteen liittyvää osaamista.
Henkilörooleja tulisi kehittää. Roolien merkitys organisaatiossa tulisi olla selkeämpi, niin roolia toteuttavalle henkilölle kuin myös muille organisaatiossa oleville. Selkeiden roolikuvausten perusteella on mahdollista määrittää rooliin liittyvät osaamistarpeet.
Jatkotutkimuksena tulisi selvittää, millaisilla menetelmillä organisaatiossa olevat roolit on mahdollista selkeyttää. Jatkotoimenpiteinä tulisi luoda koulutusmateriaali henkilöstön kouluttamiseen sähköpostiin liittyvien poikkeamien seurauksista. Tällöin henkilöstö voisi omaehtoisesti pohtia ja kehittää henkilökohtaista viestintää. Organisaation tulisi korostaa sähköpostiviestinnän merkitystä ja viestinnän laadukkuutta.
Tutkimuksen keskeinen ongelma oli sähköpostiviestin ymmärrettävyys organisaation sisäisessä viestinnässä. Tavoite oli selvittää käyttäjätason tekemät havainnot sähköpostiviestintään liittyvistä haasteista. Tavoitteena oli myös selvittää millaisiin tekijöihin käyttäjätason havainnot perustuvat. Tutkimus tarjoaa ymmärrystä sähköpostiviestintään liittyvistä taustatekijöistä ja antaa mahdollisuuden viestintään kohdennettujen kehitystoimien tai keskustelutilaisuuksien järjestämiselle.
Tutkimus toteutettiin keskustelutilaisuuteen yhdistettynä haastatteluna. Tutkimus kohdistui organisaation sisäisesti kaikille avoimeen osallistumismahdollisuuteen. Tutkimuksen mukaan sähköpostiviestinnän huomiot kohdistuvat keskeisesti henkilöroolien merkitykseen, onko rooleilla tarpeellista osaamista käyttää sähköpostia. Tutkimuksessa käsitellään myös viestinnän, kirjoittamiseen sekä ymmärtämiseen kohdistuvia huomioita. Tällöin tarkastellaan viestin kirjoittamiseen liittyvää osaamista ja viestin ymmärrettävyyteen liittyvää osaamista.
Henkilörooleja tulisi kehittää. Roolien merkitys organisaatiossa tulisi olla selkeämpi, niin roolia toteuttavalle henkilölle kuin myös muille organisaatiossa oleville. Selkeiden roolikuvausten perusteella on mahdollista määrittää rooliin liittyvät osaamistarpeet.
Jatkotutkimuksena tulisi selvittää, millaisilla menetelmillä organisaatiossa olevat roolit on mahdollista selkeyttää. Jatkotoimenpiteinä tulisi luoda koulutusmateriaali henkilöstön kouluttamiseen sähköpostiin liittyvien poikkeamien seurauksista. Tällöin henkilöstö voisi omaehtoisesti pohtia ja kehittää henkilökohtaista viestintää. Organisaation tulisi korostaa sähköpostiviestinnän merkitystä ja viestinnän laadukkuutta.