Ennakkotilavarausprosessin kehittäminen ja SOP-ohjeistuksen luominen projektilähetyksille yrityksessä X

Abstract

Opinnäytetyön tavoite oli kehittää yrityksen X projektilähetysten ennakoivaa kuljetussuunnittelua ja luoda toimiva prosessi, jossa ennakkotilavarauksen tarve kuljetuksissa huomioitaisiin jo mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Tuotantoon priorisoidut tuotteet pitäisi saada myös lähetetyiksi nopeasti ilman viivästyksiä. Tavoitteena oli myös luoda selkeä ja yksinkertainen SOP-ohjeistus ennakkotilavaraukseen tarvittavista tiedoista. Aikaisemmin työn suorittamiseen annetut tiedot olivat olleet hyvin vaihtelevan tasoisia ja lisätietoja oli jouduttu kyselemään useasti.

Tutkimusongelmana oli, miten pystytään ennakoimaan mahdollista ennakkotilavarauksen tarvetta ja varaamaan kuljetustilaa tai kuljetuskalustoa saataville. Varaamalla kuljetustilaa tai kuljetusväline ennakkoon taataan myös nopea toimitus asiakkaalle. SOP-ohjeistus, jossa kerrotaan mitä tietoja operatiivinen taho tarvitsee ennakkotilavarauksen suorittamiseen, on myös tarpeellinen. Kaikki tarvittavat tiedot saadaan yhdellä kertaa ja työ voidaan suorittaa ilman tarkennuksien ja lisätietojen kyselemistä.

Tutkimusmenetelmä oli kvalitatiivinen. Tutkimusongelman ratkaisemiseksi tehtiin uusi prosessikaavio ja SOP-ohjeistus ennakkotilavarauksen tekemiseksi tarvittavista tiedoista. Ennakkotilavarausta ja SOP-ohjeistusta kokeiltiin muutamassa tutkimukseen soveltuvassa projektissa. Kokeilun jälkeen tehtiin kysely kokeilussa mukana olleille tahoille ja kyseltiin mielipiteitä ja kokemuksia ennakkotilavarauksen tarpeellisuudesta, uuden prosessin toimivuudesta ja SOP-ohjeistuksen tarpeellisuudesta.

Tutkimuksessa selvisi, että ennakkotilavaraus koettiin tarpeelliseksi tietynlaisissa projekteissa ja uutta prosessikaaviota pidettiin selkeänä ja toimivana. SOP-ohjeistus koettiin myös tarpeelliseksi. Uusi prosessi ja SOP-ohjeistus on otettu käyttöön ja osaksi lähetystiimin päivittäistä tekemistä.